Leasing, mutui e finanziamenti: il piano rata per rata, la banca e i numeri per il bilancio

Prima di cominciare

In Amministrazione → Uscite → Leasing e finanziamenti stanno insieme i leasing (mezzi, macchinari, attrezzature), i mutui, i prestiti e gli altri finanziamenti dell'azienda. Ognuno ha il suo piano rata per rata: quanto si paga, quanto è capitale, quanto sono interessi e quanto debito resta dopo. In alto la pagina dice quanti finanziamenti sono in corso, il debito di oggi, le rate dei prossimi 12 mesi con l'IVA e gli interessi dell'anno.

La società di leasing o la banca va prima in Rubrica, fra i fornitori: serve per abbinare le fatture dei canoni e i movimenti della banca.

1. Inserire un finanziamento

Ci sono tre strade, a seconda di quello che avete in mano.

• Nuovo, dal contratto: chi finanzia, il tipo (leasing, mutuo, prestito, finanziamento), il bene, il numero del contratto, il valore, per un leasing l'anticipo (il maxicanone) e il riscatto, l'IVA sui canoni, quante rate, ogni quanti mesi e la data della prima. Poi il tasso oppure la rata: con il tasso annuo (TAN) la rata si calcola; se il contratto dice solo la rata, il tasso si ricava da quella.
• Dal PDF, se avete il contratto o il piano di ammortamento della società o della banca: l'AI legge chi finanzia, i numeri e ogni rata con capitale, interessi e debito residuo. Dopo qualche decina di secondi arriva un avviso nella campanella con «Controlla il piano». È la strada migliore quando il documento ha il piano rata per rata: si prende quello, senza ricalcolarlo.
• Dal leasing di un mezzo: i contratti di leasing scritti nelle schede dei mezzi (Risorse → Mezzi) hanno già rate, anticipo e riscatto. Manca solo il prezzo del mezzo senza IVA, che sta nel contratto come «valore del bene» o «corrispettivo»: da lì si ricavano il tasso e il debito.

Per un finanziamento cominciato prima di inserirlo, lasciate acceso Le rate già scadute sono pagate: le rate passate risultano pagate e la ricerca sulla banca le verifica. Se c'è un anticipo già passato, risulta pagato anche quello.

2. Leggere il piano

Dal menu Azioni della riga, Piano mostra tutte le rate: scadenza, rata, capitale, interessi, debito dopo e stato. Gli stati sono cinque: da pagare, in scadenza (entro 7 giorni), scaduta, non pagata, pagata, da verificare e pagata e verificata. Nell'elenco dei finanziamenti, per ognuno, ci sono il valore, il debito di oggi, la prossima rata, gli interessi, quante rate mancano e quando finisce.

Rate dei finanziamenti mette insieme le rate di tutti i finanziamenti, con la fattura del canone abbinata e il movimento della banca.

3. Le rate pagate: banca e fatture

Ogni mattina gestire.it cerca le rate scadute sui movimenti del conto: per i leasing con l'IVA, perché in banca il canone esce IVA compresa. Una rata con un solo movimento possibile (lo stesso importo, vicino alla scadenza) diventa pagata e verificata; se i movimenti possibili sono più di uno, la scegliete voi dalla rata con Verifica. Lo stesso controllo parte a mano con Cerca i pagamenti in banca.

Per i leasing gestire.it abbina anche la fattura del canone della società di leasing alla sua rata, guardando il fornitore, l'importo senza IVA e la data. Quando la fattura è pagata, la rata risulta pagata.

Una rata segnata pagata per sbaglio torna da pagare con Non era pagata.

4. Correggere un piano

Se il piano calcolato non corrisponde a quello della società o della banca (un arrotondamento, una rata diversa, una data spostata), in Rate dei finanziamenti c'è Correggi un piano: si sceglie il finanziamento e si correggono scadenze e importi delle rate ancora da pagare, senza IVA, come nel documento. Capitale più interessi deve fare la rata. Le rate già pagate non cambiano.

Cambiando invece i numeri del finanziamento (tasso, rata, numero delle rate) con Modifica, il piano si rifà da solo, sempre lasciando com'erano le rate pagate.

5. Gli avvisi

Chi gestisce l'Amministrazione riceve nella campanella:

• le rate dei prossimi 7 giorni, con l'importo IVA compresa, per avere i soldi sul conto;
• le rate scadute da più di 10 giorni che non si trovano in banca, e se non sono neanche segnate pagate;
• la fine del finanziamento, 60 e 30 giorni prima dell'ultima rata: per un leasing con il riscatto, l'invito a decidere se riscattare il bene o restituirlo.

Per mandarli a una persona sola, in Azienda → Ruoli e responsabilità si dà l'avviso «Leasing e finanziamenti» al suo ruolo: da lì arriva solo a chi ha quel ruolo.

6. Chiudere un finanziamento

Quando finisce, Chiudi chiede com'è finito: pagato tutto, riscattato, estinto in anticipo o bene restituito. Il finanziamento passa fra i chiusi e smette di contare nel debito e negli avvisi; Riapri lo rimette in corso. Elimina serve solo per un finanziamento inserito per sbaglio: toglie anche il suo piano.

7. Il riepilogo per il commercialista

A fine anno Riepilogo per il commercialista scarica un foglio (CSV, si apre con Excel) per l'anno scelto, finanziamento per finanziamento: il debito al 1° gennaio e al 31 dicembre, il capitale e gli interessi pagati nell'anno, e il debito che scade entro 12 mesi, oltre 12 mesi e oltre 5 anni. Sono i numeri che servono alla nota integrativa del bilancio.

Le rate dei finanziamenti entrano anche nella previsione di cassa, alla loro scadenza.