Risorse: i mezzi e il magazzino, con le scadenze sotto controllo

La gestione dei mezzi aziendali e del magazzino in un'area sola

Per un'impresa che lavora sul territorio i furgoni, i camion e le attrezzature sono la metà del capitale. Eppure le scadenze stanno in un foglio Excel che aggiorna una persona sola, le carte carburante in un altro, e il trapano prestato al cantiere non torna più. L'area Risorse di gestire.it tiene insieme i veicoli e il magazzino, con gli avvisi che arrivano prima che una revisione scada o che un prodotto finisca.

Cosa c'è nell'area

Il menu ha due voci principali, ognuna con il suo menu a lato e le «Tabelle correlate» in fondo.

Veicoli

• Veicoli: la scheda di ogni mezzo con targa, tipo, chi lo usa, carta carburante e chiave, la prima scadenza e il carburante degli ultimi dodici mesi. Viste «Attivi», «In manutenzione», «Venduti».
• Scadenze: assicurazioni, bolli, revisioni, permessi ZTL, tachigrafi. Avvisano da sole a 30 giorni, a 15 e il giorno stesso.
• Carburante: i rifornimenti a mano o dal file della carta carburante, ogni riga sul suo mezzo dalla targa; il Resoconto carburante dice quanto si spende per settore e per mezzo e quanto si consuma.
• Assistenza: tagliandi, gomme e riparazioni con data, km e costo, e le manutenzioni a km che avvisano in tempo.
• Dove sono: i mezzi sulla mappa dal GPS dei mezzi, aggiornati ogni cinque minuti. Di notte si leggono anche i viaggi del giorno prima: un lavoro senza mezzo prende quello che si è fermato a quell'indirizzo.
• Costo dei mezzi: carburante, manutenzione, assicurazione, bollo, multe e sinistri di ogni mezzo, rapportati ai km e alle ore di lavoro.

Magazzino

• Articoli: attrezzature seguite pezzo per pezzo e prodotti di consumo a quantità, in uno o più magazzini (anche un furgone attrezzato), con l'avviso sotto la scorta minima.
• Scansiona: dal telefono si inquadra l'etichetta QR o il codice a barre e compaiono dov'è il pezzo e cosa farne: carica, trasferisci, assegna, consegna.
• Movimenti: la storia di tutto quello che entra, esce e si sposta; non si modifica, si storna.
• Assegnazioni: le attrezzature fuori, a chi, da quando e quando vanno riprese, con il rientro anche parziale.
• Manutenzioni: revisioni, tarature e verifiche dei DPI di ogni articolo, con quelle in scadenza entro 30 giorni.

Fuori dai due menu ci sono le Prenotazioni di mezzi, attrezzature e sale, una settimana alla volta (lo stesso furgone non si prenota due volte), e le Multe: dal PDF della PEC o dalla foto del verbale si leggono targa, data e importo, il conducente proposto è chi guidava secondo il GPS e i termini per il pagamento ridotto e per la comunicazione del conducente sono già contati. Il dettaglio è nelle pagine su mezzi e GPS e su magazzino e attrezzature.

Chi ci lavora e con quali permessi

• Usa: consulta mezzi e magazzino e registra rifornimenti e interventi. È il livello giusto per autisti e magazzinieri.
• Gestisce: fa tutto, compreso collegare il GPS, e riceve gli avvisi delle scadenze.

Di partenza l'area è aperta solo agli admin, che la danno a chi serve in Azienda → Accessi.

Come si collega alle altre aree

I mezzi compaiono come righe nella Pianificazione dell'area Lavori, e il loro costo entra nel margine di ogni lavoro. I prodotti di magazzino entrano nel listino dei preventivi e, per chi fa disinfestazioni, portano le schede tecniche nella cartella HACCP. I mezzi iscritti all'Albo per trasportare rifiuti si scelgono nei formulari dell'area Rifiuti. Le polizze dei mezzi, tenute in Azienda → Assicurazioni con il modulo Sinistri e assicurazioni, scrivono da sole la scadenza dell'assicurazione, e tutte le scadenze finiscono nello scadenzario della Scrivania. Per mettere ordine nella flotta c'è la guida sulla gestione della flotta aziendale.

In una dimostrazione importiamo i vostri mezzi e vi mostriamo le scadenze dei prossimi mesi e quanto vi costa ognuno.