Organizzare una riunione con gestire.it, passo per passo

Prima di cominciare

Le Riunioni sono nella Scrivania, per tutti, senza moduli da accendere. Gli orari liberi dei colleghi gestire.it li conosce già: ferie e permessi, chiusure, turni del call center, lavori in agenda, appuntamenti, altre riunioni, l'orario di lavoro e, se è collegato, il Google Calendar di ognuno. Chi organizza è chi la crea; anche gli admin possono gestirla.

1. Nuova riunione

In Scrivania → Riunioni premete «Nuova riunione», oppure partite da un modello già pronto.

• «Di cosa si parla» e, se serve, «Dettagli per chi partecipa».
• «Dove»: in sede, in videochiamata con Google Meet, a un indirizzo o al telefono.
• «Quanto dura» e il periodo, dal e al, in cui cercare gli orari.
• Chi partecipa: colleghi ed esterni (clienti, fornitori, consulenti). Per ognuno scegliete se deve esserci o è facoltativo e, per gli esterni, come gli scriviamo: email o WhatsApp.
• «Si ripete» se è una riunione fissa: «Ogni quanto», «Alle», e se volete «Fino al».
• «Forza impegni» (per gli admin): propone anche gli orari in cui qualcuno dovrebbe lasciare un impegno. Ferie, permessi e chiusure non si forzano mai.

2. Gli orari proposti e le risposte

gestire.it propone fino a sei orari, su giorni diversi, in cui tutti quelli che devono esserci sono liberi.

• Gli esterni ricevono il link e rispondono Sì, Se serve o No dal telefono, senza registrarsi.
• I colleghi trovano la loro colonna già compilata dal calendario. Con «Le tue disponibilità» possono correggerla. Chi organizza, con «Chiedi ai colleghi», manda loro gli orari da confermare.
• Chi organizza vede il quadro di tutti: verde chi c'è, giallo «Se serve» o un impegno da lasciare, rosso chi non può. Sotto ogni orario c'è chi manca. Gli altri partecipanti vedono solo la propria colonna.
• «Sollecita chi non ha risposto» riscrive a chi manca; comunque, dopo un giorno, il sollecito parte da solo.
• Se nessun orario va bene: «Proponi altri orari» (nasce la «2ª proposta», e le risposte di prima non contano più), «Cambia il periodo», o «Chi deve esserci» per rendere facoltativo qualcuno.

3. Conferma

Quando tutti quelli che devono esserci hanno risposto, arriva l'avviso con l'orario migliore, segnato con ★. Premete «Conferma» su quell'orario, o su un altro.

La riunione nasce nel Google Calendar di chi organizza, con il link Meet se è una videochiamata. Gli esterni ricevono la conferma con data e luogo, i colleghi l'avviso. Se volete anche una risposta su WhatsApp, «Chiedi conferma su WhatsApp» manda a tutti l'ora, il luogo e il link, e le risposte si segnano da sole.

4. L'ordine del giorno

Ogni partecipante propone i suoi punti con «Aggiungi un punto»: i colleghi dalla pagina della riunione, gli esterni dallo stesso link. Per ogni punto: due righe di spiegazione e quanto tempo serve. Se i punti non stanno nella durata si vede subito. Chi organizza decide l'ordine, e il giorno prima l'ordine del giorno arriva a tutti.

Un ticket o un task si portano in riunione dalla loro scheda con «Porta in riunione».

5. Durante la riunione: il verbale

• «Presenti»: chi c'è davvero.
• Su ogni punto, «Verbale del punto»: se è stato discusso, le note e le decisioni.
• «Nuova azione»: cosa c'è da fare, chi se ne occupa, entro quando. Un'azione può diventare subito una pratica con «Trasforma in…» (preventivo, sopralluogo, lavoro, task).
• Se avete preso solo appunti, ✨ «Bozza del verbale»: Automa li legge e propone note, decisioni e azioni. Correggete e applicate solo quello che va; nomi e date che negli appunti non ci sono restano vuoti.

6. Chiudere e mandare il verbale

«Chiudi e manda il verbale» manda a tutti il verbale in PDF. Gli esterni lo ricevono per email con le azioni affidate a loro e il link per segnarle fatte. I colleghi ritrovano le loro azioni in «Le mie azioni», nella Scrivania, con l'avviso due giorni prima della scadenza. «Scarica il verbale» lo salva quando serve.

7. Le riunioni che si ripetono e i modelli

Una riunione con «Si ripete» torna da sola a giorno e ora fissi. Una settimana prima nasce quella nuova, già confermata, con in cima le azioni ancora aperte e i punti rimandati. «Ferma la serie» la interrompe.

«Salva come modello» tiene titolo, durata e punti dell'ordine del giorno per la prossima volta; i modelli si trovano in Scrivania → Modelli di riunione.

Gli errori da evitare

• Mettere tutti come «deve esserci»: con molte persone obbligatorie gli orari liberi diventano pochi. Chi può mancare va segnato facoltativo.
• Confermare prima delle risposte: si può, ma chi non ha risposto potrebbe non esserci. Il quadro dice chi manca.
• Tenere le azioni nelle note: scritte come «Nuova azione», con chi e entro quando, arrivano nella Scrivania di chi deve farle e non si perdono.