Il monitoraggio infestanti senza moduli di carta
Il giro di controllo in un'industria alimentare o in una cucina è fatto di decine di postazioni: erogatori di esca, trappole meccaniche, collanti, trappole a feromoni, lampade UV. Sulla carta si segna l'esito di ognuna, poi in ufficio si ricopia tutto, si fa la pianta aggiornata e si prepara il rapporto per il cliente, che deve poterlo mostrare all'ASL. Se una postazione è stata saltata, o se le catture erano sopra soglia, spesso lo si scopre settimane dopo.
Con il software HACCP di gestire.it il sito del cliente ha le sue piante con le postazioni numerate, le sue soglie e chi ne risponde. Il tecnico fa il giro dal telefono, postazione per postazione; le non conformità si calcolano da sole alla chiusura e il rapporto arriva al cliente senza ricopiare niente.
Chi è coinvolto
- Chi prepara i siti (l'ufficio o il responsabile tecnico) imposta il sito, le piante, le postazioni e le soglie, e chiude le non conformità.
- Il tecnico fa il giro dal telefono, dal lavoro della giornata, e segna i prodotti usati con il lotto.
- Chi risponde del sito riceve subito l'avviso delle non conformità.
- Il cliente (ristorante, mensa, industria alimentare, magazzino) trova nella sua area il rapporto di ogni giro e la cartella HACCP, pronti per l'ispezione.
Il sito: cosa controllare e con quali soglie
In Lavori → Monitoraggio → «Siti monitorati» si sceglie il cantiere del cliente. Gli infestanti in «Da controllare» si propongono dalla categoria di clientela: per un'industria alimentare, per esempio, blatte, roditori, farfalline del cibo, mosche e piccioni. Si scrivono la frequenza dei controlli e chi ne risponde.
Nelle soglie si decide oltre quale valore una lettura diventa non conformità, tipo per tipo: percentuale di esca consumata per gli erogatori, numero di catture per trappole, collanti, feromoni e lampade. Se si lasciano vuote valgono quelle di serie, scritte in grigio.
Piante, postazioni e QR
In «Planimetrie» si carica una pianta per ogni ambiente e con «Disponi le postazioni» si tocca il punto in cui sta ogni postazione: i tipi adatti a quel cliente vengono proposti per primi. Le postazioni prendono numero e sigla (R per le esche, T per le trappole meccaniche, C per i collanti, F per i feromoni, UV per le lampade). Con «Etichette QR» si stampano le etichette da attaccare: inquadrandole durante il giro, il rapporto dice quali postazioni sono state viste di persona.
Il giro dal telefono, anche senza segnale
Il tecnico apre il lavoro in «Oggi» e tocca «Giro di controllo». Dove non c'è campo (celle frigo, interrati, capannoni) apre «Senza segnale» prima di entrare: piante e postazioni restano sul telefono, le risposte e le foto partono da sole quando torna la rete.
Per ogni postazione si segna l'esito: nessuna attività, attività (con le catture o la percentuale di consumo e l'infestante), danneggiata, mancante, non raggiungibile; se è stata sostituita, e una foto se serve. In «Prodotti usati» si scrivono prodotto e lotto: quelli presi dal magazzino si scaricano e entrano nei costi del lavoro. Con «Salva e continua dopo» ci si può fermare e riprendere.
Non conformità, azioni correttive e rapporto
«Chiudi il giro» funziona solo quando ogni postazione attiva ha il suo esito: niente giri a metà. Una postazione mancante, o un'attività oltre la soglia del sito, è una non conformità, e chi risponde del sito riceve l'avviso con l'elenco. In «Non conformità» si scrive l'azione correttiva, che resta legata alla lettura.
Il rapporto del giro in PDF ha la pianta di ogni ambiente con le postazioni colorate secondo l'esito, la tabella delle letture, le non conformità con l'azione correttiva e i prodotti usati con il lotto. Il cliente lo scarica dalla sua area. Per l'ispezione c'è la cartella HACCP del sito: piano di monitoraggio con postazioni e soglie, piante, registro dei controlli del periodo, non conformità, prodotti con registrazione e principio attivo, e in coda le schede tecniche e di sicurezza caricate nel magazzino. Per approfondire cosa chiede la norma c'è la guida al monitoraggio infestanti HACCP.
Organizzare i giri di tutti i clienti
I giri sono lavori: si pianificano come gli altri, oppure nascono da soli in Agenda dalle voci ricorrenti del contratto del cliente, che preparano anche la fattura del canone. La mappa del monitoraggio colora i siti per stato (non conformità aperte, giro vecchio, a posto) e propone il percorso del giorno; il filtro «Senza un giro chiuso negli ultimi 45 giorni» trova chi è rimasto indietro.
Provatelo su un vostro sito
Nella dimostrazione carichiamo la pianta di un vostro cliente e facciamo un giro di prova dal telefono, fino al rapporto. Chiamateci allo 06 9480 2005, o provate il modulo Monitoraggio per 30 giorni da Impostazioni → Moduli.
Il giro di monitoraggio, passo per passo
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1
Si crea il sito monitorato
In Lavori → Monitoraggio → «Siti monitorati», «Nuovo sito»: cantiere del cliente, frequenza dei controlli, chi ne risponde. «Da controllare» si compila dalla categoria di clientela.
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2
Si caricano le piante
In «Planimetrie», «Carica una pianta» per ogni ambiente, poi «Disponi le postazioni»: si tocca la pianta dove sta ogni erogatore, trappola o lampada.
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3
Si regolano le soglie
In «Soglie» si scrive, tipo per tipo, oltre quale valore una lettura è non conforme: catture o percentuale di esca consumata. Vuoto vale il valore di serie.
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4
Si attaccano i QR
Con «Etichette QR» si stampano le etichette delle postazioni, una per postazione, da attaccare sul posto.
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5
Si programmano i giri
I giri sono lavori: si pianificano in Lavori → Pianificazione, o nascono da soli in Agenda dalle voci ricorrenti del cliente. La mappa del monitoraggio mostra il percorso del giorno.
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6
Il tecnico apre il giro
Da «Oggi», sul lavoro, «Giro di controllo». Dove manca il segnale apre «Senza segnale» prima di entrare: piante e postazioni restano sul telefono.
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7
Postazione per postazione
Per ogni postazione segna l'esito: nessuna attività, attività con catture o consumo, danneggiata, mancante, non raggiungibile; se l'ha cambiata, «Sostituita». Inquadrando il QR la postazione risulta vista di persona.
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8
Prodotti e lotti
In «Prodotti usati» il prodotto con il lotto; quelli presi dal magazzino si scaricano e vanno nei costi del lavoro. «Salva e continua dopo» per fermarsi.
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9
Si chiude il giro
«Chiudi il giro» con tutte le postazioni lette: le non conformità si calcolano dalle soglie e chi risponde del sito riceve l'avviso. Il rapporto va nell'area del cliente.
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10
Azione correttiva e cartella HACCP
In «Non conformità», «Azione correttiva» su ognuna. Dall'elenco dei siti, «Cartella HACCP» con il periodo scelto: il PDF per l'ispezione.
Domande frequenti
Il giro funziona dove non c'è campo?
Sì. Si apre il giro una volta con la rete e si tocca «Senza segnale»: piante e postazioni restano sul telefono, le risposte e le foto si salvano lì e partono da sole quando torna il segnale.
Quando una lettura è una non conformità?
Quando la postazione è mancante, oppure quando c'è attività oltre la soglia del sito per quel tipo di postazione: catture per trappole e lampade, percentuale di esca consumata per gli erogatori. Le soglie si cambiano sito per sito.
Cosa trova il cliente per i controlli ASL?
Il rapporto di ogni giro, con le piante, le letture, le non conformità con l'azione correttiva e i prodotti con il lotto, e la cartella HACCP del sito degli ultimi dodici mesi. Li scarica dalla sua area clienti.
Come si dimostra che il tecnico ha visto ogni postazione?
Inquadrando il QR della postazione durante il giro: il giro segna che è stata vista di persona e il rapporto lo riporta. Il giro, poi, non si chiude finché ogni postazione attiva non ha il suo esito.
Abbiamo già i siti in un foglio Excel: si possono importare?
Sì: prima i siti con «Importa da Excel o CSV», poi le postazioni con «Importa le postazioni». Sulla pianta le postazioni si mettono dopo, toccando il punto giusto.
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