A cosa serve
Una cena aziendale da confermare, una riunione in cui serve sapere chi c'è, uno sconto da comunicare ai clienti migliori, una domanda veloce a tutta la squadra. Di solito si fa con un gruppo WhatsApp in cui tutti leggono tutto, o con trenta messaggi uguali scritti a mano, e poi si contano le risposte su un foglio.
Con un giro di contatti il messaggio si scrive una volta e parte a ognuno, da solo, con il suo nome: «Ciao Marco, …». Le risposte tornano sullo stesso numero WhatsApp dell'azienda e gestire.it le legge da sé: chi ha detto sì, chi no, chi forse, e i dettagli che avevate chiesto. Tutto finisce in una tabella.
A chi si scrive
Il giro si apre dalla Scrivania, in Giri di contatti, con Nuovo giro. Le persone si scelgono da un gruppo:
- i colleghi, tutti o solo alcuni ruoli;
- i partecipanti di una riunione;
- i clienti fissi VIP;
- tutti i clienti in Rubrica, anche solo quelli di un settore;
- un elenco scritto a mano, nome e telefono.
Si possono aggiungere altre persone anche dopo, da un altro gruppo: chi c'è già, con lo stesso telefono, non si ripete. Chi non ha un telefono resta fuori, e la tabella dice perché.
Da una riunione confermata c'è anche la strada breve: Chiedi conferma su WhatsApp prepara il giro con giorno, ora, luogo e link della riunione, la domanda «Ci sei?» e i partecipanti già dentro.
Il messaggio
Si sceglie per cosa si scrive:
- Conferma: «ci sei?», con sì, no o forse;
- Comunicazione: una promo o un avviso, con «le interessa?»;
- Raccolta: una domanda aperta, la risposta resta scritta.
Poi il testo. Il saluto con il nome lo mette gestire.it per ognuno; quando diventa «venerdì 7 dicembre alle 20:30», dove e il link (la riunione su Meet, la posizione su Maps, la pagina della promo) si aggiungono sotto. In Chiedi anche si scrivono le cose in più da sapere, una per riga: «Porti qualcuno?», «Allergie o intolleranze?».
Ognuno riceve il suo link breve: nella tabella si vede chi l'ha aperto. Le anteprime che WhatsApp genera da sé non contano.
Il messaggio non parte da solo: prima si vede l'anteprima, poi si preme Manda. Parte a tutti dal numero WhatsApp dell'azienda, qualche secondo l'uno dall'altro.
Le risposte si leggono da sole
Chi risponde scrive come scriverebbe a un collega: «sì ci sono, porto mia moglie», «no questa volta non riesco», «ci sono ma sono celiaco». gestire.it capisce la risposta e i dettagli, li mette nella riga della persona e le risponde «Grazie, segnato», così sa che è arrivato.
Per chi risponde a voce o da un altro telefono c'è Segna la risposta, a mano. Chiama apre la telefonata dal telefono o dal computer. Rimanda il messaggio lo rimette fra quelli da mandare.
Se volete richiamare chi non risponde, scegliete dopo quanti minuti: chi non ha risposto passa fra Da chiamare, in evidenza nella tabella.
Il giro resta aperto alle risposte per due settimane. Con Chiudi il giro le risposte che arrivano dopo vanno nella posta di WhatsApp come gli altri messaggi.
Chi si può contattare, e per cosa
Ogni giro dice a che titolo scrivete, e gestire.it lo rispetta persona per persona:
- Interno: ai colleghi, per organizzare il lavoro. Parte a tutti.
- Servizio: ai clienti, su quello che hanno chiesto o hanno in corso (appuntamenti, conferme, scadenze). Parte a tutti tranne chi ha chiesto di non essere contattato.
- Promozione: sconti, offerte, novità. Parte solo a chi ha dato il consenso, registrato nella sua scheda in Rubrica. Gli altri restano esclusi, con il motivo scritto.
Se qualcuno risponde «non scrivetemi più», «cancellatemi» o «stop», gestire.it registra il suo no su tutti i canali e da lì in poi non riceve più niente. Come funzionano i consensi è spiegato in Consensi dei clienti.
Il passo passo, finestra per finestra, è nella guida Giri di contatti passo passo.
Domande frequenti
È un gruppo WhatsApp?
No. Ognuno riceve il messaggio da solo, con il suo nome, e non vede gli altri né le loro risposte. Le risposte le vede chi ha mandato il giro, in una tabella.
Da quale numero parte?
Dal numero WhatsApp dell'azienda collegato a gestire.it (Impostazioni → Numeri WhatsApp). Le risposte arrivano sullo stesso numero.
Come fa a capire le risposte?
Le legge l'intelligenza artificiale di gestire.it: sì, no o forse, e i dettagli chiesti in «Chiedi anche». Per chi risponde a voce si segna a mano.
Posso mandare una promozione a tutti i clienti?
Parte solo a chi ha dato il consenso alle promozioni, registrato nella sua scheda in Rubrica. Gli altri restano esclusi e la tabella dice perché.
E se qualcuno non vuole più messaggi?
Basta che risponda «stop» o «non scrivetemi più»: il suo no viene registrato su tutti i canali e non riceve più niente.
Chi può mandare un giro?
Chi gestisce l'azienda, il commerciale o il call center.
Si vede chi ha aperto il link?
Sì: ognuno riceve un link breve suo, e nella tabella del giro si vede chi l'ha aperto.
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