I gruppi WhatsApp dell'azienda, e i loro problemi
In quasi tutte le imprese con le squadre fuori c'è un gruppo WhatsApp per squadra, uno per l'ufficio, uno con tutti. Funzionano, ma mescolano il lavoro con il numero personale di ognuno, le foto dei cantieri finiscono nella galleria del telefono, chi cambia squadra resta nel gruppo vecchio e chi lascia l'azienda si porta via tutta la conversazione.
La chat interna di gestire.it è una chat aziendale fatta per i dipendenti: sta dentro il gestionale che usano già, ha solo le persone dell'azienda, e i gruppi delle squadre si aggiornano da soli.
Dove si trova
In ogni area, accanto alla campanella in alto, c'è l'icona della chat con il numero dei messaggi non letti. Un clic apre il pannello laterale da destra, senza lasciare la pagina in cui state lavorando; sul telefono si apre a tutto schermo. Per chi passa più tempo a scrivere c'è la pagina Scrivania → Chat, a due colonne come una chat sul computer: l'elenco a sinistra e la conversazione a destra. «Chat compatta» riporta alla pagina di prima con il pannello aperto sulla stessa conversazione.
Chat a due, gruppi e gruppi automatici
Con «Nuova chat» si sceglie un collega per una chat a due, che è sempre la stessa, oppure più persone e un nome per un gruppo. Un gruppo lo crea chiunque, e chi lo crea ne è amministratore: aggiunge e toglie persone, lo rinomina. Da un gruppo si può uscire quando si vuole; se esce l'ultimo amministratore, il ruolo passa a chi resta.
In più ci sono i gruppi automatici:
- uno per ogni squadra, con i componenti e il caposquadra;
- uno per ogni settore, con le persone che ci lavorano e il commerciale del settore.
Seguono le persone: chi entra in una squadra ci si trova dentro, chi ne esce non c'è più, e da questi gruppi non si esce a mano. Nessuno deve ricordarsi di aggiornare il gruppo dopo un cambio di squadra.
Cosa si può fare in una conversazione
- scrivere, con Invio per mandare e Maiusc più Invio per andare a capo;
- allegare foto, PDF e altri file fino a 25 MB: le foto si vedono nella chat, gli audio si ascoltano. Dal computer basta incollare una schermata con Ctrl+V nella casella del messaggio, o trascinare un file sulla conversazione;
- rispondere a un messaggio preciso, che resta citato sopra la risposta;
- modificare un proprio messaggio nei primi 15 minuti, o eliminarlo per tutti;
- vedere dalle spunte quando l'hanno letto tutti;
- cercare una chat per nome.
I messaggi arrivano subito, senza ricaricare la pagina.
Le notifiche sul telefono, senza esagerare
Se un messaggio non viene letto entro un minuto, arriva come notifica sul telefono a chi le ha attivate. Tre messaggi di fila nella stessa chat diventano una notifica sola, «3 messaggi nuovi». Una chat troppo vivace si silenzia per 8 ore, per una settimana o per sempre, dalla campanella in cima alla conversazione. Gli avvisi della chat passano anche quando gli avvisi automatici dell'azienda sono spenti, perché è un collega che vi scrive.
Privacy: ognuno legge solo dove è dentro
Nella chat ci sono solo le persone attive dell'azienda: non i consulenti esterni né i clienti e collaboratori invitati nei processi, e ogni azienda ha le sue chat. Chi non è più attivo nell'azienda non entra più nella chat.
La regola più importante: si legge solo dove si è dentro. Nessuno, nemmeno chi amministra l'azienda, apre una chat a due fra altre persone o un gruppo di cui non fa parte. I file allegati stanno su uno spazio privato e si aprono solo da chi è nella conversazione. Per come trattiamo i dati, vedete sicurezza e privacy.
Chat interna e chat con i clienti
La chat interna è fra colleghi. Le conversazioni con i clienti, su WhatsApp o nella chat del vostro sito, restano nel Call center, dove diventano ticket e chiunque del call center le può prendere. Per le attività che hanno passaggi e scadenze ci sono i commenti nei task dei processi.
Provatela con la vostra squadra
La chat è inclusa per tutte le persone dell'azienda. In una dimostrazione creiamo le vostre squadre e vedete nascere da soli i loro gruppi.
Domande frequenti
L'amministratore può leggere le chat dei dipendenti?
No. Ognuno legge solo le chat in cui è: nessuno, nemmeno chi amministra l'azienda, apre una chat a due fra altre persone o un gruppo di cui non fa parte.
Serve installare un'app?
No. La chat è dentro gestire.it, che si usa dal browser e si mette sulla schermata Home del telefono come un'app. Le notifiche arrivano sul telefono a chi le ha attivate.
I gruppi delle squadre vanno creati a mano?
No. Per ogni squadra e per ogni settore il gruppo nasce da solo e segue le persone: chi entra nella squadra ci si trova dentro, chi ne esce non c'è più.
Si possono mandare foto e documenti?
Sì: foto, PDF e altri file fino a 25 MB. Stanno su uno spazio privato e li apre solo chi è nella conversazione.
I consulenti esterni e i clienti sono nella chat?
No. La chat interna è solo per le persone attive dell'azienda. I consulenti lavorano nel loro Studio, i clienti scrivono al Call center o dall'area clienti.
Collegato a questa pagina
Funzionalità
Aree
Tecnologia