Gestione per commessa: sapere quanto rende ogni lavoro

Cos'è la gestione per commessa

Una commessa è un lavoro con un inizio, una fine, un cliente e un prezzo: la ristrutturazione di un appartamento, l'appalto delle pulizie di un ospedale per tre anni, il contratto di manutenzione di un impianto. Gestire per commessa vuol dire raccogliere per ognuna i ricavi e i costi che le appartengono, e confrontarli con quello che si era previsto nel preventivo.

Il bilancio dice se l'impresa nel suo insieme guadagna. La gestione per commessa dice dove guadagna e dove perde: quale cliente, quale tipo di lavoro, quale squadra. Senza, capita di scoprire a fine anno che i lavori più grandi erano quelli che rendevano meno.

Perché tanti lavori sembrano guadagnare

Nelle imprese di servizi il margine di commessa si perde quasi sempre negli stessi punti:

• le ore si stimano invece di contarle: il lavoro preventivato in due giorni ne ha richiesti tre, ma nessuno lo ha scritto;
• i mezzi non hanno un costo: il camion è «già pagato», e invece consuma carburante, manutenzione, assicurazione;
• le fatture dei fornitori vanno in contabilità senza dire a quale lavoro si riferiscono: il noleggio della piattaforma o lo smaltimento finiscono nelle spese generali;
• i piccoli extra (un secondo intervento, un pezzo cambiato) non si fatturano perché nessuno li segnala.

Quali costi vanno sulla commessa

Sulla commessa vanno i costi diretti, quelli che non ci sarebbero senza quel lavoro:

• personale: le ore lavorate moltiplicate per il costo aziendale orario di ogni persona (lordo più contributi e ratei, non la paga netta);
• mezzi e attrezzature: le ore di utilizzo per il costo orario del mezzo;
• materiali: quello che è uscito dal magazzino o è stato comprato per quel lavoro;
• fornitori e subappalti: le fatture, o la parte di fattura, che riguardano la commessa;
• smaltimenti, noli, trasporti;
• note spese del personale per quel lavoro: vitto, alloggio, pedaggi.

I costi indiretti (ufficio, amministrazione, affitto della sede) non si spalmano commessa per commessa: si coprono con la somma dei margini. Per questo conviene guardare il margine di contribuzione di ogni commessa e poi chiedersi se la somma copre le spese generali.

Come si calcola il margine di commessa

Il conto è semplice: margine = ricavi della commessa − costi diretti, e il margine percentuale è il margine diviso per i ricavi.

Un esempio. Appalto di pulizie di un condominio, un mese: ricavo 2.400 euro. Costi: 96 ore di personale a 21 euro di costo aziendale, 2.016 euro; furgone per 24 ore a 8 euro, 192 euro; prodotti, 85 euro. Costi diretti 2.293 euro, margine 107 euro, il 4,5%. Sul preventivo si erano previste 80 ore: le 16 ore in più valgono 336 euro e trasformano un buon contratto in un contratto che regge appena. Senza le ore vere, il conto avrebbe detto 18,5%.

Conviene guardare il margine in tre modi: commessa per commessa, per cliente (un cliente con tanti lavori piccoli può rendere meno di quello che sembra) e per linea, cioè per settore, servizio o squadra.

Preventivo, consuntivo e avanzamento

La gestione delle commesse funziona se ogni commessa ha un preventivo (cosa ci si aspettava) e un consuntivo (cosa è successo). Il confronto si fa durante il lavoro, non alla fine: se a metà commessa si sono consumati due terzi delle ore, è il momento di capire perché.

Nelle commesse lunghe, come gli appalti, l'avanzamento si misura con gli stati di avanzamento lavori (SAL): a una data si certifica quanto è stato eseguito, in euro o in percentuale, e si fattura quella parte. Negli appalti pubblici sull'importo netto progressivo si opera una ritenuta di garanzia dello 0,50%, che si svincola solo dopo il collaudo o la verifica di conformità (art. 11, comma 6, del D.Lgs. 36/2023). Nei contratti privati percentuali, ritenute e anticipazioni sono quelle scritte nel contratto.

Come organizzarsi, anche senza un software

1. Date un codice a ogni commessa e usatelo ovunque: ore, buoni di magazzino, ordini ai fornitori, note spese.
2. Fate segnare le ore per commessa ogni giorno, non a fine mese.
3. Chiedete ai fornitori di indicare la commessa in fattura, o assegnatela quando la registrate.
4. Calcolate una volta l'anno il costo orario aziendale di ogni persona e di ogni mezzo.
5. Confrontate preventivo e consuntivo a metà lavoro e alla chiusura, e scrivete perché sono diversi.

La gestione per commessa con gestire.it

In gestire.it ogni lavoro ha i suoi costi e margine, calcolati con le stesse regole nella scheda del lavoro, in Lavori → «Costi e margini» e nei margini della Contabilità. Il ricavo è la fattura del lavoro (o la prefattura), poi un ricavo scritto a mano, poi le voci del preventivo. I costi arrivano da soli: le ore delle presenze sul cantiere per il costo aziendale di ogni dipendente, le ore del mezzo sul posto per il suo costo orario, il materiale scaricato dal magazzino, le note spese approvate. Le fatture dei fornitori, o una loro quota, le assegna ai lavori chi gestisce la Contabilità; quello che il software non conosce si aggiunge con «Aggiungi», scegliendo la categoria (fornitore, smaltimento, subappalto, noleggio).

In Contabilità, «Margini per cliente» e «Margini per linea» mostrano quali clienti, settori, servizi e squadre rendono di più e di meno. Con il modulo Cantieri e appalti, in Lavori → «Commesse» ogni appalto ha i suoi SAL: ritenuta di garanzia (di partenza lo 0,50%), recupero dell'anticipazione, netto del certificato in PDF e prefattura da controllare; «Numeri» mette i lavori eseguiti contro i costi del cantiere. Il resto è nella pagina commesse e margini: chiedeteci una dimostrazione con un vostro lavoro chiuso, e vediamo insieme il suo margine vero.