Corsi video: gestire.it, lezione per lezione
Lezioni di un minuto o poco più, girate sulle schermate vere di un'azienda di prova, con la voce e i sottotitoli. Le stesse che i vostri colleghi trovano dentro gestire.it, nella Scrivania e nell'icona «Guida» di ogni pagina.
7 corsi, 50 lezioni, circa 64 minuti in tutto.
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Le cose che valgono in ogni pagina: la guida e i preferiti, le viste, cercare e filtrare, ordinare e raggruppare, le colonne, le azioni su tante righe, il cestino, il telefono, il microfono per dettare, il punto sulla mappa e la ricerca in tutto gestire.it con Ctrl+K.
Il testo della lezione
Ogni pagina di gestire.it ha, accanto al titolo, due icone: la stella dei preferiti e il libro della Guida. Sotto il titolo, due righe spiegano a cosa serve la pagina; con altro, le leggete tutte. Il libro della Guida si colora, con un anello che si allarga, quando c'è qualcosa da vedere: una novità, o un percorso guidato da finire. Dentro trovate i video di un minuto su questa pagina e tutti i corsi, il percorso guidato, Chiedi alla guida, le novità e le guide sul sito. In fondo, Nascondi le spiegazioni sotto i titoli: quando la pagina la conoscete, le togliete; e da qui si rimettono. La stella accanto al titolo aggiunge la pagina ai preferiti. Li ritrovate dalla stella in alto, vicino alla ricerca: un clic, e ci siete. Con Gestisci li mettete in ordine, o li togliete. Nella prossima lezione vediamo le viste di una tabella.
Il testo della lezione
Sopra la tabella ci sono le viste: modi pronti di guardare le stesse righe. Qui: le richieste aperte, le mie, quelle senza commerciale, quelle da richieste.it, e quelle arrivate questa settimana. Un clic, e la tabella cambia. Ogni vista porta con sé i suoi filtri, le sue colonne e il suo ordinamento. Quelle che non usate spesso stanno nel menu delle viste, non in barra. Il più salva come vista quello che state guardando: un nome, un'icona e un colore. Aggiungi alle preferite la mette in barra; Condividi la rende disponibile a tutti i colleghi. L'icona accanto apre tutte le viste: le preferite, le altre, e quelle condivise. Con i tre puntini una vista si toglie dalle preferite, si cambia, o si elimina; e con le frecce si riordinano. Nella prossima lezione vediamo come cercare e filtrare.
Il testo della lezione
Cerca trova le righe da una parola: il nome, il telefono, il lavoro, il comune. Mentre scrivete, la tabella si stringe. Con la freccia giù, nella casella, scegliete come cercare: contiene, uguale a, inizia con, finisce con, o il contrario, come non contiene. Fra virgolette si cerca una frase esatta. La i accanto lo ricorda. L'imbuto apre i filtri: solo quelle aperte, le etichette, il settore, lo stato, il commerciale, la fonte, e quando sono arrivate. Applica filtri, e restano solo quelle che cercate. Per un filtro più preciso, Aggiungi filtro: scegliete una colonna e una condizione. Se ne mettono anche più d'uno, insieme. I filtri attivi stanno sopra la tabella: la crocetta su un filtro lo toglie, quella in fondo li toglie tutti. E il numero sull'imbuto dice quanti sono. Nella prossima lezione vediamo come ordinare e raggruppare.
Il testo della lezione
Un clic sull'intestazione di una colonna ordina la tabella; un altro clic inverte l'ordine. La freccia dice in che senso. Con Ordina, accanto ai filtri, si ordina per più colonne insieme. Aggiungi colonna aggiunge un ordinamento, per esempio lo stato dopo la data di arrivo. Le due lineette lo spostano prima o dopo; le frecce scelgono crescente o decrescente; il cestino lo toglie; e Reimposta torna all'ordine di partenza. Raggruppa per mette insieme le righe: per giorno di arrivo, settore, stato, fonte o commerciale. Ogni gruppo ha il suo titolo, e si chiude con un clic. Nella prossima lezione: le colonne, da mostrare, spostare, allargare e bloccare.
Il testo della lezione
L'icona delle colonne sceglie cosa vedere: spuntate le colonne da mostrare, e togliete quelle che non servono. Applica colonne, e la tabella cambia. Con le due lineette trascinate una colonna più su o più giù: cambia il suo posto nella tabella. Reimposta torna com'era all'inizio. Per allargare una colonna, trascinate il bordo della sua intestazione: la larghezza resta, per voi, su questa tabella. Il lucchetto blocca le colonne a sinistra: restano ferme mentre scorrete la tabella di lato. Sblocca le libera tutte. Quando la tabella è più larga dello schermo, sotto compare un aiuto: Maiusc più la rotellina del mouse la fa scorrere di lato. Dopo la prima volta, non ricompare più. Colonne, posizioni, larghezze e blocchi valgono solo per voi, e restano la prossima volta. Nella prossima lezione: tante righe insieme.
Il testo della lezione
Spuntando le caselle a sinistra scegliete più righe; quella in alto le prende tutte nella pagina, e Seleziona tutti prende anche quelle delle altre pagine. Sopra la tabella compare quello che si fa a tutte insieme: qui Modifica tutti, che cambia un campo a ogni riga scelta, Cambia stato e Assegna al commerciale. In altre tabelle lo trovate nel pulsante Azioni. In alto, Esporta scarica l'elenco in Excel, o lo stampa così come lo vedete, con i filtri. Importa da Excel o CSV porta dentro le righe che avete già in un foglio. In fondo scegliete quante righe vedere per pagina, e con le frecce passate da una pagina all'altra. Un clic su una riga apre la sua scheda; il menu Azioni della riga ha quello che si fa su quella sola. Dove ci sono importi, come nei preventivi, sotto la tabella c'è il riepilogo: i totali di questa pagina, e di tutte le righe filtrate. Nella prossima lezione: il cestino, ed eliminare per sempre.
Il testo della lezione
Elimina non cancella subito: manda la riga nel cestino. Dal menu Azioni della riga, Elimina, e confermate. Il cestino si apre dai filtri: in Cestino scegliete Solo i cestinati. Lì ci sono le righe eliminate, e chi usa l'area le rimette al loro posto con Ripristina. Elimina per sempre la toglie del tutto, e non si torna indietro. Lo può fare solo chi gestisce l'area, e solo se la riga non è collegata a niente: un cliente con preventivi, lavori o fatture resta nel cestino. Il cestino c'è in Rubrica, nei progetti e nei task, nei mezzi, nei ticket e nelle caselle di posta. Nella prossima lezione: gestire.it sul telefono.
Il testo della lezione
Sul telefono ogni tabella diventa a schede: una riga per scheda, con le cose importanti in cima, e i pulsanti grandi, fatti per il dito. In basso c'è la barra con le pagine che usate di più: qui le richieste, i preventivi, la chat e Chiedi; Altro apre tutto il resto. In alto: il menu dell'area, le altre aree, i preferiti, e la lente della ricerca. Le viste scorrono di lato, con il dito. Sopra le schede, Ordina per sceglie la colonna e il verso; filtri, ricerca e colonne funzionano come sul computer. Nella prossima lezione: dettare con il microfono, invece di scrivere.
Il testo della lezione
Nei campi di testo lungo, accanto al nome, c'è il microfono. Un tocco, e parlate; un altro tocco, e quello che avete detto arriva scritto nella casella. Si parla fino a due minuti. I nomi dei colleghi, dei settori e dell'azienda escono scritti giusti. Rileggete sempre, prima di salvare. Il microfono c'è anche in Chiedi: fate la domanda a voce, controllate il testo, e mandatela. Con questa lezione il corso è finito. Per tutto il resto, c'è la Guida, in ogni pagina.
Il testo della lezione
Ogni cantiere, cliente e sede ha il suo punto sulla mappa. In Rubrica, Cantieri e appalti, aprite un cantiere: nella scheda Indirizzo c'è la mappa. Se il punto non c'è ancora, Cerca l'indirizzo lo trova. Ma in campagna, o in una zona industriale, può finire lontano: allora trascinate il segnaposto dove si entra davvero. Il cerchio è il raggio di In cantiere: chi preme Sono arrivato dentro il cerchio risulta sul posto. Allargatelo o stringetelo, cantiere per cantiere. Salvate: le coordinate cambiano solo se avete spostato qualcosa. La stessa mappa c'è nella scheda Mappa dei clienti, e nelle sedi, in Impostazioni.
Il testo della lezione
Da qualunque pagina, premete Control K, o Comando K sul Mac. Oppure fate clic sulla casella Ricerca, in alto. Scrivete un nome: gestire.it cerca insieme in tutte le aree in cui entrate, con le stesse regole delle tabelle. Prima i risultati dell'area in cui siete, qui i lavori; poi anagrafiche, cantieri, ticket e il resto. Un clic, e si apre la scheda, nell'area giusta: qui la Rubrica. Un telefono si trova comunque lo scriviate: con o senza più trentanove, con gli spazi o senza. Accanto ci sono Chiama e le sue chiamate. Cancelletto e un numero trova la richiesta, il ticket, il lavoro o il task con quel numero. E trova anche le pagine della Guida: scrivete quello che volete fare, per esempio ferie. Sul telefono, la ricerca è la lente in alto: stessa casella, stessi risultati.
Dal preventivo al lavoro
Il percorso di ogni giorno in lezioni da un minuto: il preventivo dal listino, la firma online del cliente, il lavoro da pianificare e la chiusura sul posto.
Il testo della lezione
In gestire.it un preventivo si prepara in quattro passi: per chi è, le voci, il PDF, e l'invio. Partiamo da Commerciale, Preventivi, e premiamo Nuovo preventivo. Scriviamo un titolo che si capisca anche fra sei mesi. Poi scegliamo il cliente dalla Rubrica, e il settore. Il commerciale è già chi sta preparando il preventivo. Nel secondo passo ci sono le voci. Con Aggiungi dal listino scegliamo i servizi già prezzati: qui lo sgombero, a metro cubo, e il facchinaggio, a ore. Scriviamo le quantità, e premiamo Aggiungi. Le voci arrivano con il prezzo del listino, e con lo sconto del cliente, se ce l'ha. Il totale, con l'IVA, si aggiorna da solo. Ogni riga si può ancora correggere a mano. Negli ultimi due passi si sceglie il PDF, a tabella o a lettera, e cosa fare del preventivo: tenerlo in bozza o mandarlo al cliente. Nella prossima lezione vediamo l'invio, e la firma online.
Il testo della lezione
Il preventivo è pronto. Nell'ultimo passo scegliamo Manda da accettare online, e premiamo Salva. Si apre la finestra per il cliente: chi accetta, la sua email, e da dove arriva il codice per firmare. Premiamo Invia. Ecco cosa vede il cliente, sul telefono. Un'email con il nome della vostra azienda, e il pulsante Leggi e firma. Si apre il preventivo, da leggere con calma. Il cliente chiede il codice, che gli arriva per email, e lo scrive. Poi controlla il suo nome, firma con il dito, spunta Ho letto e accetto, e conferma. Niente da stampare, né da scansionare. In ufficio, chi segue il preventivo riceve subito l'avviso. Il preventivo passa da solo ad Accettato, e la copia firmata, con il certificato della firma, è già fra gli allegati. Nella prossima lezione vediamo come dal preventivo accettato nasce il lavoro, già pronto da pianificare.
Il testo della lezione
Il cliente ha firmato: il preventivo è Accettato, e il lavoro è già nato da solo, da pianificare. Lo apriamo da Azioni. Il lavoro ha già il cliente e le voci del preventivo. La linea in alto dice a che punto è: il prossimo passo è Pianificato. Da Azioni, Pianifica: scegliamo il giorno e l'ora, la squadra e il mezzo. Sotto, Avvisa il cliente: la conferma parte subito, e il promemoria il pomeriggio prima. Premiamo Invia. In Pianificazione il lavoro è già sulla riga di chi lo fa, con il meteo del giorno. Per spostarlo, basta trascinarlo su un altro orario. Il cliente riceve la conferma, con il giorno, l'ora e l'indirizzo. Se deve spostare l'appuntamento, gli basta rispondere. Nella prossima lezione vediamo il lavoro sul posto, dal telefono della squadra, fino alla firma del cliente.
Il testo della lezione
Sul posto si lavora dal telefono. In Oggi la squadra trova i lavori del giorno, con l'indirizzo, il meteo e la strada da fare. Arrivati, Comincio. Il lavoro passa In corso, e in ufficio lo vedono subito. Finito il lavoro, Chiudi il lavoro: due righe su cosa è stato fatto, e le foto. Il cliente firma con il dito, e si scrive il suo nome. Poi il pagamento: pagato sul posto, non pagato, o con la fattura. Premiamo Chiudi. In ufficio il lavoro è già Fatto, con il resoconto e la firma. Manda il rapportino lo spedisce al cliente, in PDF, dalla casella dell'azienda. Il cliente lo riceve sul telefono, con il nome della vostra azienda, la firma e il resoconto. Nella prossima lezione vediamo come il lavoro chiuso diventa prefattura, e poi fattura in Fatture in Cloud.
Richieste e Commerciale
Le richieste dei clienti, dall'arrivo al preventivo: l'elenco e la Bacheca, la scheda e le sue azioni, i richiami e le chiamate, il sopralluogo, le prenotazioni online e i numeri del mese.
Il testo della lezione
In Commerciale, Richieste, trovate le richieste dei clienti. Arrivano da sole, da richieste.it e dai vostri siti, già nel settore giusto e al commerciale che le segue, con un'email di avviso. Oppure le scrivete voi, dopo una telefonata, con Nuova richiesta. Ogni riga ha il numero, e sotto, se arriva da richieste.it, il suo numero lì. Poi la fonte, quando è arrivata, chi chiede con il telefono, il settore, il lavoro e il comune. Lo stato si cambia dalla riga, senza aprirla. Di partenza vedete solo quelle aperte. Mie sono quelle che seguite voi; Senza commerciale, quelle che nessuno segue ancora; Da richieste.it, quelle arrivate da lì; e Arrivate questa settimana, anche quelle già chiuse. Azioni, in fondo alla riga, apre le stesse azioni della scheda: chiamare, scrivere, cambiare stato, richiamare, fissare il sopralluogo, fare il preventivo. Le vediamo nella prossima lezione. In Viste, la Bacheca mette le richieste in colonne, una per stato. Trascinate una scheda in un'altra colonna, e la richiesta cambia stato. Su ogni scheda c'è da quanti giorni è ferma: gialla da sette giorni, rossa da quattordici. E mai contattata, se da due giorni nessuno ha chiamato o scritto. In alto passate a sopralluoghi e preventivi, scegliete il settore, e con Mie vedete solo le vostre.
Il testo della lezione
Con Nuova richiesta si apre il modulo. In Chi chiede: il nome, il telefono, l'email e il comune. In Che cosa: il settore, la categoria, e la descrizione, che potete anche dettare con il microfono. Obbligatori sono solo il nome e il settore. In Chi la segue, lo stato si mette da solo sul primo del settore; il commerciale è chi la segue, e la fonte dice da dove arriva. Se è già un cliente, sceglietelo in Cliente in Rubrica. Salva, e si torna all'elenco. Cliccando una riga si apre la scheda: si modifica qui, e si salva in fondo. Le frecce, in alto, passano alla richiesta prima e a quella dopo, senza tornare all'elenco. Sotto c'è lo Storico: commenti, cambi di stato, email e chiamate, in ordine. Scrivi un commento ne aggiunge uno; con Segui vi arrivano gli avvisi di questa richiesta. Accanto ci sono File e foto, e i Dati chiesti al cliente. In Azioni ci sono i passi della richiesta: chiamare o scrivere su WhatsApp, mandare un'email, cambiare stato, fissare un richiamo, creare il preventivo, fissare il sopralluogo, o creare subito il lavoro. Per traslochi e urgenze, ci sono i loro dettagli. Diventa cliente porta la persona in Rubrica, con nome, email e telefono; se c'è già qualcuno con la stessa email o lo stesso telefono, la collega a lui. E Scarica la scheda fa il PDF della richiesta.
Il testo della lezione
Per non dimenticare una telefonata, in Azioni c'è Richiama. Scegliete quando: fra un'ora, oggi alle quindici, domani alle nove, o lunedì alle nove; oppure giorno e ora a mano. Poi chi deve chiamare, e perché. Fissa il richiamo: all'ora giusta arriva l'avviso a chi deve chiamare. In Azioni la voce diventa Richiamo, con il giorno: gialla, e rossa se è in ritardo. Da lì lo spostate, lo segnate fatto, o lo togliete. Tutti i vostri richiami sono in Scrivania, I miei richiami: di partenza quelli di oggi e quelli in ritardo; poi i prossimi sette giorni, e quelli fatti. Il numero accanto alla voce del menu dice quanti sono. Su ogni riga, Fatto e Sposta. Dopo una telefonata, in Azioni, Chiama, WhatsApp: con Segna la chiamata scrivete com'è andata. Ha risposto, non risponde, occupato, da richiamare, o numero sbagliato; e nelle note, cosa resta da fare. La chiamata finisce nello Storico della richiesta, con chi l'ha fatta e quando. Il richiamo, invece, si fissa a parte, con Richiama.
Il testo della lezione
Dalla richiesta, in Azioni, Fissa sopralluogo. Nasce con nome, telefono, comune e lavoro della richiesta. Il giorno potete lasciarlo vuoto, e il sopralluogo resta da fissare; se lo scegliete, potete avvisare subito il cliente, e mandargli il promemoria il giorno prima. Poi l'indirizzo, che Trova nel testo cerca in quello che ha scritto il cliente; cosa c'è da vedere; e chi ci va, anche con una squadra. Fissa, e si apre il sopralluogo. In Preventivi, Sopralluoghi, in cima ci sono quelli da fissare, poi tutti gli altri in ordine di giorno; in rosso quelli passati e ancora aperti. Le viste: aperti, da fissare, questa settimana, e fatti senza preventivo. Sul posto, dal telefono o dal computer, in Azioni: Comincio segna l'ora in cui arrivate, e Finito quella in cui andate via, accanto all'ora fissata. Nella scheda Esito scrivete cosa avete visto, e in File e foto caricate le foto. Poi Crea preventivo: l'esito finisce nel preventivo, e quando lo salvate il sopralluogo diventa Fatto.
Il testo della lezione
Con le prenotazioni online il cliente sceglie da solo giorno e ora del sopralluogo, fra quelli liberi dei tecnici. Le trovate in Viste, Prenotazioni online. Per cominciare: Orari dei tecnici. Una riga per ogni fascia: chi ci va, i giorni, e da che ora a che ora. Per la mattina e il pomeriggio servono due righe. Dagli orari si tolgono da soli i sopralluoghi già fissati, le ferie, i giorni chiusi, gli impegni di Google e i lavori. In Impostazioni, Prenotazioni online, scegliete quanto dura un sopralluogo, la pausa fra due, il preavviso e quanti giorni avanti. E accendete la pagina pubblica: chi prenota da lì diventa una richiesta, con fonte Sito. Per un cliente che vi ha già scritto, nella richiesta, in Azioni, c'è Link per prenotare il sopralluogo: lo mandate per email, o lo copiate voi, per WhatsApp o per SMS. Il cliente apre il link, sceglie il giorno e l'ora, e conferma. Il sopralluogo nasce già fissato, e gli arrivano la conferma, con il link per spostarlo o disdirlo, e il promemoria il giorno prima. Per una videochiamata, una visita in sede o una telefonata ci sono gli Appuntamenti. In Tipi di appuntamento scegliete durata e modo; Disponibilità mostra le ore libere di ogni commerciale, giorno per giorno.
Il testo della lezione
Quando è il momento, in Azioni, Crea preventivo: si aprono i passi del preventivo, con il settore, il commerciale e il lavoro già scritti. Se chi chiede non è ancora in Rubrica, diventa cliente quando salvate. Il preventivo, passo per passo, è nel corso Preventivi. E se vi servono altri dati dal cliente, Chiedi dati al cliente gli manda un modulo da compilare, quando ne avete preparato uno. In Viste, il Calendario mostra i lavori e i sopralluoghi del mese: trascinateli su un altro giorno, e si spostano. Cosa mostrare sceglie lavori, sopralluoghi, o tutti e due; e c'è il filtro del settore. La Mappa li mette sulla cartina, settimana per settimana: i lavori con il colore della squadra, i sopralluoghi in blu. Numeri del mese, settore per settore: richieste, sopralluoghi, preventivi fatti, vinti e persi, e la conversione, cioè i vinti diviso vinti più persi. Con Obiettivi scegliete dove volete arrivare, e Scarica Excel porta tutto in un foglio.
Preventivi
Tutto il preventivo, passo per passo: l'elenco, per chi è, le voci in tutti i modi, i tre PDF, l'invio, l'accettazione online, l'acconto e quello che viene dopo.
Il testo della lezione
In Commerciale, Preventivi, trovate tutti i preventivi. In cima i numeri che contano: quelli aperti, quelli mai mandati al cliente, i vinti e i persi del mese. Sotto ci sono le viste: Aperti, Vinti questo mese, Persi, Mai inviati e Fermi. Con il più salvate una vista vostra, con i filtri che usate di più. Raggruppa per mette insieme i preventivi per stato, cliente, commerciale, settore o mese. E la ricerca ne trova uno in un attimo. La colonna Fermo dice da quanti giorni un preventivo mandato aspetta una risposta. Dopo quanti giorni è fermo, lo decidete voi, da Impostazioni. Le colonne si allargano trascinando il bordo, e con il lucchetto restano ferme mentre scorrete di lato. Esporta scarica l'elenco in Excel, o lo stampa così come lo vedete. Importa da Excel o CSV porta dentro i preventivi che avete già, e crea in Rubrica i clienti che mancano. Dal telefono l'elenco diventa a schede, una sotto l'altra, con le cose importanti in cima. Nella prossima lezione prepariamo un preventivo nuovo, a partire da per chi è.
Il testo della lezione
Un preventivo nasce in due modi. Dalla richiesta del cliente, con Crea preventivo. Oppure dall'elenco, con Nuovo preventivo. Partendo dalla richiesta, il primo passo è già compilato: il cliente, il settore e il titolo, con quello che il cliente ha chiesto. Il titolo va in grassetto in cima al PDF e nell'oggetto dell'email. La data è quella di oggi, e Offerta valida fino al dice fino a quando vale il prezzo. Con Nuovo preventivo, il cliente si sceglie dalla Rubrica scrivendo qualche lettera del nome. Se non c'è, con il più si crea al volo, senza lasciare il preventivo. Il settore porta con sé le sue condizioni, che finiscono nel PDF. Il commerciale è già chi sta scrivendo: chi gestisce il Commerciale ne può scegliere un altro. Lo stato parte da In bozza. Con Successivo si passa alle voci: le vediamo nella prossima lezione, in tutti i modi.
Il testo della lezione
Nel secondo passo ci sono le voci, e si aggiungono in quattro modi. Il primo è la riga: scegliete la categoria, e arrivano il prezzo e l'IVA del listino, con lo sconto del cliente. Il secondo è a mano: Aggiungi una voce, poi descrizione, quantità, unità e prezzo, per quello che nel listino non c'è. Il terzo è Aggiungi dal listino: spuntate più voci insieme, scrivete le quantità, e arrivano tutte con le voci collegate. Ogni riga si duplica, o si sposta con la maniglia. Il totale, con l'IVA, si aggiorna mentre scrivete. Maggiorazione o sconto aggiunge una riga: urgenza, sabato, festivi, notte, o uno sconto. La percentuale si calcola sulle voci già scritte. Il quarto modo: Le voci le metto dopo. Si va avanti senza righe, e se nel passo del PDF caricate un vostro preventivo già pronto, l'intelligenza artificiale ne legge le voci. Nella prossima lezione vediamo il PDF, nei suoi tre modi.
Il testo della lezione
Nel terzo passo si sceglie com'è fatto il PDF, in tre modi. Il primo è la tabella delle voci: quantità, prezzi, sconti, IVA e totale. Si sceglie la carta intestata, con il logo e i dati dell'azienda, e si scrive l'intestazione, in alto a destra. Le condizioni del settore sono già scritte: cosa comprende il prezzo, e cosa no. Se le cambiate, Quelle del settore le rimette com'erano. Il secondo modo è la lettera: scegliete un modello, e il testo si scrive da solo, con il nome del cliente. Dove c'è la parola voci, nel PDF entra la tabella. Il terzo è il vostro PDF, fatto con un altro programma: lo caricate così com'è. Le voci restano in gestire.it, per il totale, l'accettazione e la fattura. Nella prossima lezione: Rivedi e manda, e tutti i modi per far arrivare il preventivo al cliente.
Il testo della lezione
L'ultimo passo, Rivedi e manda, riassume tutto: per chi è, quante voci, l'imponibile, l'IVA e il totale, e com'è fatto il PDF. Le note interne restano a voi: non vanno nel PDF né al cliente. Le etichette servono a ritrovare i preventivi insieme, negli elenchi. Poi scegliete cosa fare dopo Salva: tornare all'elenco, vedere il PDF, mandarlo per email o su WhatsApp, o mandarlo da accettare online. Con Fammi vedere il PDF si apre intero, come lo riceverà il cliente, sulla vostra carta intestata. Si scarica, o si chiude per correggere qualcosa. Il PDF si rivede quando volete, da Azioni, Vedi il PDF. Nella prossima lezione: mandarlo al cliente, per email e su WhatsApp.
Il testo della lezione
Il preventivo si manda dal menu Azioni. Con Manda al cliente parte per email, con il PDF allegato. L'indirizzo del cliente è già scritto. Se serve, ne aggiungete altri, o mettete qualcuno in copia, come l'amministratore del condominio. Oggetto e testo arrivano dal modello dell'azienda, e qui si cambiano. Scegliete la casella da cui parte; con Una copia a me la ricevete anche voi, e il cliente non lo vede. Sotto c'è il PDF che parte, così come lo riceve il cliente. Premete Invia: parte entro un minuto, e la copia resta nello storico. Con Manda su WhatsApp il PDF parte con un messaggio, dal numero dell'azienda. Il numero del cliente è già scritto. Nella scheda, Mandato dice quante volte e come è partito. Nella prossima lezione: l'accettazione online, con la firma del cliente.
Il testo della lezione
Il modo più comodo per farsi dire sì è l'accettazione online. Da Azioni, Manda da accettare online. Chi accetta è già scritto, con l'email e il telefono. Scegliete come arriva il codice per firmare: per email o su WhatsApp. E come mandate il link: per email, su WhatsApp o per SMS, se li avete attivi, oppure Lo copio io, per incollarlo dove volete. Se non scrivete il messaggio, parte quello dell'azienda. Con Lo copio io il link compare qui, da copiare e mandare voi. Un link mandato prima smette di valere. Il cliente apre il link dal telefono. Legge il preventivo con calma, chiede il codice, e lo scrive. Poi controlla il suo nome, firma con il dito, spunta Ho letto e accetto, e conferma. In ufficio arriva l'avviso. Il preventivo è Accettato, la copia firmata è fra gli allegati, e il lavoro è già nato, da pianificare. Nella prossima lezione: l'acconto, con il bonifico o con la carta.
Il testo della lezione
L'acconto si chiede nell'ultimo passo, Rivedi e manda: un importo fisso, o una percentuale del totale, IVA compresa. In cima alla scheda si vede quanto c'è da ricevere. Dopo l'accettazione online il cliente vede l'importo con l'IBAN per il bonifico, e con Stripe collegato anche Paga con carta. Quando arriva il bonifico, da Azioni, Acconto ricevuto: come, e quanto. Si segna una volta sola, e avvisa il commerciale. Quello pagato con la carta si segna da solo, e da qui si rimborsa, se serve. L'acconto si scala dalla prefattura del lavoro. Nella prossima lezione: dopo l'invio, i preventivi fermi e i solleciti.
Il testo della lezione
Dopo l'invio, l'elenco vi dice cosa fare. La vista Fermi raccoglie i preventivi mandati e senza risposta da troppi giorni: la colonna Fermo dice da quanto. Su ogni preventivo fermo, Cosa fare propone il passo giusto, già scelto: un richiamo, un sollecito con il testo da rileggere, la proroga dell'offerta, o perso, con il motivo. Parte solo quando premete Fallo. Selezionando più preventivi, Sollecita e Proroga la validità valgono per tutti insieme. Quando il cliente decide, lo stato si cambia dalla riga: Accettato, o Rifiutato. I Numeri del mese ne tengono conto. Nella prossima lezione: dal preventivo al lavoro, al contratto e al resto.
Il testo della lezione
Dal preventivo nasce il resto, sempre da Azioni. Pianifica il lavoro lo crea in quattro passi corti, chi, cosa, dove e quando, già compilati con il cliente e le voci. Se il preventivo è accettato online, il lavoro nasce da solo, da pianificare; per un intervento in più c'è Un altro lavoro. Crea contratto lo prepara da un modello, con il cliente, il commerciale e il settore: lo rileggete, e lo mandate da firmare. Duplica fa un preventivo uguale, per un altro cliente o un'altra data, anche con gli allegati. E poi: Discuti in chat con i colleghi, Scrivi un'email al cliente, il link per prenotare il sopralluogo, o Crea processo, per un lavoro lungo. Il corso Preventivi finisce qui. Ogni lezione la ritrovate anche nell'icona Guida della pagina che spiega.
Lavori
Tutta l'area Lavori, passo per passo: l'elenco, il lavoro veloce e l'urgenza, la scheda, la pianificazione, il lavoro sul posto dal telefono, la chiusura e quello che viene dopo; poi qualità, recensioni, sinistri e margini.
Il testo della lezione
In Lavori trovate tutti i lavori da fare: nascono dal preventivo accettato, oppure a mano. In cima, i numeri: quelli da pianificare, ancora senza giorno, quelli di questa settimana, quelli in ritardo, e quelli chiusi ma non ancora in una fattura. Ogni numero apre il suo elenco. Sotto ci sono le viste: Aperti, Da pianificare, e Questa settimana. In ritardo e Da fatturare compaiono solo quando c'è qualcosa. Con il più salvate una vista vostra. In cima ci sono i lavori ancora senza giorno, poi gli altri, in ordine di data. Se il giorno è passato e il lavoro non è chiuso, la data diventa rossa. La fase non si sceglie a mano: la cambiano i pulsanti Pianifica, Comincio e Chiudi il lavoro. Raggruppa per mette insieme i lavori per stato, squadra, cliente o giorno. La ricerca trova un lavoro dal titolo. E nei filtri scegliete la squadra, il settore, il cliente, o il periodo. Spuntando più lavori, in Azioni trovate quello che si fa a tutti insieme: spostarli di giorno, quando piove o un mezzo è fermo, assegnarli a una squadra, dare i mezzi, cambiare un campo con Modifica tutti, annullarli, fare le prefatture dei chiusi, scaricare i rapportini in PDF, o esportarli. Esporta scarica l'elenco in Excel, o lo stampa. Impostazioni porta alle fasi dei lavori. Per un lavoro nuovo ci sono tre pulsanti. Nuovo lavoro è quello veloce, con i campi essenziali. Urgenza è per un intervento da fare subito. E Nuovo con tutti i campi apre il modulo intero. Cliccando una riga, si apre la scheda del lavoro. Dal telefono l'elenco diventa a schede, una sotto l'altra, con la barra in basso sempre a portata di dito. Nella prossima lezione prepariamo un lavoro con Nuovo lavoro veloce, e vediamo l'Urgenza.
Il testo della lezione
Nuovo lavoro è il modo veloce: quattro passi corti, chi, cosa, dove e quando. Quello che non sapete ancora lo lasciate vuoto, e saltate avanti. Lo trovate qui, in Oggi, in Pianificazione, nella scheda di un cliente e in una richiesta. Nel primo passo, il cliente: lo cercate per nome, email o telefono. Se è nuovo, lo create con il più. Se un cliente è bloccato, per esempio perché non paga, gestire.it ve lo dice, e chiede di confermare. Nel secondo passo, cosa c'è da fare. Se c'è un preventivo, accendete C'è un preventivo e sceglietelo: in cima ci sono quelli accettati. Il lavoro ne prende le voci, l'indirizzo e i dettagli. Senza preventivo, scegliete che servizio è: le voci arrivano dal listino, con il prezzo, e le correggete se serve. Con Quantità alla chiusura, chi chiude il lavoro scrive la quantità vera, per esempio i metri cubi. Poi cosa c'è da fare, e i dettagli per chi va. Nel terzo passo, dove: l'indirizzo si compila da solo, dal cliente o dal suo cantiere. Se andate altrove, lo cambiate. Nell'ultimo passo, quando: urgente oggi, un giorno e un'ora, oppure da pianificare. Poi quanto dura, la squadra e il mezzo. In Persone, in cima, c'è chi è del settore ed è libero a quell'ora. Senza preventivo, potete anche chiedere al cliente di accettare il prezzo: riceve il link con le voci, e accetta con un codice e la firma. Premiamo Crea il lavoro. Se la squadra quel giorno ha già altri lavori, l'avviso ve lo dice. Urgenza apre lo stesso modulo, già su urgente, per oggi. E se nel listino c'è la maggiorazione dell'urgenza, si aggiunge da sola alle voci. Nella prossima lezione apriamo la scheda del lavoro.
Il testo della lezione
Cliccando un lavoro si apre la sua scheda. Nel Riepilogo, la linea del tempo dice a che punto è: creato, pianificato, cominciato, fatto e fatturato. Il prossimo passo è segnato. Sotto c'è il lavoro com'è: la fase, quando, il responsabile, il preventivo da cui nasce. E Da fare per questo lavoro dice cosa manca ancora, per esempio il permesso di suolo pubblico da chiedere. Poi il cliente, con il suo telefono, e il posto. E chi ci va: la squadra, le altre persone, e i mezzi. Le voci del lavoro le vede solo l'ufficio. Da incassare è l'importo che il tecnico trova alla chiusura. Con Aggiungi dal listino mettete le voci in più. Più giù si modifica tutto: titolo, settore e servizio, cliente, cantiere e indirizzo, le note interne, la squadra, il responsabile, i mezzi e le attrezzature. Se un mezzo serve già a un altro lavoro, al salvataggio arriva l'avviso. Il giorno e l'ora, invece, si cambiano con Sposta. In fondo ci sono i pagamenti chiesti al cliente, i file del lavoro, e lo storico, con chi ha fatto cosa. In Azioni, in cima, il passo successivo: Pianifica o Sposta, Comincio, Chiudi il lavoro, e Fai pagare online. Poi le parti del lavoro: qui il trasloco, con il materiale usato e i danni. Sotto, tutto il resto: la chat sul lavoro, il QR del posto da lasciare al cliente, costi e margine, il documento di trasporto, i permessi di suolo pubblico e ZTL, un noleggio, un'email al cliente, un processo, una parte in più, o l'annullamento del lavoro. Nella prossima lezione vediamo Pianifica e Sposta.
Il testo della lezione
Un lavoro senza giorno è da pianificare. Dalla sua scheda, Azioni, Pianifica. Scegliete l'inizio e la fine. Se l'ora l'avete concordata con il cliente, accendete Ora concordata col cliente: Ottimizza il giro, nella Pianificazione, non la sposterà. Poi la squadra, i mezzi e le attrezzature. Il mezzo che il servizio usa di solito è già proposto. In Avvisa il cliente, Manda l'avviso adesso spedisce subito la conferma, con il testo già pronto. Promemoria il giorno prima parte il pomeriggio prima, e se l'appuntamento si sposta, riparte per il giorno nuovo. Scegliete come: per email, su WhatsApp, o per SMS. Premiamo Invia. Il lavoro passa a Pianificato, ed entra in agenda e nel calendario del mezzo. Se quel giorno la squadra ha già altri lavori, l'avviso ve lo dice, e lo stesso se un mezzo è già impegnato. Su un lavoro già in agenda, lo stesso pulsante diventa Sposta: cambiate giorno, ora, o squadra, e il promemoria riparte per il giorno nuovo. Per spostarne tanti insieme, dall'elenco c'è Sposta di giorno. Nella prossima lezione vediamo la Pianificazione.
Il testo della lezione
In Pianificazione ogni riga è una persona, come nei calendari Google. I lavori sono colorati come la loro squadra; gli appuntamenti di Google e le prenotazioni dei mezzi sono in grigio; le sovrapposizioni, in rosso. Con Oggi e con le frecce cambiate giorno. Giorno o Settimana decide quanto vedete. E le righe possono essere le persone, i mezzi, o le attrezzature. Potete restare su una squadra, o su un settore: restano le sue persone e i suoi mezzi. A tutto schermo la Pianificazione prende tutto lo spazio, ed Esci la riporta com'era. In cima c'è il meteo del giorno, e su ogni lavoro quello del posto, all'ora di inizio. Un bordo giallo vuol dire pioggia, vento forte, gelo o caldo, per i settori all'aperto. E il giorno prima, alle cinque del pomeriggio, la campanella avvisa dei lavori con il brutto tempo. Per spostare un lavoro, trascinatelo su un altro orario, o sulla riga di un'altra persona. Il lavoro si sposta, e chi lo fa lo trova nel suo Oggi. A destra ci sono i lavori da pianificare. Trascinateli su una persona e su un orario, oppure aprite Primi orari liberi, e sceglietene uno. Un clic su un lavoro apre la sua scheda. E Nuovo lavoro c'è anche qui: senza data finisce fra quelli da pianificare, pronto da trascinare. Nella prossima lezione: Ottimizza il giro, Chi fa i lavori, e la settimana proposta da Work.
Il testo della lezione
Ottimizza il giro mette in fila i lavori di una squadra, o di una persona, con meno strada: parte dalla sede e ci torna. Si spostano solo i lavori non ancora cominciati, e quelli con l'ora concordata col cliente restano fermi. Scegliete la squadra. Con Aggiungi lavori da pianificare ci mettete anche quelli senza giorno: entrano nel giro dove costano meno strada. Con la pausa pranzo, scegliete da che ora e quanto dura: un lavoro breve non la scavalca, e comincia dopo; un lavoro di più di mezza giornata la tiene dentro. Sotto c'è la proposta: l'ordine, l'ora di oggi e quella nuova, e la strada. Con Google collegato i tempi sono con il traffico; senza, sono in linea d'aria. Niente si sposta finché non premete Applica. Premiamo Applica: i lavori si spostano, e quelli aggiunti entrano in agenda. Chi fa i lavori sceglie chi ha la sua riga in Pianificazione. L'ufficio e l'amministrazione si tolgono: non compaiono più, a meno che quel giorno abbiano un lavoro. Lo stesso si cambia nella scheda in Rubrica, con Fa i lavori. Nella prossima lezione andiamo sul posto, con Oggi, dal telefono.
Il testo della lezione
Sul posto si lavora dal telefono, con Oggi: i lavori del giorno, in ordine di ora. Con le frecce, o con la data, si cambia giorno. Chi organizza sceglie anche la squadra. In cima, quanti lavori ci sono da fare, in corso e già fatti; chi è di turno adesso, e le urgenze ancora da prendere. Ogni lavoro ha l'ora, il cliente, l'indirizzo, e il meteo di quell'ora. Con Google collegato, c'è anche la strada dal lavoro prima, e a che ora partire, con il traffico. Sotto, i pulsanti piccoli: la carta fa pagare online, con il QR da far inquadrare al cliente; Portami lì apre il navigatore; e il telefono chiama il cliente. Arrivati, Comincio. Il telefono segna la posizione e, se serve, il cliente firma all'arrivo, per confermare l'ora. Comincio adesso. Il lavoro passa In corso, e in ufficio lo vedono subito. Adesso il pulsante grande è Chiudi il lavoro. Se il lavoro ha delle parti, compaiono anche i loro pulsanti: il giro di controllo delle disinfestazioni, la scheda dell'autospurgo, o il cassone. In cima, in rosso, i lavori dei giorni scorsi ancora da chiudere; in fondo, quelli già fatti. Nella prossima lezione chiudiamo il lavoro, con le foto e la firma del cliente.
Il testo della lezione
Finito il lavoro, Chiudi il lavoro. Prima, cosa è stato fatto: due righe, che leggono l'ufficio e il cliente. Poi le foto, scattate dal telefono: fino a dieci. Il cliente firma con il dito, e si scrive il suo nome. Il telefono segna anche l'ora e il posto dell'uscita. Nelle quantità, per le voci a consuntivo, si scrive quanto è stato fatto davvero: qui i metri cubi. Si fattura questo, e l'importo si ricalcola da solo. In Voci in più si aggiunge, dal listino, quello che si è trovato sul posto: va in prefattura insieme al lavoro. Poi il pagamento. Ha pagato: quanto, e come, in contanti, con la carta, con un bonifico o un assegno. Non ha pagato: resta da incassare. Oppure, paga con la fattura. Se è andata male, o il cliente non vuole, si spegne la richiesta della recensione. E dove il lavoro li comporta, ci sono anche i rifiuti prodotti e i prodotti usati, già compilati con quelli di sempre. Premiamo Chiudi. Il lavoro è Fatto, e in ufficio arrivano il resoconto, la firma, e l'incasso. Nella prossima lezione vediamo cosa succede dopo la chiusura.
Il testo della lezione
Un lavoro chiuso si apre in sola lettura. La linea del tempo arriva a Fatto, con l'ora e il nome di chi ha firmato, e poi a Fatturato. In Lavoro fatto c'è tutto: quando è cominciato e finito, il tempo sul posto, chi l'ha chiuso, il resoconto, la firma e il pagamento. Le foto sono fra i file. Rapportino scarica il PDF. Manda il rapportino lo spedisce al cliente, con il PDF allegato, dalla casella dell'azienda: le risposte arrivano a voi, e l'invio resta nello storico. Chiuso il lavoro, nasce la prefattura in Contabilità, con le voci e le quantità vere. Se il cliente ha pagato sul posto, è già incassata. Il link apre la fattura, da controllare e mandare in Fatture in Cloud. Costi e margine dice quanto ha reso il lavoro: il ricavo, meno le ore delle persone, i mezzi, il materiale e le note spese. Qui si assegnano anche le fatture dei fornitori, come lo smaltimento o un noleggio. Se un lavoro è stato chiuso per sbaglio, Riapri lo rimette in corso: il resoconto e la firma restano nello storico. E dall'elenco, la vista Da fatturare raccoglie i lavori chiusi che non sono ancora in una fattura. Nella prossima lezione: l'agenda, il calendario, la mappa e la bacheca.
Il testo della lezione
Il menu Viste raccoglie altri modi di guardare i lavori: Agenda, Bacheca, Calendario e Mappa. Sotto ci sono anche i costi e i margini, la CO₂ per cliente, i documenti di trasporto e i permessi. L'Agenda ha una riga per squadra e una colonna per giorno. Trascinate un lavoro da Da pianificare nella casella giusta, o da una casella all'altra: l'ora resta quella, e cambia la squadra. In rosso, quelli passati e non chiusi. La Bacheca ha una colonna per stato. Trascinando una scheda si cambia stato: in Pianificato chiede il giorno, in Annullato il motivo; il lavoro però si chiude dalla scheda, con il resoconto. Ogni scheda dice da quanti giorni è ferma lì: gialla dopo sette, rossa dopo quattordici. In alto si sceglie il settore, si cerca un cliente, e si passa fra i miei e tutti. Il Calendario mostra il mese: i lavori in arancio, i sopralluoghi in blu, con i filtri per tipo e per settore. Trascinando una voce su un altro giorno la spostate: l'ora e la durata restano quelle. La Mappa mostra i lavori della settimana, con un colore per squadra, e i sopralluoghi in blu. Un clic su un punto apre il lavoro. Quelli con l'indirizzo non trovato sono sotto la mappa: si correggono con Cerca l'indirizzo, nella loro scheda. Con questa lezione il giro dei Lavori è completo. Nelle lezioni brevi vediamo le pagine collegate: la qualità, le recensioni, il QR del posto e i margini.
Il testo della lezione
I controlli qualità sono nel menu Qualità. In Impostazioni qualità decidete chi controlla e in quali comuni o province, le checklist di cosa guardare, i pesi, e ogni quanto controllare. Sotto c'è l'affidabilità di chi lavora sugli appalti, da uno a cinque: le persone non la vedono. Nel Giro dei controlli ogni appalto ha un punteggio: la criticità, i disservizi, il valore e i controlli passati, più la persona più a rischio fra chi ci lavora. Il punteggio decide ogni quanto controllarlo, e a chi tocca. Le viste sono il mio giro, tutto il giro della settimana, quelli in ritardo, tutti gli appalti, e quelli senza controllore. In Azioni, Perché spiega il punteggio voce per voce, e Criticità e squadra si cambiano a mano. Sul posto, dal telefono, Fai il controllo. Si sceglie la checklist, e si segna ogni voce: a posto, o non a posto, con una nota. Poi le foto, chi ci lavora, l'esito e un voto. Un esito Male apre da solo un disservizio sull'appalto, con le voci non a posto e le foto. I controlli sono a sorpresa: le squadre non vedono né le date né i punteggi. Ogni controllo finisce in Controlli fatti, e cambia subito il punteggio, e quindi quando tornarci. Nella prossima lezione: le recensioni dopo il lavoro.
Il testo della lezione
Il giorno dopo la chiusura, alle dieci, il cliente riceve un link per dare da una a cinque stelle: per email, su WhatsApp o per SMS. Si accende da Impostazioni, Dati dell'azienda, con il link della vostra pagina Google. In Recensioni le trovate tutte: chi ha votato, con il voto e il commento; chi deve ancora votare; quelle non partite, e quelle non chieste, con il perché: un reclamo aperto, una richiesta negli ultimi sei mesi, o il cliente che non vuole. Con quattro o cinque stelle il cliente viene invitato su Google, e Su Google dice se ha aperto la pagina. Con una, due o tre stelle nasce un disservizio. In Disservizi ci sono i servizi resi male, dal più importante: la priorità somma la gravità, il tipo di cliente, il ritardo, e quanti altri ce ne sono stati sullo stesso appalto. Nascono dalle recensioni, dai controlli qualità, dai ticket, o con Nuovo disservizio. Nella scheda: Prendi in carico, Rimedia, che crea il lavoro di recupero, Risolto, e Chiudi quando il cliente conferma. Ogni passo ha la sua scadenza, decisa dalla gravità. Nella prossima lezione: il QR del posto, e come si segnala un sinistro.
Il testo della lezione
Dalla scheda del lavoro, Azioni, QR del posto scarica l'etichetta da lasciare al cliente: sul portone, nel locale tecnico, o vicino al quadro. Chi arriva inquadra il QR con il telefono, e si apre Sul posto, con i lavori di oggi in quel posto. Sono arrivato segna l'ora e la posizione. Andando via, Me ne vado. Vale come prova di essere stati sul posto, con l'ora e la distanza dal punto giusto. Se succede qualcosa, come un incidente con un mezzo, un danno a un cliente, o una persona che si fa male, dal menu Qualità c'è Segnala un sinistro. Si sceglie che cos'è, quando e dove, e com'è andata. Poi chi era coinvolto, il mezzo, il lavoro e l'altra parte; il danno stimato, la constatazione amichevole, e le foto. Chi segue le polizze riceve subito l'avviso: la denuncia all'assicurazione va fatta entro tre giorni, all'INAIL entro due. Sotto ci sono i sinistri che avete segnalato, con il loro stato. Nella prossima lezione: i costi e i margini dei lavori.
Il testo della lezione
In Viste, Costi e margini mostra i lavori chiusi con quanto hanno reso: il ricavo, dalla fattura o dal preventivo, meno le ore delle persone, i mezzi, il materiale, le note spese e i costi scritti a mano. In cima c'è il riepilogo del periodo: quanti lavori, il ricavo, i costi e il margine. Le viste sono questo mese, il mese prima, quest'anno, e quest'anno per settore; e si raggruppa anche per cliente. Dettaglio apre i costi di un lavoro. Assegna una fattura di un fornitore mette fra i costi tutta la cifra, o una parte: lo smaltimento, un noleggio, un subappalto. Aggiungi un costo o un ricavo serve per quello che non ha una fattura. Se un margine sembra troppo alto, di solito manca un costo: una fattura non ancora assegnata, o le ore di chi non ha il costo orario, in Azienda, Dipendenti. In fondo, la CO₂ dei mezzi del lavoro, che per cliente è in CO₂ per cliente. Con questa lezione il corso Lavori è finito. Per qualunque domanda, c'è Chiedi, in basso a destra.
Incassare: riscossioni e solleciti
Farsi pagare senza rincorrere: chi deve pagare e da quanto, i solleciti a gradini fino alla PEC e al legale, gli incassi online e l'estratto conto che segna da solo le rate incassate.
Il testo della lezione
In Contabilità, Entrate, Riscossioni, c'è chi vi deve pagare: le rate delle fatture emesse, che arrivano ogni mattina da Fatture in Cloud, o subito con Aggiorna da Fatture in Cloud. Quelle senza fattura le scrivete voi, con Nuova rata. Le rate sono raggruppate per cliente, con il totale. Su ogni riga: la fattura, la scadenza con i giorni di ritardo, il sollecito già mandato, l'importo, e quanto manca da incassare. Le viste dicono da quanto sono scadute: da incassare, scadute, oltre novanta giorni. Poi le contestate e i piani di rientro, quelle passate al legale, e le incassate. In Azioni, sulla riga: Incasso registra un pagamento arrivato, con il giorno e il conto. Sollecita ora prepara il gradino giusto del sollecito; e Contestata, piano, stralcio cambia lo stato, con il perché. Non sollecitare questo cliente lo toglie dai solleciti automatici; Blocca il cliente ferma i nuovi lavori finché non paga. E spuntando più rate, le stesse azioni le fate a tutte insieme.
Il testo della lezione
Chi è in ritardo sale di un gradino alla volta: promemoria, sollecito e ultimo avviso, per email; poi la messa in mora con la PEC, la pratica al legale, e il decreto ingiuntivo. Ogni mattina gestire.it prepara il gradino giusto, cliente per cliente. In Impostazioni, Solleciti, scegliete dopo quanti giorni scatta ogni gradino, e se le tre email partono da sole. Fra un passo e l'altro passa almeno una settimana. Nelle altre schede ci sono l'IBAN, il legale, il tasso di mora, la firma, e il testo di ogni gradino. Nella pagina Solleciti, Da confermare sono quelli già preparati, che aspettano voi; Inviati, quelli partiti. Per ognuno: il cliente, il gradino, l'importo, e gli interessi di mora dall'ultimo avviso. Rileggi e manda apre il testo: lo correggete se serve, e parte. La PEC, il legale e il decreto aspettano sempre questa conferma. Annulla lo toglie, senza mandarlo. Ci si ferma da soli quando il cliente paga, contesta, è in un piano di rientro, o ha un addebito in corso. E se paga mentre il sollecito aspetta, alla conferma si annulla da solo.
Il testo della lezione
In Contabilità, Entrate, Incassi online, c'è tutto quello che i clienti pagano con Stripe: le fatture con Paga online, gli acconti e i saldi chiesti sui lavori, con il QR, le caparre, e gli addebiti automatici. Per ognuno: quando è stato chiesto e da chi, per cosa, il cliente, l'importo e lo stato. Le viste: tutti, da pagare, pagati, e da controllare, per esempio quando il cliente ha pagato un importo diverso da quello chiesto. Su un pagamento ancora da fare, in Azioni, QR e link lo rimostra: da far inquadrare al cliente, o da mandargli. Annulla lo chiude, e il link non vale più. Su un pagamento riuscito c'è Rimborsa, anche solo una parte. Su un addebito automatico non riuscito, Riprova l'addebito: il vecchio si chiude solo quando il nuovo è partito. Quando il cliente paga, l'incasso si registra da solo, la rata si segna incassata in Riscossioni, e se la fattura viene da Fatture in Cloud, anche lì risulta pagata.
Il testo della lezione
In Contabilità, Entrate, Estratto conto, caricate il file della banca o della carta: CSV, Excel, o CAMT dal home banking. Con Carica estratto scegliete il conto, e trascinate il file. Ogni entrata cerca la sua rata. Se la causale cita il numero della fattura e l'importo è lo stesso, la rata si segna incassata da sola; se l'abbinamento è solo probabile, resta da confermare. Le viste: da confermare, da abbinare, abbinati, ignorati, e tutti i movimenti. Su ogni riga: Conferma; Abbina, o Un'altra rata, per sceglierla voi; o Ignora, per un giroconto o un rimborso. Le uscite vanno in Documenti mancanti: per ognuna serve la fattura, o la ricevuta, del fornitore. Le vedete una per una, o raggruppate per fornitore. E Copertura dice per quali mesi, e per quali conti, l'estratto c'è già: così sapete cosa manca da caricare.
Le funzioni speciali
In un minuto e mezzo le cose che fanno la differenza: l'assistente al telefono, WhatsApp condiviso, la firma online, la pianificazione con meteo e traffico, il lavoro chiuso dal telefono, le riunioni, Fatture in Cloud, Stripe e i solleciti, la raccomandata, Paperless, il consulente e l'AI.
Il testo della lezione
Un cliente chiama alle otto di sera. Risponde l'assistente telefonico: capisce cosa serve, registra la richiesta e, se è urgente, la passa a chi è di turno. Su WhatsApp la stessa conversazione la vedono il cliente, l'ufficio e il tecnico: nessuno deve inoltrare niente. Il preventivo nasce dal listino, parte con un clic e il cliente lo firma dal telefono, con il dito. Voi sapete quando l'ha aperto. In Pianificazione ogni lavoro ha il suo posto, il meteo del giorno e la strada col traffico vero. Ottimizza il giro propone l'ordine con meno chilometri, e voi decidete. Quando la squadra è vicina, al cliente arriva da solo: stiamo arrivando. Sul posto, anche senza rete: foto, firma del cliente, incasso. Il lavoro chiuso è già una prefattura. La riunione la organizza gestire.it: trova l'orario in cui tutti sono liberi, chiede conferma su WhatsApp, mette il link Meet e alla fine manda il verbale con chi fa cosa. Le fatture vanno in Fatture in Cloud, gli incassi arrivano con Stripe e i solleciti partono da soli. Una raccomandata parte dal gestionale, e la cartolina di ritorno torna nella scheda. I documenti si archiviano con Paperless, il consulente del lavoro ha la sua area, e la vostra AI lavora dentro gestire.it. Tutto questo in un posto solo. gestire.it.
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