L'urgenza delle 23 arriva a chi è di turno, e qualcuno la prende

Il pronto intervento che dipende dal telefono del titolare

Una fogna che rigurgita il sabato sera, un allagamento alle due di notte, una caldaia ferma la vigilia di Natale. Chi offre un pronto intervento 24 ore sa che la chiamata arriva quasi sempre allo stesso numero, e che il resto dipende da chi risponde: chi è di turno questa settimana? L'ha visto il messaggio? E se non risponde, chi chiamo?

Il modulo Pronto intervento di gestire.it, dentro Lavori, risponde a queste tre domande senza fogli dei turni appesi in bacheca e senza giri di telefonate.

La reperibilità dei tecnici da una settimana tipo

Una volta sola, in Impostazioni → Pronto intervento, scrivete la settimana tipo: le fasce di reperibilità (per esempio le notti feriali, il fine settimana e i festivi) e per ognuna il tecnico o la squadra, il commerciale e la riserva. Con «Salva e prepara i turni» nascono i turni delle prossime quattro settimane, e quelli dopo si preparano da soli.

In Lavori → Pronto intervento → Reperibilità vedete i turni e chi è di turno adesso. Uno scambio fra colleghi si fa con «Cambia» sul turno, senza rifare il calendario.

L'urgenza avvisa chi è di turno, e poi la riserva

Arriva la chiamata: nella richiesta si preme «Pronto intervento» e si scrive cosa succede. Chi è di turno riceve subito l'avviso nella campanella, sul telefono e, se l'avete acceso, su WhatsApp, con il link «La prendo io». Chi la prende per primo la ha; gli altri ricevono l'avviso che è già presa.

Se nessuno la prende entro i minuti che avete impostato (di partenza 15), l'avviso passa alla riserva e, se ancora nessuno risponde, al titolare. In Lavori → Pronto intervento → Urgenze vedete per ogni urgenza chi è stato avvisato, chi l'ha presa e dopo quanto: dati utili quando un cliente dice «vi ho chiamato e non è venuto nessuno».

Dal centralino: la chiamata persa fuori orario diventa un'urgenza

Con il centralino collegato, in Impostazioni → Pronto intervento, sezione «Dal centralino», scegliete le linee delle urgenze e quando vale: «Fuori orario» (notte, sabato, domenica e festivi) o «Sempre». Una chiamata persa su quelle linee cerca il numero fra le richieste aperte e in Rubrica, oppure crea una richiesta nuova, e avvisa chi è di turno. Nessuno deve inoltrare niente, e la stessa chiamata non crea due urgenze.

Maggiorazioni notturne e festive già nel preventivo

Nelle stesse impostazioni scrivete le percentuali di maggiorazione (notturna, del sabato, festiva, con l'orario della notte) e il diritto di chiamata. Quando dalla richiesta urgente nasce il preventivo, entrano da sole come voci, e si cambiano come tutte le altre. «Maggiorazione urgenza» nel menu Altro le aggiunge o le rifà, e lascia scegliere quale maggiorazione applicare. Il cliente sa subito cosa paga, e il tecnico non deve ricordarsi di aggiungere niente.

Le ore di reperibilità in busta paga

A fine mese, in Reperibilità, «Riepilogo del mese» conta per persona i turni e le ore, divise fra feriali, sabato e domenica o festivi, per ruolo (tecnico, squadra, commerciale, riserva), con gli interventi presi. Lo stesso foglio «Reperibilità» è nell'Excel delle presenze che va al consulente del lavoro, insieme a presenze, ferie e permessi: l'indennità si paga sui turni fatti, non su un foglio ricostruito a memoria.

Per chi serve

Il modulo è pensato per chi deve garantire un'uscita in emergenza: autospurgo e disostruzioni, manutenzione di impianti e caldaie, idraulici ed elettricisti, servizi per condomini e aziende con contratti che prevedono la reperibilità. È incluso in Lavori e spento di serie: si accende in Impostazioni → Moduli, e si può provare per 30 giorni.

Provatelo con i vostri turni

In una dimostrazione scriviamo insieme la vostra settimana tipo e facciamo partire un'urgenza di prova: vedete l'avviso arrivare sul telefono di chi è di turno, e cosa succede se non risponde.