La gestione di ferie e permessi, senza messaggi sparsi
Le ferie chieste a voce in corridoio, il permesso mandato su WhatsApp al capo, il calendario appeso in ufficio con le correzioni a penna. A fine mese qualcuno deve ricostruire tutto per il consulente del lavoro, e nessuno è sicuro di cosa sia stato approvato.
In gestire.it ogni dipendente apre «Ferie e permessi» dal telefono, nel gruppo «Presenze», e vede in alto i suoi saldi. Da lì:
- «Chiedi ferie»: primo e ultimo giorno;
- «Chiedi un permesso»: alcune ore di un giorno, con il giustificativo (per esempio ROL);
- «Malattia e altre richieste»: con il numero del certificato INPS, vale subito;
- «Lutto»: per chi, la data del decesso e i giorni, con il certificato o l'autocertificazione allegati.
Quando arriva la risposta arriva l'avviso; finché la richiesta è in attesa si può ritirare.
Approvare in un clic, anche tutte insieme
Chi gestisce le persone trova le richieste da approvare in cima. «Approva» oppure «Rifiuta», con il perché che arriva a chi ha chiesto; per tante richieste ci sono «Approva selezionate» e «Approva tutte». Con «Registra per qualcuno» si segna un'assenza al posto di un collega, e vale subito.
Il motivo di un'assenza può essere un dato sanitario: lo vedono solo la persona e chi gestisce l'azienda, e non compare mai negli avvisi. Per il lutto il software controlla i 3 giorni lavorativi entro 7 giorni dal decesso, e con «Regola del lutto» decidete se valgono all'anno o per ogni lutto, come dice il vostro contratto.
I saldi partono dall'ultimo cedolino caricato, quando il cedolino li riporta: ferie in giorni lavorativi, ROL ed ex festività in ore, con già tolto quello approvato dopo. Se lo accendete, chi ha accumulato troppe ferie riceve ogni mese un promemoria per prenderle.
Le ferie approvate contano anche nel lavoro di tutti i giorni: la pagina «Oggi» dell'area Azienda dice chi è fuori oggi e nei prossimi 7 giorni, e la pianificazione delle squadre non propone chi è in ferie.
La rilevazione presenze dall'app sul telefono
gestire.it si installa sul telefono come app web. Chi lavora in ufficio o da casa apre «La mia giornata» e preme «Inizio la giornata», scegliendo dove lavora; poi «Pausa» e «Riprendo», e alla fine «Fine della giornata» con due righe su cosa ha fatto. Se si dimentica di chiudere, il giorno dopo gli viene chiesta l'ora della fine. Chi gestisce trova tutte le ore in «Giornate in sede», pause tolte.
Chi lavora presso i clienti, con il modulo Cantieri e appalti, apre «In cantiere» e preme «Sono arrivato» e «Me ne vado». Il telefono chiede la posizione solo in quei due momenti: serve a dire che si era sul posto, non segue nessuno mentre lavora. In «Presenze in cantiere» chi gestisce vede arrivi, uscite e ore, e chi era fuori zona (fuori dal raggio dell'appalto: di partenza 300 metri, si allarga o si stringe sulla mappa del cantiere); un'uscita dimenticata si corregge con «Correggi gli orari», scrivendo il perché. Le ore in cantiere entrano nel costo del personale dei lavori.
Il calendario del mese e l'Excel per il consulente
Il «Calendario» delle presenze mostra il mese persona per persona: le richieste ancora da approvare sono tratteggiate e non contano nei totali. Un clic su una casella e si scrivono le ore lavorate, con straordinario, notturne, trasferta o festive; ognuno può scrivere le sue. Gli «Orari» di ognuno si scrivono una volta come settimana tipo e si copiano sugli altri.
«Excel per il consulente» scarica il mese con il riepilogo in parole, il calendario con i codici, i giustificativi, i buoni pasto e, con il pronto intervento, la reperibilità. Come si lavora poi con lo studio paghe lo raccontiamo in buste paga e consulente del lavoro.
Volete vedere il vostro mese di presenze già pronto per il consulente? Chiedeteci una dimostrazione.
Domande frequenti
Serve installare un'app?
No: gestire.it si apre dal browser del telefono e si aggiunge alla schermata Home come un'app web. Ferie, permessi e presenze si fanno da lì.
La rilevazione presenze usa il GPS del telefono?
Solo in «In cantiere», e solo quando si preme «Sono arrivato» o «Me ne vado». In «La mia giornata», per chi lavora in sede o da casa, si sceglie dove si lavora senza posizione.
Il dipendente vede i suoi saldi di ferie e permessi?
Sì, in cima a «Ferie e permessi»: ferie, ROL ed ex festività dall'ultimo cedolino, con già tolto quello approvato dopo.
Chi vede il motivo di una malattia?
Solo la persona e chi gestisce l'azienda (e il consulente del lavoro, per il lutto). Negli avvisi il motivo non compare mai.
Come arrivano le presenze al consulente del lavoro?
Con «Excel per il consulente», che scarica il mese con riepilogo, codici, ore e totali; oppure il consulente lo scarica da solo dal suo Studio.
Si possono segnare straordinari e trasferte?
Sì: nel calendario delle presenze, per ogni giorno, le ore ordinarie, di straordinario, notturne, in trasferta e festive. Entrano nell'Excel del mese.
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