I documenti dell'azienda, cercati anche nel testo e già al loro posto

Il documento che c'è, ma nessuno sa dove

La visura è nella posta di qualcuno, il cedolino di marzo in una cartella condivisa, la polizza del furgone stampata in un raccoglitore, l'F24 allegato a un'email del commercialista. Quando servono, si cercano a memoria. E quando arrivano, qualcuno deve scaricarli, rinominarli e metterli nel posto giusto.

gestire.it affronta la gestione dei documenti aziendali in due modi: un archivio unico in cui si cerca tutto, anche dentro il testo, e un sistema che smista da solo i documenti che arrivano.

L'archivio: Paperless dentro il gestionale

L'archivio si appoggia a Paperless, il programma di archiviazione digitale dei documenti che legge i PDF e le scansioni e ne riconosce il testo. Si collega una volta in Contabilità → Impostazioni → Paperless, con tre passi: «Collega Paperless», «Crea il campo Codice fiscale / P.IVA» e «Chi vede cosa».

Da lì, in Contabilità → Archivio documenti:

• si cerca una parola, anche nel testo del documento, senza aprire Paperless;
• si filtra per tipo, corrispondente, etichetta e anno;
• su ogni documento ci sono «Anteprima», «Scarica» e «Apri in Paperless».

Grazie al campo «Codice fiscale / P.IVA», i documenti di un dipendente, di un fornitore o di un cliente si aprono anche dalla sua scheda in Rubrica. I documenti nuovi si caricano in Paperless come siete abituati: per email, da una cartella, dallo scanner.

Chi vede cosa, per tipo e per etichetta

Non tutti devono vedere tutto. In «Chi vede cosa» decidete per ogni tipo di documento chi lo vede: chi ha la Contabilità, chi gestisce l'Azienda, solo gli admin, oppure persone scelte. Lo stesso per le etichette, come «Riservato» o «Direzione»: per vedere un documento servono sia il tipo sia l'etichetta. I propri documenti, quelli con il proprio codice fiscale, ognuno li vede sempre. Le regole stanno in gestire.it e valgono per chi entra dal gestionale, con i permessi di ogni persona.

I documenti che arrivano vanno da soli al posto giusto

Molti documenti non vanno solo archiviati: devono finire in una pratica precisa. gestire.it legge quelli che arrivano dalla PEC dell'azienda e da Paperless e li smista:

• le fatture dei fornitori arrivate in Paperless diventano spese «da controllare» in Contabilità, come quelle delle caselle di posta (vedi contabilità e fatture);
• i verbali delle multe e i pedaggi non pagati vanno in Risorse → Multe;
• gli atti legali (citazioni, decreti ingiuntivi, diffide) aprono la pratica in Azienda → Pratiche legali, o si aggiungono a quella con lo stesso numero di ruolo;
• le polizze e le quietanze di rinnovo entrano in Azienda → Assicurazioni, con il modulo Sinistri e assicurazioni.

Ogni volta arriva l'avviso a chi deve controllare. Niente parte verso Fatture in Cloud da solo.

I documenti dei consulenti, archiviati dove servono

Commercialista, consulente del lavoro, consulente della sicurezza e avvocato lavorano nel loro Studio dentro gestire.it e rispondono alle vostre richieste con i PDF. Quando un consulente allega un documento, l'intelligenza artificiale lo legge e lo archivia da sola: cedolini e CU nelle buste paga, verbali e DVR sull'obbligo della sicurezza, gli attestati sul corso della persona, gli atti sulla pratica legale, bilanci, dichiarazioni e quietanze nell'archivio di Paperless.

Vi arriva un avviso con cosa è andato dove. Se l'AI non è sicura, il documento resta «da confermare»: dalla richiesta premete «Archivia» e scegliete dove va, oppure «Lascia com'è».

I documenti delle persone, con le scadenze

Per i documenti dei dipendenti (contratti, attestati, documenti d'identità) c'è Azienda → Documenti: con «Scade il» arriva l'avviso 30 giorni prima, con «Richiedi documento» lo chiedete al dipendente, che lo carica da «Documenti richiesti», e con «Manda da firmare» lo fate firmare.

Provatelo con i vostri documenti

In una dimostrazione colleghiamo un archivio di prova e vi mostriamo la ricerca nel testo, le regole di «Chi vede cosa» e un documento del consulente che si archivia da solo.