Il gestionale per le imprese di pulizia che lavorano su tanti appalti

Un gestionale per le pulizie, pensato per gli appalti

Un'impresa di pulizia vive di appalti: la scala B del condominio tre volte a settimana, gli uffici ogni sera, la palestra il sabato mattina. Le persone sono tante, spesso con turni brevi e in luoghi diversi, e le domande del titolare sono sempre le stesse. Chi è andato davvero? Per quante ore? Il cliente si è lamentato? E a fine mese, quanto ci è costato quell'appalto rispetto al canone?

Per le pulizie gestire.it non ha un modulo con un nome a parte: si usano i Lavori, il modulo Cantieri e appalti e la fatturazione ricorrente, che insieme coprono la giornata tipo. Ve lo diciamo così com'è, perché è quello che ritroverete aprendo il software. Cantieri e appalti, con le presenze negli appalti e i controlli qualità, è compreso nei piani Professionale e Completo e si accende da Impostazioni → Moduli (prova gratis per 30 giorni, oppure «Chiedi l'attivazione»).

Ogni appalto con il suo indirizzo e il suo listino

In Rubrica → «Cantieri e appalti» ogni luogo di lavoro è una scheda: «Condominio Aurora, scala B», con il cliente, i referenti sul posto e il listino dei prezzi concordati per quell'appalto, che vedono chi pianifica e chi fa i preventivi. Quando un appalto finisce si spegne «Attivo» e resta nello storico; con «Duplica» se ne prepara uno simile in un minuto.

Interventi in agenda e canone fatturato da solo

Nella scheda del cliente o dell'appalto, «Fatturazione ricorrente» tiene le voci che si fatturano a ogni periodo: un canone fisso (ogni mese, bimestre, trimestre, semestre o anno) oppure a consuntivo, cioè per ogni intervento chiuso nel periodo. Accendendo «Crea gli interventi in Agenda» si scelgono i giorni della settimana, l'ora, la durata e la squadra: ogni notte nascono in agenda gli interventi delle prossime quattro settimane, fuori dai periodi sospesi. Lunedì, mercoledì e venerdì alle 6:30 non vanno più ricopiati a mano.

Le fatture del periodo nascono ogni mattina tra le prefatture della Contabilità, una per cliente o una per appalto, oppure partono direttamente verso Fatture in Cloud se lo scegliete. Un registro impedisce di fatturare due volte lo stesso periodo, e «Sospendi» o «Salta un periodo» coprono la chiusura estiva degli uffici. Per un lavoro straordinario, come la pulizia di fine cantiere, in pianificazione «Primi orari liberi» propone quando infilarlo.

Chi c'era e per quanto: arrivo e uscita dal telefono

In «In cantiere», dal telefono, l'addetta preme «Sono arrivato» quando entra nell'appalto e «Me ne vado» quando esce. La posizione si legge solo in quei due momenti: nessun tracciamento durante il turno. Chi gestisce apre «Presenze in cantiere» e vede arrivi, uscite, ore e chi ha segnato la presenza «fuori zona». Se qualcuno dimentica l'uscita, «Correggi gli orari» chiede il perché e lo lascia scritto. Per i clienti fissi si può stampare il «QR del posto» da lasciare lì: inquadrandolo si segnano arrivo e uscita.

Le ore in cantiere, moltiplicate per il costo aziendale di ognuno, entrano nei costi di ogni lavoro: con la gestione delle commesse e dei margini vedete quale appalto rende e quale no.

Controlli qualità a sorpresa e reclami

Non si possono controllare tutti gli appalti ogni settimana. Con il modulo Cantieri e appalti, in Lavori → «Qualità» il «Giro dei controlli» dà un punteggio a ogni appalto (disservizi recenti, valore, controlli passati, chi ci lavora) e prepara il giro del controllore della zona, dal più urgente. Le squadre non lo vedono: i controlli restano a sorpresa. Sul posto, «Fai il controllo» segue la checklist voce per voce, con le foto; un esito «Male» apre da solo un disservizio.

I reclami diventano «Disservizi» con un responsabile e una scadenza, e «Rimedia» crea il lavoro di recupero. Il giorno dopo un intervento il cliente può dare le stelle: chi è contento riceve il link della vostra pagina Google, chi non lo è diventa un disservizio da seguire. Ne parliamo in il cliente informato.

Le persone: orari, ferie e consulente del lavoro

Con il modulo Personale ognuno ha la sua settimana tipo in «Orari», chiede ferie e permessi dal telefono e trova la busta paga nella sua pagina. A fine mese il consulente del lavoro scarica dal suo Studio l'Excel con ferie, permessi, ore e buoni pasto: i dettagli sono in presenze, ferie e permessi. Con il modulo Sicurezza sul lavoro i DPI consegnati si firmano sul telefono; con Cantieri e appalti in Azienda si stampano i tesserini di riconoscimento con il QR.

Provatelo sui vostri appalti

Mandateci l'elenco dei clienti e degli appalti con i giorni di servizio: nella dimostrazione vedrete l'agenda della settimana già piena e il canone del mese pronto da fatturare. Se partecipate a gare pubbliche per servizi di pulizia, c'è anche il modulo gare d'appalto.