La gestione del personale, dal telefono di ognuno all'ufficio
Le ferie chieste a voce nel corridoio, le buste paga mandate una per una per email, le comunicazioni importanti perse nel gruppo WhatsApp, gli attestati dei corsi in un cassetto. L'area Azienda di gestire.it è il posto delle persone: ognuno ci trova le sue cose, chi gestisce le trova di tutti. Si installa sul telefono come un'app, così chi è in cantiere chiede un permesso o carica uno scontrino senza passare dall'ufficio.
Cosa c'è nell'area
In cima al menu ci sono Oggi (il proprio riepilogo, o per chi gestisce le cose da fare e chi è fuori nei prossimi sette giorni), la Bacheca aziendale con le comunicazioni da confermare con «Ho letto», i Ruoli (chi è responsabile e chi assistente di ogni attività), il Manuale aziendale e, con il modulo Cantieri e appalti, In cantiere per segnare «Sono arrivato» e «Me ne vado».
- Presenze: La mia giornata per chi lavora in sede o da casa (inizio, pausa, fine), Ferie e permessi con le richieste dal telefono, anche per malattia e lutto, il Calendario del mese, gli Orari di ognuno e i Saldi di ferie e permessi letti dall'ultimo cedolino. Vedi presenze, ferie e permessi.
- Paghe e documenti: le Buste paga e le CU (un PDF solo con tutti si divide da solo per codice fiscale), gli Stipendi con le provvigioni, i Documenti del personale e quelli richiesti, l'Archivio documenti, Le mie note spese con la foto dello scontrino e le Note spese da approvare. Vedi buste paga e consulente del lavoro.
- Gestione, solo per chi gestisce: Dipendenti, Qualifiche e abilitazioni, Giornate in sede, Buoni pasto, Pratiche legali, Lettere di richiamo, Scrivi il manuale, il Registro degli accessi e Accessi. Altre pagine arrivano con il loro modulo:
- con Sicurezza sul lavoro: Sicurezza con DVR, nomine e verifiche a scadenza, e i DPI consegnati con la firma sul telefono;
- con Sinistri e assicurazioni: Sinistri e Assicurazioni con le polizze;
- con Cantieri e appalti: Presenze in cantiere e Tesserini di cantiere con il QR;
- con Gare d'appalto: Certificazioni e iscrizioni (SOA, ISO, Albo gestori, DURC).
I moduli Sicurezza sul lavoro, Sinistri e assicurazioni e Cantieri e appalti sono compresi nei piani Professionale e Completo; chi non li ha li accende da Impostazioni → Moduli (prova gratis per 30 giorni, oppure «Chiedi l'attivazione»).
Le scadenze della sicurezza, delle visite e dei corsi sono spiegate in sicurezza sul lavoro e scadenze.
Chi ci lavora e con quali permessi
Azienda è l'unica area che usano tutti, e ha due livelli:
- Usa: le proprie buste paga, ferie, note spese e documenti. Nessuno vede quelli dei colleghi.
- Gestisce: quelli di tutti, più dipendenti, orari, ruoli e le pagine di Gestione.
In Accessi l'amministratore decide, persona per persona e area per area, chi non entra, chi usa e chi gestisce, come spiegato nei permessi per persona. Anche un admin può tenere per sé solo le sue buste paga: deve però restare almeno una persona che gestisce quelle di tutti. Il Registro dice chi ha aperto quale busta paga o documento, chi ha caricato o eliminato, chi ha scaricato le presenze.
Il consulente del lavoro non entra qui: dal suo Studio vede dipendenti, presenze e ferie, carica buste paga e CU e scarica l'Excel del mese con il riepilogo.
Come si collega alle altre aree
Le persone sono anagrafiche della Rubrica, da cui si dà l'accesso al software con un invito per email. Ferie e permessi approvati compaiono sbarrati nella Pianificazione dei Lavori, e il costruttore dei turni del Call center ne tiene conto; le qualifiche servono alle squadre e ai controlli qualità; le polizze dei mezzi scrivono le scadenze in Risorse; con il modulo Gare d'appalto le certificazioni rispondono a «Possiamo partecipare?». Gli stipendi pagati si registrano in Contabilità. Il mese completo, dalle presenze al cedolino, è descritto nel mese con il consulente del lavoro.
In una dimostrazione vi facciamo chiedere un giorno di ferie da un telefono e lo approviamo dall'ufficio, così vedete tutto il giro.
Domande frequenti
Ogni dipendente vede la sua busta paga e basta?
Sì. Con il livello «Usa» ognuno vede e scarica solo le sue buste paga e i suoi documenti; quelle di tutti le vede solo chi gestisce l'area Azienda e il consulente del lavoro dal suo Studio.
Dobbiamo dividere a mano il PDF delle buste paga?
No. Si carica il PDF del mese, anche uno solo con tutti i cedolini, e ogni pagina va alla persona giusta dal codice fiscale. Le pagine con un codice che non è in anagrafica restano da assegnare a mano.
Le ferie si chiedono dal telefono?
Sì: da Ferie e permessi si chiedono ferie, permessi, malattia e lutto, con i saldi in vista. Chi gestisce approva o rifiuta con il motivo, e a chi ha chiesto arriva l'avviso.
Si sa chi ha letto una comunicazione?
Sì. Nella Bacheca le comunicazioni importanti chiedono «Ho letto»: chi gestisce vede chi ha confermato e lo ricorda a chi manca. Lo stesso vale per le pagine obbligatorie del manuale.
Chi decide cosa vede ogni persona?
L'amministratore dell'azienda, in Azienda → Accessi: per ogni persona e ogni area sceglie nessun accesso, usa o gestisce. Ogni cambio resta scritto nel registro.
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