Il problema dei cassoni scarrabili: sono tanti, e girano
Chi noleggia cassoni lo sa: il foglio Excel con «chi ha cosa» è aggiornato finché l'autista si ricorda di dirlo in ufficio. Un cassone lasciato in un cantiere da quattro mesi, una sosta concordata a voce e mai fatturata, il cliente che giura di averlo da due settimane: sono soldi che si perdono ogni mese.
Nel gestionale per cassoni scarrabili di gestire.it ogni cassone ha un codice, uno stato e una storia. Ogni passaggio (consegna, scambio, ritiro) si registra dal telefono nel momento in cui succede, con la posizione, le foto e, se serve, la firma del cliente. La sosta comincia a contare dalla consegna, e i giorni in più si trovano già contati quando il cassone rientra.
Chi è coinvolto
- L'ufficio prende l'ordine, pianifica la consegna sul camion giusto e tiene d'occhio i cassoni fuori da troppo tempo.
- L'autista registra consegna, scambio e ritiro dal telefono, dal lavoro della giornata o inquadrando il QR sul cassone.
- Il cliente riceve l'avviso quando la sosta concordata finisce e, nella sua area, vede i cassoni che ha in quel momento con la scadenza della sosta.
- Chi fa le fatture trova le soste da addebitare, cliente per cliente, con l'importo già calcolato.
Dove sono i cassoni, adesso
In Risorse → Cassoni ogni cassone è in deposito, da un cliente, in manutenzione o dismesso. Le viste pronte rispondono alle domande di tutti i giorni: «Dai clienti», «Da più di 90 giorni», «Oltre la sosta», «In deposito», «In manutenzione». Ogni cassone ha tipo, misure, colore o segno, costruttore e, se c'è, il localizzatore GPS. Nei tipi di cassone si scrivono la sosta di serie e la tariffa al giorno oltre la sosta: ogni consegna parte da lì, e si cambia caso per caso.
Consegna, scambio e ritiro dal telefono
L'autista apre il lavoro in «Oggi» e tocca «Cassone», oppure inquadra l'etichetta QR attaccata al cassone. Sceglie «Consegna», «Ritiro» o «Scambio»: cliente, cantiere e mezzo arrivano dal lavoro, la posizione dal telefono. Nella consegna controlla la sosta concordata; nello scambio il pieno va via, il vuoto resta allo stesso posto e la sua sosta riparte. Tutto o niente: uno scambio non lascia mai un cassone a metà.
Nel ritiro, se si porta via del rifiuto, si scrivono il codice EER, la quantità stimata, dove va e il numero del formulario fatto con Winwaste, con la foto della copia. Senza numero del FIR, un ritiro con rifiuto non si registra. Il formulario rifiuti resta in Winwaste, come lo fate oggi: non c'è un collegamento automatico, ma il numero e la copia restano sul movimento del cassone, ritrovabili in un clic.
La sosta finisce: avvisi a voi e al cliente
Ogni mattina alle 8 il software guarda le consegne con la sosta scaduta. Gli admin e il commerciale del cliente ricevono l'avviso nella campanella; il cliente, se alla consegna è rimasto acceso «Avvisa il cliente quando finisce la sosta» e ha l'email, riceve un messaggio con la tariffa che parte dal giorno dopo. L'avviso parte una volta sola per consegna e solo se il cassone è ancora lì.
I giorni in più non si perdono
Al ritiro i giorni oltre la sosta si contano da soli e diventano un importo: giorni per tariffa al giorno di quella consegna. In «Soste da addebitare» trovate tutti i ritiri con giorni in più, anche raggruppati «Per cliente», così una fattura raccoglie tutto. Messo l'importo in fattura, si tocca «Addebitato» e la riga passa fra i già addebitati: nessun giorno si fattura due volte, e nessuno resta indietro.
Per i clienti a canone si accende «Noleggio fisso» nella scheda del cassone: la sosta non scade, non partono avvisi e non si contano giorni in più. Il canone si fattura con le voci ricorrenti della scheda del cliente.
Provatelo sui vostri cassoni
Se avete i cassoni in un foglio Excel, mandatecelo: li importiamo e nella dimostrazione li vedete al loro posto, con i vostri tipi e le vostre tariffe. Se usate già gestire.it, il modulo Cassoni si prova gratis per 30 giorni da Impostazioni → Moduli. Per vedere tutto il ciclo sul vostro parco, chiamateci allo 06 9480 2005.
Il ciclo del cassone, passo per passo
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1
Si prepara il parco cassoni
In Risorse → Cassoni «Nuovo cassone», oppure «Importa da Excel o CSV». In «Tipi di cassone» si scrivono sosta e tariffa al giorno di serie; da «Etichette QR» si stampano le etichette da attaccare.
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2
Si pianifica la consegna
L'ordine diventa un lavoro, pianificato come gli altri in Lavori → Pianificazione, anche nella vista per mezzo per vedere i camion.
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3
L'autista consegna
Dal lavoro in «Oggi» tocca «Cassone» (o inquadra il QR) e sceglie «Consegna»: controlla «Sosta concordata» e «Sosta in più», aggiunge le foto e, se vuole, la firma del cliente, poi «Registra».
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4
La sosta conta da sola
Il cassone passa «dal cliente» con la scadenza della sosta. Quando la supera compare nella vista «Oltre la sosta»; quelli fuori da tanto in «Da più di 90 giorni».
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5
Partono gli avvisi
Il giorno della scadenza, alle 8, avviso nella campanella agli admin e al commerciale del cliente; email al cliente con la tariffa dal giorno dopo, se l'avviso è acceso.
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6
Lo scambio
Con «Scambio» il cassone pieno va via e il vuoto resta allo stesso indirizzo, con la sua sosta che riparte. I due movimenti si registrano insieme.
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7
Il ritiro con il FIR
Con «Ritiro», in «Rifiuto e FIR» si scrivono codice EER, quantità stimata, destinazione e il numero del FIR fatto con Winwaste, con la copia. Il cassone torna in deposito.
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8
Si addebitano i giorni in più
In Cassoni → «Soste da addebitare» ci sono giorni in più e importo di ogni ritiro; con la vista «Per cliente» si fa una fattura per cliente, poi si tocca «Addebitato».
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9
Manutenzione e rientro
Un cassone in deposito si mette «In manutenzione» e torna «Di nuovo in deposito»; quando non serve più si usa «Dismetti». Ogni cambio resta nella storia del cassone.
Domande frequenti
Il FIR del ritiro si compila in gestire.it?
No: il formulario si compila in Winwaste, come fate già. Nel ritiro si scrive il numero del FIR e si allega la copia; senza numero un ritiro con rifiuto non si registra. Non c'è un collegamento automatico con Winwaste.
Come si contano i giorni in più?
Dal giorno della consegna si aggiungono i giorni di sosta concordati: ogni giorno oltre, fino al ritiro, vale la tariffa al giorno di quella consegna. Sosta e tariffa vengono dal tipo di cassone e si cambiano per la singola consegna con «Sosta e tariffa».
Il cliente viene avvisato quando la sosta finisce?
Sì, se alla consegna resta acceso «Avvisa il cliente quando finisce la sosta» e il cliente ha l'email: il giorno della scadenza riceve un messaggio con la tariffa dal giorno dopo. Voi ricevete l'avviso nella campanella in ogni caso.
E i clienti con il cassone a canone?
Nella scheda del cassone si accende «Noleggio fisso»: la sosta non scade, non partono avvisi e non si contano giorni in più. Il canone si fattura con le voci ricorrenti nella scheda del cliente.
Abbiamo i cassoni in un foglio Excel: si possono portare dentro?
Sì. Con «Importa da Excel o CSV» i cassoni entrano in deposito, in manutenzione o dismessi; il tipo si riconosce dal nome o si crea. Quelli già dai clienti si registrano con «Consegna», e sosta e tariffa si sistemano dalla riga con «Sosta e tariffa».
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