Il cliente sceglie l'orario, l'appuntamento nasce con il link Meet

Fissare un appuntamento senza cinque email avanti e indietro

«Quando possiamo sentirci?» «Martedì?» «Martedì non riesco, giovedì mattina?»: per fissare una videochiamata con un cliente servono spesso più messaggi della videochiamata stessa, e intanto il cliente si raffredda. Con gli appuntamenti online di gestire.it il cliente sceglie da solo fra gli orari davvero liberi del commerciale, e l'appuntamento è preso.

Funziona per i commerciali di qualunque azienda: videochiamate conoscitive, presentazioni e demo, telefonate, appuntamenti di persona.

Gli orari liberi sono quelli veri

Gli orari che il cliente vede sono calcolati per ogni commerciale, al momento:

• il suo orario di lavoro (Azienda → Orari; chi non l'ha scritto vale lunedì–venerdì, 9–13 e 14–18);
• meno gli impegni del suo Google Calendar, letti come «occupato» senza leggerne il contenuto: il calendario principale e gli altri che sceglie dal Profilo («Call center», «Famiglia»…);
• meno ferie, permessi approvati e giorni di chiusura dell'azienda;
• meno i turni del call center pubblicati: chi fa il centralino il martedì mattina, il martedì mattina non riceve appuntamenti;
• meno gli appuntamenti già presi, in tutte le aziende per cui lavora;
• con una pausa prima e dopo, un preavviso minimo e un massimo al giorno, se volete.

Al momento della conferma l'orario si ricontrolla: due clienti non possono prendere lo stesso.

Quanto tempo hanno i commerciali, a colpo d'occhio

In Appuntamenti → «Disponibilità» chi guida il commerciale vede la settimana: una riga per commerciale, una colonna per giorno, le ore ancora libere per gli appuntamenti e il totale del team. Il colore dice quanto dell'orario resta libero; si sceglie il tipo di appuntamento, perché con una demo di un'ora gli spazi brevi non bastano.

Un clic su una casella mostra gli orari che il cliente può prenotare e cosa occupa il resto: il turno al call center, un appuntamento già preso, un permesso, un impegno nel Google Calendar (solo «occupato», mai il contenuto). Ogni commerciale vede la propria riga, cioè quello che vedranno i clienti.

L'appuntamento nasce già pronto

Quando il cliente conferma:

1. nel Google Calendar del commerciale compare l'evento, con il link Google Meet e il cliente fra gli invitati;
2. al cliente arriva l'invito di Google nel suo calendario e la conferma di gestire.it, con il link per spostarlo o disdirlo da solo;
3. il commerciale riceve l'avviso, anche sull'app del telefono, e trova l'appuntamento in «Appuntamenti» con il pulsante «Entra».

Se l'appuntamento è legato a una richiesta o a un cliente, lo storico lo registra. A chi va: a chi segue il cliente, se è libero, oppure a rotazione fra i commerciali scelti, a chi ne ha meno.

Tre orari già pronti dentro l'email

Il passo che fa la differenza: nelle email che mandate ai clienti potete mettere tre orari liberi, su tre giorni diversi, come pulsanti da cliccare, più «Altri orari».

• Nei modelli email dell'azienda si scrive {orari_proposti} (oppure {prenota} per il solo link).
• Nelle email commerciali e nelle sequenze del CRM si scrive {{orari_proposti}} su una riga da solo.

Gli orari si calcolano all'invio, fra quelli liberi di chi segue il cliente. Il clic apre la pagina con l'orario già scelto e i dati del cliente già scritti: si conferma con un altro clic. La conferma serve: i filtri antispam delle aziende aprono i link delle email per controllarli, e senza conferma sarebbero loro a prenotare.

Due collegamenti con Google, per due cose diverse

gestire.it si collega a Google Calendar in due modi, e conviene non confonderli:

Per gli appuntamenti basta il collegamento personale; i due possono convivere anche sullo stesso account Google. Di più sul collegamento dei lavori in Google Calendar.

Come si comincia

1. Ogni commerciale apre il Profilo e preme «Collega il tuo Google Calendar».
2. In Commerciale → Appuntamenti, «Tipi di appuntamento»: videochiamata conoscitiva, demo, telefonata… con durata, pausa, preavviso, giorni avanti e chi li fa.
3. «Link e orari da mandare» dà il link da mettere nelle email, sul sito o nella firma, e l'anteprima dei tre orari.
4. Dopo l'appuntamento, «Com'è andata»: se il cliente si è presentato e con che esito (interessato, preventivo da fare, da richiamare, non interessato).

Volete vederlo con i vostri commerciali? In dimostrazione colleghiamo un calendario e vi mandiamo un'email con tre orari: provate voi a prenotare.