Persone in azienda: bacheca, manuale, ruoli, note spese e lettere di richiamo, passo per passo

Prima di cominciare

Questa guida è per chi lavora in azienda e per chi la gestisce. I dipendenti leggono la bacheca e il manuale, sanno a chi rivolgersi e caricano le loro note spese dal telefono. Chi gestisce scrive le comunicazioni, tiene aggiornati manuale e ruoli, approva le spese e, quando serve, prepara una lettera di richiamo.

Tutto sta nell'area Azienda, che fa parte di Base: non serve un modulo in più. Le cose da gestire le fa chi gestisce l'azienda: l'admin, o chi ne ha avuto il permesso in Azienda → Accessi. Chi vede cosa lo spiega la pagina sui permessi per persona.

In una riga: le comunicazioni in bacheca → le regole nel manuale → chi fa cosa in Ruoli → le spese anticipate in Note spese → i richiami, quando servono, nei termini di legge.

1. La bacheca: una comunicazione a tutti o a un gruppo

In Azienda → Bacheca ognuno trova le comunicazioni che lo riguardano, con quelle fissate in alto. Il numero accanto alla voce del menu dice quante ne restano da leggere.

Chi gestisce l'azienda tocca Nuova comunicazione e scrive il titolo e il testo, anche con un'immagine. Poi sceglie:

• Importante: chiede «Ho letto»: chi la riceve deve confermare di averla letta;
• Da leggere per forza: finché la persona non preme «Ho letto», o non risponde al sondaggio, la comunicazione le copre ogni pagina di gestire.it e non può fare altro. È per le cose che tutti devono sapere prima di lavorare: una regola nuova, una scadenza, una procedura di sicurezza. Vale anche come importante;
• Fissata in alto: resta in cima alla bacheca;
• Esce dalla bacheca il: la data in cui sparisce. Vuoto, resta finché non la togliete.

Nella parte A chi, se non scegliete niente la comunicazione va a tutti. Altrimenti va a chi ha uno dei ruoli, una delle qualifiche, lavora in una delle sedi o è fra le persone scelte. In cima alle persone c'è anche «Tutti».

Appena la pubblicate, chi la deve vedere riceve l'avviso, nella campanella e per email, come ha scelto in «I miei avvisi».

Una comunicazione da leggere per forza si presenta da sola: alla prima pagina che la persona apre, in qualunque area, compare a tutto schermo con il testo e il pulsante Ho letto (o Rispondi al sondaggio, che porta alla Bacheca). Chi l'ha scritta non la vede così, e nemmeno consulenti ed esterni. Quando esce dalla bacheca, con la data scelta, smette di bloccare anche chi non l'ha letta. Usatela poco: se tutto è da leggere per forza, niente lo è.

2. «Ho letto», commenti e sondaggi

Su una comunicazione importante c'è il pulsante Ho letto. Dopo il clic resta scritto quando l'avete letta.

Sotto ogni comunicazione si scrive un commento e si tocca Commenta: chi l'ha pubblicata riceve l'avviso.

Chi gestisce ha l'icona Chi l'ha letta: l'elenco delle persone, con «letta il» o «non ancora». Con Ricordalo a chi manca parte un nuovo avviso solo a chi non l'ha ancora letta.

Una comunicazione può essere anche un sondaggio. Nella parte «Sondaggio» si accende Aggiungi un sondaggio: il titolo fa da domanda. Si scrivono le Risposte possibili, da 2 a 10, e si sceglie:

• Si possono scegliere più risposte;
• Anonimo: si vede quanti hanno scelto cosa, non chi;
• Risultati visibili a chi ha risposto: spento, i risultati li vede solo chi gestisce finché il sondaggio è aperto;
• Si chiude il: l'ultimo giorno per rispondere.

Ognuno sceglie e tocca Rispondi; finché il sondaggio è aperto può cambiare idea con Cambia. Rispondere vale anche come «Ho letto». Chi gestisce apre Risposte al sondaggio e, anche da lì, «Ricordalo a chi manca». Arrivate le prime risposte, le scelte del sondaggio non si cambiano più.

Le comunicazioni uscite dalla bacheca restano in Archivio; «Torna alla bacheca» riporta alle altre.

3. Il manuale aziendale: scriverlo

Il manuale raccoglie come si lavora da voi: procedure, sicurezza, regole. Lo scrive chi gestisce l'azienda, in Azienda → Gestione → Scrivi il manuale.

Prima i Capitoli, per esempio Sicurezza, Procedure operative, Ufficio. Per ogni capitolo si decide chi lo vede: con Solo per alcuni ruoli, oppure Oppure per le qualifiche. Lasciati vuoti, il capitolo lo vedono tutti. Un capitolo in più si aggiunge con «Aggiungi un capitolo».

Poi Nuova pagina: il capitolo, il titolo e il testo, anche con foto e allegati. Se la pagina va letta da tutti quelli che vedono il capitolo, si accende Da leggere per forza («Ho letto»).

Per correggere una pagina c'è Modifica, con il campo Cosa hai cambiato (facoltativo). La versione di prima non si perde: si ritrova in Versioni. Se la pagina è da leggere per forza e cambiate il testo, la lettura riparte: chi la deve leggere riceve di nuovo l'avviso.

La colonna «Da leggere» dice quanti l'hanno letta, per esempio «5 su 8». Da Chi ha letto si vede l'elenco e si manda Ricorda a chi manca.

4. Il manuale: leggerlo

Ognuno apre Azienda → Manuale. I capitoli stanno a sinistra (sul telefono sopra) e una pagina si apre con un clic. Con Cerca nel manuale… si trova una parola in tutte le pagine.

Le pagine da confermare sono nel riquadro Da leggere, e il loro numero è accanto alla voce del menu. In fondo alla pagina si tocca Ho letto: al posto del pulsante compare «Hai letto questa versione».

Ognuno vede solo i capitoli che lo riguardano; chi gestisce l'azienda li vede tutti.

5. Ruoli e responsabilità: chi fa cosa

In Azienda → Ruoli c'è chi è responsabile e chi è assistente di ogni cosa che si fa in azienda. Le sezioni (per esempio Callcenter) raccolgono le aree; ogni area ha il suo responsabile e il suo assistente, e sotto ci sono le attività, ognuna con i suoi. Con Solo le mie restano solo le voci dove ci siete voi; Tutte torna all'elenco completo.

La pagina la vedono tutti. Chi gestisce l'azienda la tiene aggiornata:

• Nuova area: il nome, la sezione e le persone;
• + Attività, dentro un'area, per aggiungere un'attività;
• un clic sul nome di un'area o di un'attività per cambiare nome, spostarla o cambiare le persone. Lì si collega anche un Processo con la sua Lista di task, un link a un documento e una nota;
• le frecce per l'ordine e il cestino per togliere una voce;
• Rinomina sezione: il nome nuovo vale per tutte le sue aree;
• Togli o sostituisci una persona, per chi non lavora più qui o cambia incarico: esce da tutte le aree e attività dove compare, e se scegliete chi la sostituisce entra al suo posto. Il cambio resta nel registro.

Per chi non ha ancora un accesso si scrive il nome fra i Nomi senza accesso: compare in grigio. Quando la persona entra, Abbina un nome la collega in tutte le voci in un colpo solo.

Nella finestra di un ruolo, Incarichi apre la sua lista nell'area Processi, con gli incarichi singoli e quelli fissi.

6. Chi riceve gli avvisi

Nella finestra di un ruolo c'è la parte Avvisi: si spuntano quelli che il ruolo deve ricevere. Per esempio «Mezzi: scadenze e interventi», «Personale: contratti e documenti in scadenza», «Assicurazioni: polizze in scadenza e termini di disdetta», «Pratiche legali: udienze e termini». Con Anche agli assistenti li ricevono pure loro.

Se un ruolo riceve un avviso, arriva solo alle sue persone e non più a tutti quelli che gestiscono l'area. Se nessun ruolo ce l'ha, arriva a chi gestisce l'area.

Alcuni ruoli sono fissi: ogni funzione che l'azienda usa (mezzi, multe, contabilità, personale, assicurazioni e altre) ha bisogno di un responsabile che ne riceva gli avvisi. Se manca, il ruolo nasce da sé nella sezione «Ruoli fissi». In cima alla pagina il riquadro Ruoli fissi senza responsabile dice quali sono, con Scegli il responsabile; a chi gestisce l'azienda il numero compare anche in rosso nel menu. L'ultimo ruolo che riceve gli avvisi di una funzione in uso non si può togliere.

7. Le mie note spese, dal telefono

Chi anticipa una spesa per lavoro apre Azienda → Paghe e documenti → Le mie note spese e tocca Nuova spesa:

• la data, che non può essere nel futuro;
• il Tipo: Carburante, Pedaggi, Parcheggio, Pasti, Alloggio, Treni, bus, taxi, Materiali di lavoro, Chilometri con l'auto propria, Altro;
• l'importo e Pagata con: «L'ho anticipata io» o «Carta aziendale»;
• una descrizione, per esempio «gasolio furgone»;
• con il modulo Cantieri e appalti, Per quale appalto (se c'è);
• Scontrino o ricevuta: la foto o il PDF. Senza, la spesa non si può mandare.

Per i chilometri con l'auto propria si scrivono solo i chilometri: l'importo lo calcola gestire.it con la tariffa al km dell'azienda, e lì non serve lo scontrino. Se l'azienda non ha ancora deciso la tariffa, i chilometri non si possono chiedere.

Le viste Da approvare, Approvate, da rimborsare e Rimborsate dicono a che punto è ogni spesa. Finché è da approvare si può ritirare con Ritira. Quando viene approvata o rifiutata arriva l'avviso.

8. Approvare e rimborsare le note spese

Chi gestisce l'azienda apre Azienda → Paghe e documenti → Note spese. Il numero accanto alla voce del menu dice quante sono da approvare. Le viste sono Da approvare, Da rimborsare (raggruppate per persona) e Tutte.

Dal menu di ogni riga:

• Scontrino, per vederlo;
• Approva;
• Rifiuta, con il Perché: è obbligatorio e lo legge chi ha chiesto il rimborso;
• Segna rimborsata: In busta paga, Bonifico o Contanti, con la data.

Per tante spese insieme si selezionano le righe e si usa Approva le scelte o Segna rimborsate in busta paga. Le spese pagate con la carta aziendale, una volta approvate, sono già chiuse: non c'è niente da rimborsare.

Le spese da rimborsare in busta paga le vede anche il consulente del lavoro, nella vista «Da rimborsare», per metterle nel cedolino. Il resto del mese con il consulente è nella guida del personale.

Tariffa al km decide il Rimborso per chilometro. Di solito si usano le tabelle ACI per il tipo d'auto: chiedete al consulente. Se il campo resta vuoto, i chilometri non si possono chiedere.

9. La lettera di richiamo: i fatti

La contestazione disciplinare segue l'articolo 7 dello Statuto dei lavoratori: per iscritto, con i fatti precisi, e con almeno 5 giorni per le giustificazioni. In Azienda → Gestione → Lettere di richiamo chi gestisce l'azienda tocca Nuova lettera:

• il Dipendente e il Giorno dei fatti;
• Dove, per esempio il cantiere o il magazzino;
• Giorni per le giustificazioni: almeno 5 per legge, alcuni contratti collettivi ne danno di più;
• Cosa è successo: giorno, luogo e fatti, senza giudizi.

Il testo della lettera si prepara da solo. Si rilegge con Leggi e, finché non è consegnata, si sistema con Correggi il testo. PDF scarica la lettera da stampare. Una lettera non ancora consegnata si può togliere con Elimina la bozza; quelle consegnate restano nell'archivio.

10. La consegna e le giustificazioni

Consegnata la lettera, si tocca Consegnata e si sceglie Come: a mano con la firma per ricevuta, per PEC o per raccomandata A/R. Si scrive quando (per la raccomandata conta il giorno in cui il dipendente l'ha ricevuta, dalla cartolina di ritorno) e si carica la Ricevuta. Per la consegna a mano, in Ricevuta firmata da va il dipendente o, se rifiuta di firmare, i due testimoni presenti.

Da quel momento partono i giorni per le giustificazioni: la colonna Giustificazioni entro dice fino a quando.

Se il servizio delle raccomandate è attivo, la lettera può partire direttamente con Raccomandata cartacea A/R: Poste Italiane stampa il PDF e lo consegna. Quando arriva la consegna, la lettera si segna «consegnata» da sola, con la data della cartolina. Come funzionano le raccomandate è spiegato nella guida di sinistri, assicurazioni e pratiche legali.

Quello che il dipendente risponde, per iscritto o a voce, si annota con Giustificazioni. Se ha parlato a voce, scrivete un riassunto e chi era presente.

11. La decisione

Passato il termine arriva l'avviso nella campanella, e la lettera compare nella vista Da decidere. Con Decidi si sceglie il Provvedimento:

• Nessun provvedimento (archiviata);
• Richiamo verbale o Richiamo scritto;
• Multa (fino a 4 ore di retribuzione);
• Sospensione (fino a 10 giorni);
• Licenziamento disciplinare.

Nel Dettaglio si scrive, per esempio, quali giorni di sospensione. Prima che il termine sia passato si può solo archiviare. Se il dipendente ha già avuto provvedimenti negli ultimi due anni, la pagina lo dice.

Il provvedimento va comunicato per iscritto al dipendente. Per sospensione e licenziamento sentite prima il consulente del lavoro, che vede questa pagina. Ogni passo resta nella lettera, con la ricevuta, e va nel Registro dell'Azienda.

Gli errori da evitare

• Una comunicazione che conta, senza «Importante». Senza, nessuno conferma «Ho letto» e non sapete chi l'ha vista.
• Ritoccare per poco una pagina da leggere per forza. Ogni modifica al testo fa ripartire la lettura per tutti: cambiatela quando cambia davvero la regola.
• I ruoli fissi senza responsabile. Gli avvisi di quella funzione finiscono a chi gestisce l'area, e rischiano di perdersi: guardate il riquadro in cima a Ruoli.
• Lo scontrino non fotografato. Senza la foto la spesa non parte: va scattata quando si paga, non a fine mese.
• La consegna della lettera non segnata. Finché non premete «Consegnata», i giorni per le giustificazioni non partono e non si può decidere.