Il gestionale per impiantisti e manutentori: contratti, interventi e reperibilità

Un gestionale per manutenzioni programmate e chiamate

Chi fa manutenzione di impianti, elettrici, termici, idraulici, antincendio o di condizionamento, lavora su due binari. Da una parte le visite programmate dei contratti: il controllo semestrale della centrale termica, la verifica mensile in un supermercato. Dall'altra le chiamate: il guasto, il cliente senza acqua calda, l'allarme che suona di notte. In mezzo, la giornata dei tecnici cambia ogni ora, e l'ufficio ha bisogno del rapportino firmato per fatturare e della certezza che le visite del contratto siano state fatte.

In gestire.it non c'è un modulo con il nome «impianti»: le manutenzioni si fanno con i Lavori, con le sedi dei clienti come cantieri (con il modulo Cantieri e appalti), con la fatturazione ricorrente per i contratti e con il modulo Pronto intervento per la reperibilità. Insieme fanno quello che altrove si chiama field service management. Qui sotto c'è quello che il software fa davvero, e anche quello che non fa.

Contratti di manutenzione: canone e visite in agenda

Con il modulo Cantieri e appalti, compreso nei piani Professionale e Completo, ogni sede del cliente (lo stabilimento, il condominio, il punto vendita) può essere un cantiere in Rubrica, con l'indirizzo, i referenti e il listino concordato. Nella scheda del cliente o della sede, «Fatturazione ricorrente» tiene il contratto: un canone fisso a ogni periodo (mese, trimestre, semestre, anno) oppure un importo a consuntivo per ogni intervento chiuso.

Accendendo «Crea gli interventi in Agenda» si scelgono i giorni della settimana oppure il giorno del mese, l'ora, la durata e la squadra: ogni notte nascono le visite delle prossime quattro settimane. Le fatture del periodo arrivano ogni mattina fra le prefatture della Contabilità, una per cliente o una per sede, e un registro impedisce di fatturare due volte lo stesso periodo. Il contratto si prepara da un modello e il cliente lo firma online, dal link.

Guasti, urgenze e reperibilità

Le chiamate arrivano al telefono, per email o dall'area clienti, dove il referente scrive una segnalazione e trova la risposta. Per un guasto in giornata c'è «Nuovo lavoro» con «Urgente, oggi», e in Pianificazione «Primi orari liberi» propone quando infilarlo, tenendo conto della strada.

Fuori orario lavora il modulo Pronto intervento. Si scrive una settimana tipo dei turni (notti feriali, fine settimana, festivi) con il tecnico, la riserva e il commerciale. L'urgenza avvisa chi è di turno in campanella, sul telefono e su WhatsApp con «La prendo io»; se nessuno la prende passa alla riserva e poi al titolare. Con il centralino collegato, una chiamata persa fuori orario può diventare da sola un'urgenza. A fine mese il «Riepilogo del mese» conta turni e ore di reperibilità per la busta paga.

Il tecnico sul posto

In «Oggi» il tecnico vede i suoi interventi, l'ora a cui partire e il meteo; «Portami lì» apre il navigatore e «Chiama il cliente» il telefono. A «Comincio» e a «Chiudi il lavoro» si prende la posizione, e nel rapportino compare «Sul posto dalle… alle…»: utile quando un cliente contesta le ore. Alla chiusura scrive cosa ha fatto, aggiunge fino a 10 foto, fa firmare il cliente e segna se ha pagato. Il rapportino di intervento in PDF parte per email dalla casella dell'azienda e resta nell'area clienti.

Gli strumenti di misura e le attrezzature stanno nel magazzino di Risorse, con le matricole, a chi sono assegnati e le tarature in scadenza.

Quello che gestire.it non fa per gli impiantisti

Non tiene il libretto di impianto né i catasti regionali degli impianti termici, non compila la dichiarazione di conformità e non gestisce il registro dei gas fluorurati. Questi documenti si preparano con gli strumenti di sempre e si allegano al lavoro, così restano insieme al rapportino. Non c'è nemmeno un elenco delle apparecchiature del cliente con le loro scadenze: la cadenza delle visite si imposta sulla voce del contratto.

Margini per contratto e per tecnico

Ogni intervento chiuso ha il suo conto in «Costi e margini»: il ricavo (la fattura, oppure la quota del canone scritta a mano), le ore delle persone, le ore del mezzo e i costi che aggiungete voi, come i ricambi comprati per quel lavoro. Se contratti e chiamate sono servizi diversi, nei margini per linea li confrontate fra loro e squadra per squadra.

Provatelo con i vostri contratti

Portate l'elenco dei clienti con i contratti in corso e la cadenza delle visite: nella dimostrazione vedrete il mese già in agenda e i canoni pronti da fatturare. Per organizzare bene le giornate c'è anche la pianificazione delle squadre.