Il rapportino di intervento: cosa deve contenere perché serva davvero

A cosa serve il rapportino di intervento

Il rapportino di intervento è il foglio che il tecnico compila alla fine del lavoro: dice dove è andato, quando, cosa ha trovato, cosa ha fatto e con cosa. Lo firma il cliente. Sembra burocrazia, ma è il documento che regge tre cose: la fattura (si fattura quello che c'è scritto), la difesa in caso di contestazione (le ore, il materiale, il risultato) e la memoria dell'impresa (il prossimo tecnico che va da quel cliente sa cosa è stato fatto).

Il problema dei rapportini di carta è noto a chi gestisce squadre: arrivano in ufficio giorni dopo, scritti a mano in fretta, a volte persi in un furgone. Chi fattura deve telefonare per capire, il cliente contesta un'ora in più, e la foto del lavoro finito sta nella galleria del telefono di un operaio.

Cosa deve contenere un rapportino di intervento tecnico

Per i lavori fra privati non esiste un modello di legge unico: alcuni settori hanno moduli propri (pensate al rapporto di controllo degli impianti termici o al rapporto del giro di monitoraggio per l'HACCP), ma il rapportino di intervento è un documento dell'impresa. Le voci che non dovrebbero mai mancare:

• chi: ragione sociale dell'impresa, nome del cliente e, se diverso, di chi era presente;
• dove: indirizzo preciso dell'intervento, il cantiere o l'impianto, l'eventuale piano o locale;
• quando: data, ora di arrivo e ora di fine. Le ore di viaggio, se si fatturano, vanno scritte a parte;
• chi ha lavorato: nomi dei tecnici o la squadra, e il mezzo usato;
• cosa c'era da fare: la richiesta o il riferimento al preventivo, così si capisce se l'intervento è nel prezzo o è un extra;
• cosa è stato fatto: descrizione chiara, con misure e quantità (metri cubi aspirati, metri di tubazione, pezzi sostituiti);
• materiali: cosa è stato usato o sostituito, con codice o quantità;
• esito e indicazioni: lavoro concluso, da completare, problemi trovati, consigli al cliente;
• foto: prima e dopo, e dei punti critici;
• firma del cliente, con il nome scritto in chiaro.

Un modello di rapportino da seguire

Se oggi lavorate su carta o con un foglio Excel, questo è un ordine che funziona:

1. Intestazione: numero del rapportino, data, impresa.
2. Cliente e indirizzo dell'intervento, con il riferimento della richiesta o del preventivo.
3. Tecnici, mezzo, ora di arrivo e ora di fine.
4. Cosa c'era da fare.
5. Cosa è stato fatto, con quantità e misure.
6. Materiali usati.
7. Note ed eventuali lavori da programmare.
8. Pagamento sul posto, se c'è stato: quanto e come.
9. Firma del cliente e nome di chi firma.

Esempio di riga ben scritta: «Svuotata fossa biologica a tre camere, circa 6 m³, pulite le tubazioni di ingresso per 4 metri, trovato il pozzetto di ispezione rotto: da sostituire, preventivo da fare». Esempio di riga che genera telefonate: «Fatto spurgo».

Firma del cliente e prove di presenza

La firma del cliente sul rapportino dice che il cliente ha visto il lavoro e lo riconosce. Non deve essere una firma su un foglio bianco: chi firma deve poter leggere cosa sta firmando, e il nome va scritto in chiaro, perché spesso firma il portiere o un dipendente e non il titolare.

Quando le contestazioni riguardano i tempi («siete stati qui un'ora, non tre») servono prove di presenza oggettive: l'orario di arrivo e di uscita registrato sul momento, meglio se con la posizione del telefono, oppure un QR lasciato dal cliente da inquadrare all'arrivo e alla partenza. Per i clienti fissi, come i condomini con le pulizie settimanali, è il modo più semplice per non discutere.

Dal rapportino alla fattura

Il rapportino è anche il documento da cui parte la fattura. Chi fattura deve trovarci tutto quello che serve senza telefonare: le ore se il lavoro è a ore, le quantità se è a misura, i materiali, gli extra rispetto al preventivo, e se il cliente ha già pagato sul posto, quanto e come. Un extra non scritto nel rapportino, di solito, non si fattura.

Per i lavori a contratto, come un canone di manutenzione o un appalto di pulizie, il rapportino serve invece a dimostrare che l'intervento previsto è stato fatto: è quello che il cliente o il suo amministratore chiede quando controlla le fatture del mese.

Gli errori che fanno nascere le contestazioni

• il rapportino si compila in ufficio a fine settimana, a memoria;
• manca l'ora di fine, o è uguale per tutti gli interventi del giorno;
• «cosa è stato fatto» è una parola sola;
• le foto ci sono, ma sul telefono del tecnico e non nel rapportino;
• firma senza nome, illeggibile, o di una persona che poi dice di non sapere niente;
• il cliente riceve il rapportino solo con la fattura, settimane dopo.

Il rapportino di intervento con gestire.it

In gestire.it il rapportino non si scrive: si compone da solo con quello che il tecnico segna chiudendo il lavoro dal telefono. Da «Oggi», a fine intervento, tocca «Chiudi il lavoro», scrive «Cosa è stato fatto», aggiunge fino a dieci «Foto del lavoro fatto», fa firmare il cliente sul telefono in «Firma del cliente» e controlla il «Nome di chi firma». Se ha incassato, in «Pagamento» segna quanto e come; se ha fatto qualcosa oltre il previsto lo segna nelle «Voci in più», che vanno in fattura con il prezzo del listino; se ci sono rifiuti, li aggiunge e vanno nel registro.

Il PDF del rapportino è sulla vostra carta intestata e riporta lavoro, cliente, indirizzo, ora di inizio e di fine, chi l'ha eseguito, il preventivo collegato, cosa c'era da fare, cosa è stato fatto, le foto e la firma con il nome. A «Comincio» e a «Chiudi» il telefono prende la posizione, e nel rapportino compare «Sul posto dalle… alle…» con la distanza dall'indirizzo; per i clienti fissi c'è il «QR del posto». Dalla scheda del lavoro chiuso, «Manda il rapportino» lo spedisce dalla casella dell'azienda e resta nello storico. Tutto quello che fa la funzione è nella pagina del rapportino con foto e firma: chiedeteci una dimostrazione con un vostro intervento tipo.