Lo spurgo non finisce quando il camion riparte
Un intervento di autospurgo ha una coda di carta: il formulario del rifiuto, il certificato di bonifica da mandare al cliente, a volte la relazione per l'assicurazione o il video della videoispezione. E prima ancora c'è la domanda che nessun foglio Excel fa da solo: quali fosse e quali degrassatori dei nostri clienti vanno svuotati il mese prossimo?
Nel gestionale per l'autospurgo di gestire.it ogni impianto del cliente ha la sua frequenza e la sua scadenza. Lo svuotamento in arrivo diventa un lavoro, il tecnico compila la scheda dal telefono, l'ufficio rilegge ed emette il certificato, e il cliente lo trova nella sua area con la copia del formulario.
Chi è coinvolto
- L'ufficio registra gli impianti, guarda le scadenze, crea e pianifica i lavori, rilegge le schede ed emette i certificati.
- L'autista o il tecnico trova il lavoro in «Oggi», compila la scheda dell'intervento sul posto e chiude il lavoro con la firma.
- Il cliente riceve il rapportino e trova nell'area clienti certificato di bonifica, copia del FIR e, se l'ha chiesta, la relazione per l'assicurazione.
- Chi fattura riceve il lavoro chiuso come prefattura, come ogni altro lavoro.
Gli impianti dei clienti e le loro scadenze
In Lavori → Autospurgo → «Impianti e svuotamenti» ogni impianto ha cliente, cantiere, tipo (fossa biologica, fossa Imhoff, degrassatore, pozzo nero, vasca di raccolta, pozzetti e caditoie, colonna di scarico, tratto di fognatura, separatore di oli), capacità in metri cubi, numero di pozzetti, come si accede, con una foto, e «Ogni quanto» va svuotato. Il prossimo svuotamento si calcola da solo dall'ultimo e dalla frequenza.
Trenta giorni prima della scadenza l'impianto entra fra gli svuotamenti da programmare; quelli già scaduti sono in vista. Con «Crea il lavoro» nasce un lavoro da pianificare con cliente, cantiere, settore e le indicazioni per arrivarci (capacità, pozzetti, accesso). Per lo stesso impianto non si creano due lavori aperti: il secondo clic avvisa che c'è già.
Sul posto: la scheda dell'intervento
Dal lavoro il tecnico tocca «Scheda autospurgo». Per ogni impianto sceglie l'operazione (svuotamento, lavaggio, disostruzione, videoispezione, bonifica, manutenzione) e i metri cubi, poi il codice del rifiuto (per esempio 20 03 04, fanghi delle fosse settiche) e il numero del FIR fatto con Winwaste, con la foto della copia. Se è stato portato via del materiale, la scheda non si chiude senza codice e numero del formulario.
In «Condizioni e videoispezione» si carica il video dalla chiavetta (fino a 90 MB, oppure il link a Drive) e si scrive l'esito; in «Cosa consigli al cliente» le indicazioni per la prossima volta. Se il lavoro si interrompe c'è «Salva e continua dopo». Con «Scheda compilata» gli impianti svuotati o bonificati prendono la data dell'intervento come ultimo svuotamento, e il prossimo si sposta in avanti da solo.
In ufficio: il certificato di bonifica
In «Interventi e certificati» l'ufficio rilegge l'anteprima, che finché non è emessa resta una bozza, e tocca «Emetti il certificato». Il certificato riporta le operazioni impianto per impianto, i metri cubi, il rifiuto, il numero del FIR, i pozzetti, l'accesso con la foto e il link al video della videoispezione, valido 180 giorni. Dopo l'emissione la scheda non si modifica più. Se il cliente la chiede, l'ufficio scrive la relazione per l'assicurazione, che esce in PDF con le foto dell'intervento.
Il formulario resta in Winwaste: gestire.it non lo compila e non lo trasmette, ma tiene il numero e la copia accanto all'intervento, così certificato e formulario rifiuti viaggiano insieme. Il lavoro chiuso va in fattura come gli altri, e il rapportino di intervento con foto e firma parte dalla casella dell'azienda.
Vederlo con i vostri impianti
Se oggi gli impianti dei clienti stanno in un foglio, si importano da Excel o CSV: nella dimostrazione vedete i vostri svuotamenti in scadenza e un certificato fatto con i vostri dati. Chiamateci allo 06 9480 2005, o provate il modulo Autospurgo per 30 giorni da Impostazioni → Moduli.
L'intervento di spurgo, passo per passo
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1
Si registrano gli impianti
In Lavori → Autospurgo → «Impianti e svuotamenti», «Nuovo impianto» (o «Importa da Excel o CSV»): cliente, cantiere, tipo, capacità, pozzetti, accesso con foto e «Ogni quanto».
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2
Lo svuotamento entra in scadenza
Trenta giorni prima del prossimo svuotamento l'impianto compare fra quelli da programmare; gli svuotamenti scaduti sono in vista a parte.
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3
Si crea il lavoro
Sulla riga dell'impianto, «Crea il lavoro»: nasce da pianificare con cliente, cantiere, settore dello spurgo e le indicazioni per arrivarci.
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4
Si pianifica con il mezzo
In Lavori → Pianificazione si danno squadra, giorno, ora e mezzo. L'autista trova il lavoro in «Oggi», con l'ora di partenza e «Portami lì».
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5
Il tecnico compila la scheda
Dal lavoro, «Scheda autospurgo»: una riga per impianto con operazione e metri cubi, poi codice del rifiuto, numero del FIR fatto con Winwaste e copia. «Salva e continua dopo» se serve.
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6
Videoispezione e consigli
In «Condizioni e videoispezione» il video dalla chiavetta (fino a 90 MB, o il link) e l'esito; in «Cosa consigli al cliente» le indicazioni. Poi «Scheda compilata»: il prossimo svuotamento si ricalcola.
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7
Si chiude il lavoro
«Chiudi il lavoro» con cosa è stato fatto, foto, firma del cliente e pagamento, come ogni lavoro. Il rapportino in PDF è pronto da mandare.
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8
L'ufficio emette il certificato
In Autospurgo → «Interventi e certificati» si rilegge l'anteprima e si tocca «Emetti il certificato». Da lì la scheda non si modifica più.
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9
La relazione, se serve
Se il cliente la chiede, l'ufficio scrive la «Relazione» per l'assicurazione sulla base della scheda: esce in PDF con le foto e il link al video.
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10
Il cliente trova tutto
Nell'area clienti, per ogni svuotamento o bonifica: certificato di bonifica, copia del formulario e relazione. Il lavoro chiuso va in fattura come prefattura.
Domande frequenti
Il FIR si compila in gestire.it?
No: il formulario si fa in Winwaste, come oggi. Nella scheda dell'intervento si scrivono il suo numero e si allega la copia, che finiscono nel certificato e nell'area del cliente. Non c'è un collegamento automatico con Winwaste.
Cosa c'è nel certificato di bonifica?
Le operazioni fatte impianto per impianto, i metri cubi, il codice del rifiuto, il numero del FIR, i pozzetti e l'accesso con la foto, e il link al video della videoispezione. Prima dell'emissione è una bozza da rileggere.
Si può compilare la scheda senza FIR?
Sì, se non si porta via materiale, per esempio una videoispezione o una disostruzione: basta almeno un'operazione. Se ci sono metri cubi portati via, la scheda vuole il codice del rifiuto e il numero del FIR.
Quando si sposta il prossimo svuotamento?
Quando il tecnico segna la scheda compilata: per gli impianti svuotati o bonificati l'ultimo svuotamento diventa la data dell'intervento e il prossimo si conta dalla frequenza scelta in «Ogni quanto».
Il video della videoispezione arriva al cliente?
Sì: nel certificato e nella relazione per l'assicurazione c'è il link per guardarlo, valido 180 giorni. I video si caricano fino a 90 MB l'uno; per quelli più grandi si incolla il link a Drive.
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