Contabilità: conti, regole, spese, stipendi e compensi, passo per passo

Prima di cominciare

Questa guida è per chi segue l'amministrazione: chi paga, chi registra le spese, chi prepara i documenti per il commercialista. Le pagine stanno nell'area Contabilità, in due gruppi del menu:

• Uscite: «Stipendi», «Compensi occasionali», «Riepilogo spese»;
• Impostazioni: «Conti, carte e cassa», «Regole contabili», «Servizi a consumo».

Le vede chi gestisce le spese della Contabilità: gli admin e le persone a cui l'amministratore ha dato questo permesso. «Servizi a consumo» la vedono solo gli admin dell'azienda.

L'ordine giusto è questo: prima i conti, poi le regole contabili; ogni mese stipendi e compensi; quando serve, il riepilogo delle spese.

1. Conti, carte e cassa

In Contabilità → «Impostazioni» → Conti, carte e cassa si scrive da dove escono i soldi: i conti in banca, le carte, la cassa. Anche la carta o la cassa di un agente. Questi conti si scelgono poi su ogni spesa e su ogni stipendio.

Con «Nuovo conto» si scrivono:

• il nome, per esempio «BCC c/c 42494»;
• il tipo: conto in banca, carta, cassa, altro;
• Di un agente, se la carta o la cassa è sua; vuoto vuol dire dell'azienda;
• l'IBAN, per i conti in banca: serve all'estratto conto per controllare che il file sia di quel conto;
• Conto in Fatture in Cloud: quando una rata incassata su questo conto si segna pagata in Fatture in Cloud, va su quel conto;
• Nei riepiloghi: spegnetelo per i conti personali o di prova;
• In uso: spegnetelo per un conto chiuso, che resta con le sue spese.

Con Fatture in Cloud collegato c'è «Prendi da Fatture in Cloud»: si spuntano i conti veri (banche, carte, cassa) e nascono già collegati. In Fatture in Cloud ci sono anche voci contabili come quadrature e anticipi: quelle lasciatele fuori.

Ogni riga dice quante spese e quanti stipendi sono usciti da quel conto. Le viste: «In uso», «Degli agenti», «Fuori dai riepiloghi», «Nel cestino». Dal pulsante «Azioni» della riga: «Modifica», «Nel cestino», «Ripristina». Un conto nel cestino non porta via le spese e gli stipendi.

2. Le regole contabili

In Contabilità → «Impostazioni» → Regole contabili si scrive come gestire.it legge i documenti della vostra azienda. Valgono solo per voi. Un'azienda nuova parte vuota, e ogni voce si accende quando la scrivete.

Per cominciare bastano due parti.

Centri di ricavo. Con «Aggiungi un centro» scrivete il nome del centro e le parole che compaiono nelle righe delle vostre fatture emesse. Ogni riga va al primo centro, nell'ordine della lista, che ha una sua parola nel nome. La fattura intera va al centro con l'imponibile più grande. In Righe accessorie mettete spese d'incasso, commissioni, bolli: accompagnano le altre righe e non decidono il centro. Se cambiate i centri, quando salvate i documenti si ricalcolano in qualche minuto. Quelli scelti a mano restano come sono.

Personale. Come si chiamano in Fatture in Cloud le buste paga («Le buste paga cominciano con», per esempio «B.P.») e gli F24 dei contributi («Gli F24 dei contributi cominciano con», per esempio «F24 CONTRIBUTI»). Servono per gli stipendi, i ratei e gli F24 mancanti. Senza la seconda voce non c'è l'avviso degli F24 mancanti.

Poi, se servono:

• Google Ads: come riconoscere le fatture mensili di Google, quali numeri non contare e se le registrate in autofattura;
• Fornitori: i nomi con cui un fornitore compare nei pagamenti (banca, PayPal, carta) quando non somigliano a quello in Fatture in Cloud. Si imparano anche da soli, confermando le proposte. In Una ricevuta per ogni addebito vanno i fornitori come Meta, che hanno una ricevuta per ogni addebito;
• Pagamenti senza fattura: le controparti i cui pagamenti non hanno fattura (per esempio il Telepass), sono personali o non sono spese. Per ognuna si sceglie come si segna: «Senza documento previsto», «Spesa personale» o «Non è una spesa». Ogni mese i movimenti nuovi a quel nome si segnano da soli in Documenti mancanti. Se poi arriva una fattura, vale la fattura.

Alla fine premete «Salva». Le regole le usano il Conto economico e Documenti mancanti.

3. Gli stipendi pagati

In Contabilità → «Uscite» → Stipendi si registra ogni stipendio pagato: di quale mese, quanto, quando e da quale conto. La busta paga in PDF non sta qui: la carica il consulente in Azienda → «Buste paga». Come arrivano le buste e come si prepara la distinta dei bonifici lo spiega la guida del personale.

Con «Nuovo stipendio»:

• Dipendente (servono i dipendenti in Azienda → «Dipendenti»);
• Mese, di partenza quello scorso;
• Importo netto;
• Pagato il: vuoto, lo stipendio resta «da pagare»;
• Come: bonifico, contanti, assegno, altro;
• Da quale conto, fra i conti in uso.

L'elenco parte raggruppato per mese, con il totale di ogni mese. Le viste: «Quest'anno», «Per dipendente» (quanto ha preso ognuno), «Da pagare» (registrati senza la data di pagamento), «Nel cestino». Un clic sulla riga apre la modifica.

4. I compensi occasionali

In Contabilità → «Uscite» → Compensi occasionali si registra chi lavora per voi in modo occasionale, senza partita IVA. Si scrive il compenso lordo, si trattiene la ritenuta d'acconto e si paga il netto.

Prima che la prestazione cominci va fatta la comunicazione all'Ispettorato del lavoro.

Con «Nuovo compenso»:

• Chi: dalla Rubrica. Serve il codice fiscale, che va sulla ricevuta e nella Certificazione Unica: senza, il compenso non si salva;
• Prestazione, cioè cosa è stato fatto, e le date Svolta dal e al;
• Compenso lordo e Ritenuta d'acconto, di partenza il 20%. Sotto l'importo compaiono subito la ritenuta e il netto da pagare;
• Data della ricevuta e Pagato il: dalla data di pagamento si calcola la scadenza dell'F24;
• Come e Da quale conto;
• Comunicazione all'Ispettorato fatta il;
• Committente sulla ricevuta: ragione sociale, partita IVA e sede. La volta dopo si riprende da qui.

Poi, dal pulsante «Azioni» della riga, «Ricevuta» scarica il PDF da far firmare. Sopra 77,47 € la ricevuta porta la marca da bollo da 2 €.

La ritenuta si versa con l'F24, codice tributo 1040, entro il 16 del mese dopo il pagamento. Se il 16 cade di sabato o di domenica, la scadenza passa al lunedì. Sotto il titolo della pagina c'è quanto resta da versare e per quando. Quando avete pagato l'F24 premete «F24 versato», scegliete la scadenza e la data: si segnano tutte le ritenute di quella scadenza.

Il punto esclamativo sulla riga avvisa se:

• la comunicazione all'Ispettorato non è segnata;
• l'F24 è scaduto e non è segnato versato;
• nell'anno la stessa persona ha superato i 5.000 € lordi: scattano i contributi INPS della Gestione separata, e conviene sentire il consulente.

Le viste: «Ritenute da versare» (in rosso quelle in ritardo) e «Quest'anno», per il tetto dei 5.000 € e la certificazione.

5. Il riepilogo delle spese

In Contabilità → «Uscite» → Riepilogo spese c'è quanto si spende e in cosa, mese per mese. Contano tutte le spese tranne le escluse, anche quelle importate da Fatture in Cloud. Le note di credito si sottraggono.

In alto si sceglie l'anno e la base: «Imponibile (senza IVA)», il costo vero, oppure «Totale (con IVA)». Quattro riquadri dicono:

• il totale dell'anno e quanti documenti;
• la spesa da gennaio all'ultimo mese, con la differenza in percentuale sullo stesso periodo dell'anno prima;
• la media al mese;
• il mese più caro.

Sotto ci sono:

• Mese per mese: le sei categorie più grandi una per una, le altre insieme;
• Categorie: ogni categoria mese per mese, con il totale e la percentuale;
• Tipologie: le categorie raggruppate, se le avete impostate nelle categorie di spesa;
• Centri di costo;
• I fornitori più grandi: i 15 a cui si è pagato di più nell'anno.

Un clic su una categoria, un centro di costo o un fornitore apre le sue spese dell'anno.

6. I servizi a consumo

In Contabilità → «Impostazioni» → Servizi a consumo l'admin vede quanto l'azienda ha speso per i servizi che si pagano a consumo:

• l'intelligenza artificiale, per esempio la lettura dei PDF delle fatture;
• le ricerche di scouting;
• il registro imprese, dalla partita IVA in Rubrica;
• le raccomandate A/R.

In alto un riquadro per servizio: quanto si è speso questo mese e il tetto del mese, con una barra che diventa arancione e poi rossa man mano che ci si avvicina. Quando un tetto è raggiunto, quel servizio si ferma fino al mese dopo: i PDF restano da completare a mano, le ricerche non partono. I tetti li fissa chi gestisce la piattaforma.

Sotto c'è ogni consumo, con quando, il servizio, cosa e il prezzo, e il totale. Di partenza si vede «Questo mese»; le altre viste sono «Mese scorso», «Intelligenza artificiale» e «Ultimi 12 mesi».

Gli errori da evitare

• Spese e stipendi senza conto. Se i conti non ci sono, non si possono scegliere: scriveteli per primi.
• Conti personali nei riepiloghi. Spegnete «Nei riepiloghi» per il conto personale o di prova, o i numeri dell'azienda si sporcano.
• Centri di ricavo con parole troppo generiche. Vince il primo centro della lista che trova una parola: mettete in alto i centri con le parole più precise.
• Il compenso occasionale senza comunicazione. La comunicazione all'Ispettorato va fatta prima che la prestazione cominci, non dopo.
• L'F24 pagato e non segnato. Se non premete «F24 versato», la ritenuta resta da versare e l'avviso non si spegne.