Mezzi passo passo: tipi, carburante, noleggi e CO₂

Prima di cominciare

Questa guida è per chi segue i mezzi in ufficio: prepara le tabelle, scrive i contratti di noleggio e di leasing, controlla le rate e prepara i numeri della CO₂ per le gare. Cosa tenere sotto controllo per ogni mezzo (scadenze, consumi, costo vero) è spiegato nella guida alla gestione della flotta aziendale; qui si va pulsante per pulsante.

Serve l'area Risorse, che si attiva da Impostazioni → Moduli. Tutto sta in Risorse → Mezzi: nel menu a lato ci sono le pagine di tutti i giorni (Mezzi, Carburante, Scadenze, Assistenza, Noleggio e leasing, Carte carburante e Telepass) e, in fondo, le Tabelle correlate: Tipi di veicolo, Distributori e Tipi di intervento. Le tabelle e i contratti li prepara chi gestisce le Risorse; chi le usa vede i contratti, ma non li cambia.

1. I tipi di mezzo

In Mezzi → Tabelle correlate → Tipi di veicolo si scrive un tipo per ogni genere di mezzo che avete: «Furgone», «Autocarro», «Autospurgo», «Scarrabile», «Auto». Con Nuovo si scrive il nome e si salva. Due tipi con lo stesso nome non si possono avere.

A cosa servono:

• nella scheda del mezzo si sceglie il Tipo, e nell'elenco dei mezzi il filtro Tipo di veicolo mostra solo quelli;
• in Impostazioni → Classificazioni → Settori, nella parte «Cosa comporta», i Mezzi proposti si scelgono per tipo: nel lavoro di quel settore i mezzi di quel tipo stanno in cima all'elenco;
• per la CO₂, se il mezzo non ha il consumo scritto e non ci sono abbastanza rifornimenti, il consumo tipico si prende dal nome del tipo (vedi il passo 6).

Un tipo nuovo si può aggiungere anche dalla scheda del mezzo, dal campo Tipo, senza passare da qui.

2. I tipi di intervento

In Mezzi → Tabelle correlate → Tipi di intervento si scrivono i lavori che fate fare in officina: «Tagliando», «Cambio gomme», «Freni», «Revisione». Anche qui basta Nuovo e il nome.

Il tipo si sceglie in due posti:

• in Assistenza, quando si registra un intervento: nell'elenco si raggruppa e si filtra per Tipo di intervento, e si vede quanto è costato ogni tipo;
• nella scheda del mezzo, in Manutenzioni a km: con Nuova manutenzione a km si scrive per esempio «Tagliando», Ogni 30.000 km, Fatto l'ultima volta a e Avvisa quando mancano (di serie 1.000 km). Se scegliete il Tipo di intervento, ogni intervento di quel tipo registrato con i km fa ripartire il conto da lì.

3. Distributori e carte carburante

I distributori. In Mezzi → Tabelle correlate → Distributori si scrive dove fate rifornimento, o il circuito della carta (per esempio «Q8», «Tamoil Formello»). Il distributore si sceglie nel rifornimento scritto a mano e, quando si importa il file della carta da Carburante con Importa il file della carta carburante, nel campo Distributore (per tutte le righe). Con le fatture del carburante (Importa la fattura del carburante, o quelle lette ogni mattina da Fatture in Cloud se è collegato) il distributore si trova o si crea da solo dalla località scritta in fattura.

La carta su ogni mezzo. Nella scheda del mezzo, nella parte Carta carburante, telepass, chiave, si scrivono:

• Carta carburante: il numero della carta;
• PIN della carta: si salva cifrato;
• Telepass e Chiave n.

Il numero serve quando si carica un estratto in Carte carburante e Telepass con Carica un estratto: il mezzo si trova dalla targa, e se la targa non c'è dal numero della carta o del Telepass scritto sul mezzo. Lo stesso file caricato due volte non raddoppia niente.

4. Il contratto di noleggio o di leasing

Il contratto si scrive nella scheda del mezzo, nella parte Noleggio o leasing, con il pulsante Contratto di noleggio o leasing. Il modulo ha quattro schede:

• Il contratto: Noleggio a lungo termine o Leasing; il Noleggiatore o società di leasing, scelto in Rubrica fra i fornitori; Numero del contratto; Il contratto (PDF); Inizio (consegna) e Fine;
• Canone: Canone, senza IVA; Si paga (ogni mese, ogni due, tre o sei mesi, ogni anno); Primo canone (vuoto: all'inizio del contratto); IVA (di serie 22%); Anticipo, senza IVA; nel leasing anche Riscatto, senza IVA;
• Km e servizi: Km inclusi in tutto (per tutta la durata, per esempio 120.000 in 4 anni), Km alla consegna, Ogni km in più (per esempio 0,05 €) e Il canone comprende: manutenzione, gomme, assicurazione, bollo, soccorso stradale, auto sostitutiva;
• Note.

Salvando, il software prepara da solo le rate: l'anticipo all'inizio, i canoni dal primo canone fino alla fine, il riscatto alla fine del leasing. Se il contratto è già in corso, le rate passate senza fattura si danno per pagate alla loro scadenza. Le rate entrano nella previsione di cassa, e il canone entra nel costo del mezzo, diviso per i giorni del contratto.

5. Le rate e le fatture del noleggiatore

Le rate si abbinano da sole alle fatture del noleggiatore che arrivano da Fatture in Cloud: stessa ditta, importo vicino (entro l'1%) e data entro 45 giorni dalla scadenza. Ogni fattura va su una rata sola, e pagata la fattura, pagata la rata. Perché funzioni, il noleggiatore in Rubrica deve essere lo stesso fornitore della Contabilità, o avere la stessa partita IVA.

L'abbinamento si fa ogni mattina; per farlo subito, in Noleggio e leasing c'è Abbina le fatture arrivate.

Nella scheda del mezzo, la parte Rate mostra ogni rata con la scadenza, l'importo con l'IVA, la fattura («Non ancora arrivata» finché non c'è) e il pagamento: pagata, da pagare, o da pagare e scaduta. Se una rata è stata pagata senza fattura, si usa Segna pagata, con la data e, se c'è, la fattura scelta a mano.

La pagina Noleggio e leasing. In Mezzi → Noleggio e leasing ci sono tutti i contratti insieme, i prossimi a finire in cima. Le viste: In corso, Finiscono entro 90 giorni, Rate senza fattura e Chiusi. Per ogni contratto si vedono durata, canone, Km (quanti fatti su quanti inclusi, e la stima a fine contratto, in rosso se li supererete, con quanto costano i km in più) e Rate (quante pagate, quante scadute senza fattura). Dal menu della riga: Il mezzo e le rate, Modifica, Fine del contratto e Il contratto per scaricare il PDF. Modificando un contratto, le rate non ancora pagate si rifanno.

Gli avvisi. Ogni mattina il Responsabile mezzi (il ruolo fisso in Azienda → Ruoli; se è vuoto, chi gestisce le Risorse) riceve un avviso con:

• la fine del contratto a 90, 60 e 30 giorni, in tempo per decidere se restituire, rinnovare o riscattare;
• i km che a questo ritmo supereranno quelli inclusi, al massimo una volta al mese;
• le rate scadute da 20 giorni senza fattura.

La fine del contratto. Con Fine del contratto si sceglie com'è finita e la data:

• Restituito: il mezzo esce dalla flotta;
• Riscattato (solo nel leasing): il mezzo diventa vostro;
• Rinnovato: poi si scrive il contratto nuovo.

Le rate dopo quella data non si pagano più.

6. La CO₂ per cliente

In Lavori → Viste → CO₂ per cliente si sceglie il periodo (Dal, Al; di partenza dall'inizio dell'anno a oggi) e si vede quanta CO₂ hanno prodotto i mezzi nei lavori di ogni cliente: lavori, km e kg di CO₂, con il totale in alto. Serve per le gare e per i clienti che la chiedono. Scarica CSV dà lo stesso elenco in un foglio; Come si calcola spiega il metodo. La pagina la vede chi gestisce i Lavori o ha accesso alla Contabilità, se l'area Risorse è attiva.

Come si calcola: i km dei mezzi del lavoro × il consumo × il fattore del carburante, solo per quello che brucia il motore.

• I km vengono dal GPS del mezzo in quel giorno, divisi fra i lavori fatti quel giorno. Senza GPS si stimano dalla distanza fra la sede più vicina e il lavoro, andata e ritorno: allora il lavoro conta fra gli «stimati».
• Il consumo è quello scritto sul mezzo (Consumo medio, in litri ogni 100 km); se manca, si ricava dai rifornimenti dell'ultimo anno con i km; se mancano anche quelli, si usa un valore tipico preso dal tipo di mezzo («Autospurgo», «Furgone», «Autocarro»…).
• Il carburante è quello scelto in Alimentazione nella scheda del mezzo; vuoto, si conta come gasolio.

Il GPS di cui si parla qui è il localizzatore montato sul mezzo (GPS dei mezzi), non il telefono di chi guida: la posizione del telefono delle persone si registra solo se l'azienda l'ha accesa in Impostazioni → Posizione delle persone, e la CO₂ non la usa.

La CO₂ di un solo lavoro si vede nel lavoro, in Costi e margine, alla voce CO₂ dei mezzi, mezzo per mezzo e con il modo in cui è stata calcolata.

Gli errori da evitare

• Il canone con l'IVA. Canone, anticipo e riscatto si scrivono senza IVA: l'IVA ha il suo campo. Con l'IVA dentro, le rate non tornano con le fatture e non si abbinano.
• Il noleggiatore scritto a mano due volte. Se in Rubrica il noleggiatore non è lo stesso fornitore della Contabilità, o ha una partita IVA diversa, le fatture non trovano le rate.
• Dimenticare «Fine del contratto». Un mezzo restituito resta nella flotta, le rate restano da pagare e gli avvisi continuano.
• Tipi doppi. «Furgone» e «Furgoni» sono due tipi diversi: filtri e mezzi proposti si dividono. Meglio un nome solo per ogni genere di mezzo.
• Alimentazione vuota sui mezzi a benzina, GPL, metano o elettrici. Vuota vale gasolio: la CO₂ di quei mezzi viene sbagliata.
• La targa scritta diversa nel file della carta. Le righe con una targa che non è fra i mezzi non entrano: il messaggio dopo l'importazione le elenca. Si corregge il mezzo e si ricarica il file, senza doppioni.