I dati della vostra azienda: separati, protetti e tracciati

Sicurezza dei dati: ogni azienda vede solo i suoi

In gestire.it lavorano molte aziende, e ognuna vede solo i propri dati. La separazione non è un filtro dei menu: ogni lettura dal database porta con sé l'azienda in cui si lavora, anche nei lavori automatici della notte, nelle importazioni e nella connessione con l'intelligenza artificiale. Se manca l'azienda, la lettura si ferma invece di mostrare qualcosa di troppo. Un record nasce nell'azienda di chi lo crea e non si può spostare in un'altra.

Dentro l'azienda, poi, ognuno vede quello che gli compete: i permessi per persona decidono area per area chi non entra, chi usa e chi gestisce.

Accesso in due passaggi

Oltre alla password, ogni persona può attivare dal proprio profilo l'accesso in due passaggi:

• con un'app di autenticazione (Google Authenticator, Microsoft Authenticator o simili), con i codici di recupero da conservare;
• oppure con un codice che arriva per email e vale 10 minuti.

È la protezione che consigliamo a chi amministra l'azienda e a chi vede buste paga e contabilità. Cambiando la password, le sessioni aperte sugli altri dispositivi si chiudono.

Buste paga e documenti del personale cifrati

I file più delicati, cioè buste paga, CU, documenti dei dipendenti, documenti allegati alle assenze e allegati scambiati con i consulenti, sono salvati cifrati in un disco privato. Chi mettesse le mani su una copia dei file, senza la chiave dell'applicazione non potrebbe leggerli. Anche codice fiscale e IBAN dei dipendenti sono cifrati nel database. Il collegamento con Google Calendar conserva i suoi accessi cifrati.

Questi file non hanno un indirizzo pubblico: si aprono solo dall'interno del software, da chi ha il permesso di vederli.

Il registro degli accessi

Chi ha aperto la busta paga di Rossi? Chi ha cambiato i permessi del nuovo commerciale? In gestire.it la risposta c'è.

• In Azienda → «Registro degli accessi»: chi ha aperto quale busta paga o documento, chi ha caricato, eliminato, invitato, cambiato un dipendente o un permesso, chi ha scaricato le presenze. Si legge e basta, lo vede solo chi gestisce l'azienda, e dopo due anni le righe si tolgono da sole.
• In Impostazioni → «Registro»: chi entra e chi prova a entrare senza riuscirci, chi cambia le impostazioni, chi scarica gli Excel, chi aggiunge persone o cambia ruoli.

Nel registro non finiscono mai dati delicati come codici fiscali, importi o motivi delle assenze: solo chi, cosa e di chi.

Link firmati e a tempo

Quando un link esce dal software, è firmato e scade. Il link d'ingresso all'area clienti vale un'ora, il pacchetto del mese per il commercialista sette giorni, la pianta del monitoraggio quattro ore. Un link modificato o scaduto non apre niente.

Privacy (GDPR) e conservazione

I server sono in Italia, a Milano, e la posta passa da server italiani. L'informativa privacy, su gestire.it/privacy, spiega chi tratta i dati, per cosa e con quali fornitori, compresa l'intelligenza artificiale.

Per i dipendenti che lasciano l'azienda c'è una regola chiara: buste paga e documenti restano consultabili per 12 mesi, poi l'accesso si chiude da solo; dati e file si conservano per 10 anni, poi chi gestisce riceve l'avviso e li elimina con un pulsante. Mai da soli, perché una cancellazione di dati di paga non si annulla. I tempi si impostano azienda per azienda.

La posizione del telefono di chi lavora è spenta di partenza: la accende l'azienda, con l'accordo e l'informativa, e anche allora si prende solo alla timbratura e all'inizio e fine dei lavori. Tutto in posizione delle persone.

Per l'intelligenza artificiale valgono regole a parte, spiegate in intelligenza artificiale: vede solo quello che vede chi chiede e passa da fornitori che non conservano i dati.

Parliamone con i vostri dati

Se nella vostra azienda la domanda è «dove finiscono le buste paga?» o «chi vede la contabilità?», chiedeteci una dimostrazione: vi facciamo vedere permessi, registro e area Azienda come li vedrebbero il titolare, un dipendente e il consulente.