La gestione della flotta aziendale, fuori dai cassetti
Libretti e polizze in un cassetto, la revisione che si scopre scaduta a un controllo, il file della carta carburante che nessuno apre, le telefonate per sapere dov'è il furgone. Gestire il parco mezzi aziendale così costa multe, fermi e soldi che non si vedono.
In Risorse → «Mezzi» ogni mezzo ha la sua scheda: targa, tipo, chi lo usa, carta carburante e chiave. L'elenco mostra la prima scadenza (rossa se passata, gialla entro 15 giorni) e quanto è costato il carburante negli ultimi 12 mesi, con le viste «Attivi», «In manutenzione» e «Venduti». I mezzi che avete in un foglio si caricano tutti insieme con l'importazione.
Scadenze dei mezzi che avvisano da sole
Assicurazione, bollo, revisione, permesso ZTL, tachigrafo: ogni scadenza avvisa a 30 giorni, a 15 e il giorno stesso, una volta sola, a chi segue i mezzi e a chi usa quel mezzo. Rinnovata, si sposta la data e gli avvisi ripartono; con «Rinnova» si aggiornano anche tante insieme. Con il modulo Sinistri e assicurazioni, se la polizza è in Azienda → Assicurazioni è lei a scrivere la scadenza dell'assicurazione del mezzo. Tutte le scadenze stanno anche in Scrivania → «Scadenze» e nel calendario del telefono.
Carburante, consumi e manutenzioni a km
I rifornimenti si scrivono a mano, si caricano dal file della carta carburante (Excel o CSV) o dalla fattura elettronica del fornitore di carburante: ogni riga trova il suo mezzo dalla targa, e lo stesso rifornimento caricato due volte non si duplica. Con Fatture in Cloud collegato, le fatture del carburante diventano rifornimenti da sole ogni mattina.
Il «Resoconto carburante» mostra la spesa per settore e per mezzo e, per i mezzi con i km, il consumo da pieno a pieno e il costo al km. In «Assistenza» restano tagliandi, gomme e riparazioni con data, km e costo; nella scheda del mezzo, «Manutenzioni a km» avvisa quando mancano pochi km al prossimo tagliando.
GPS dei mezzi aziendali sulla mappa
Se i vostri mezzi hanno il localizzatore Verizon Connect, in «Dove sono» premete «Collega Verizon Connect»: i mezzi si abbinano da soli con la targa e compaiono sulla mappa, aggiornati ogni 5 minuti. Con il GPS collegato:
- ogni mattina si legge il contachilometri, per le manutenzioni a km, e il lunedì si controllano i consumi;
- ogni notte si leggono i viaggi del giorno prima: km, ore in servizio, ore di guida e chi guidava;
- un lavoro senza mezzo prende quello che si è fermato all'indirizzo per almeno 10 minuti, con l'ora di arrivo e di ripartenza;
- il cliente può ricevere «Stiamo arrivando» quando il mezzo è vicino;
- la sera alle 20 arriva l'elenco dei mezzi che non sono rientrati in sede.
Anche i cassoni con il localizzatore («Assets non alimentati» di Verizon) stanno sulla stessa mappa: in Risorse → GPS dei cassoni ogni localizzatore si abbina al suo cassone, con il cassone più probabile già proposto, e la posizione si legge ogni mezz'ora.
Senza GPS tutto il resto funziona lo stesso: scadenze, rifornimenti e costi non dipendono dal localizzatore.
Quanto costa davvero ogni mezzo
«Costo dei mezzi» mette insieme, mezzo per mezzo, carburante, manutenzione, assicurazione (il premio diviso fra i mezzi della polizza), bollo e altre scadenze, multe pagate meno quanto trattenuto al conducente e franchigie dei sinistri. Diviso per i km e per le ore di lavoro dà il costo al km e all'ora, e lo mette accanto al costo all'ora scritto nella scheda del mezzo: quello che pesa nel margine dei lavori. Così si vede subito se è da aggiornare.
Multe, sinistri e prenotazioni
In «Multe» caricate il PDF della PEC o fotografate il verbale arrivato per posta: l'AI legge targa, data, luogo, importi e punti, e il conducente lo propone il software da quel giorno (lavori con quel mezzo, reperibilità, cassoni portati). Gli avvisi arrivano prima dei 5 giorni del pagamento ridotto e dei 60 per comunicare il conducente. Con il modulo Sinistri e assicurazioni, un incidente si segnala dal telefono con «Segnala un sinistro», con le foto. Con «Prenotazioni» lo stesso furgone non si prenota due volte per lo stesso momento.
Nella pianificazione delle squadre i mezzi hanno anche la loro riga, per vedere subito chi usa cosa.
Se la vostra flotta oggi sta in un foglio Excel, chiedeteci una dimostrazione: carichiamo i vostri mezzi e vi mostriamo scadenze e costi con i vostri numeri.
Domande frequenti
Quale GPS si collega?
Verizon Connect Reveal: con i dati di integrazione che vi dà Verizon i mezzi si abbinano per targa e compaiono sulla mappa. Senza GPS scadenze, rifornimenti, manutenzioni e costi funzionano lo stesso.
Il software segue i telefoni delle persone?
No. La posizione sulla mappa è quella del localizzatore del mezzo. Il telefono di chi lavora dà la posizione solo quando preme «Comincio» o «Chiudi il lavoro».
Possiamo caricare i rifornimenti della carta carburante?
Sì: il file Excel o CSV della carta, oppure la fattura elettronica del fornitore. Ogni riga trova il mezzo dalla targa e lo stesso rifornimento non entra due volte.
Chi riceve gli avvisi delle scadenze?
Chi ha l'avviso «veicoli» nei ruoli dell'azienda (o, se nessuno, chi gestisce le Risorse) e chi usa quel mezzo, a 30 giorni, a 15 e il giorno della scadenza.
Come si capisce chi guidava quando è arrivata una multa?
Il software propone il conducente da quello che è successo quel giorno con quel mezzo: lavori, turni di reperibilità, cassoni portati e, con il GPS, chi era alla guida in quell'ora.
Si possono prenotare i mezzi?
Sì, in Risorse → «Prenotazioni»: una riga per mezzo, attrezzatura o sala. Una risorsa già presa non si prenota due volte, e chi ci prova sa da chi è presa.
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