Il cliente paga dal telefono, e l'incasso si segna da solo

Quando il pagamento dipende da un bonifico che non arriva

L'acconto chiesto al telefono, il saldo «lo faccio domani con il bonifico», la fattura che resta aperta per settimane: chi lavora dai clienti conosce bene il tempo perso a inseguire i pagamenti. E anche quando i soldi arrivano, qualcuno in ufficio deve accorgersene e segnarlo.

gestire.it porta il pagamento online nei momenti in cui il cliente è già pronto a pagare: quando firma il preventivo, quando la squadra ha finito, quando riceve un sollecito. Il cliente paga con carta, Apple Pay o Google Pay, oppure vede l'IBAN per il bonifico. Quando paga, l'incasso si registra da solo nel posto giusto.

Stripe collegato in pochi minuti, sul vostro account

Il collegamento si fa una volta in Contabilità → Impostazioni → Pagamenti online, con «Collega Stripe»: si apre il modulo guidato di Stripe, inserite i dati dell'azienda e l'IBAN su cui ricevere i soldi. Chi ha già un account Stripe può usare le proprie chiavi. I soldi vanno sul vostro account Stripe, con le sole commissioni di Stripe: gestire.it non aggiunge commissioni sui pagamenti.

Senza Stripe la pagina di pagamento funziona lo stesso, ma mostra solo l'IBAN e la causale per il bonifico.

L'acconto online sul preventivo

Nel preventivo c'è la sezione «Acconto»: un importo fisso o una percentuale del totale. Quando il cliente accetta il preventivo online, sotto la firma vede quanto pagare, con l'IBAN e la causale per il bonifico e, con Stripe collegato, «Paga con carta». L'acconto online pagato con carta si segna da solo e il commerciale riceve l'avviso; il bonifico si segna con «Acconto ricevuto». La prefattura del lavoro scala l'acconto già incassato.

Lo stesso vale per la caparra delle prenotazioni online dei sopralluoghi e per il cassone ordinato dal vostro sito: il pagamento resta sulla richiesta e, quando il lavoro si chiude, diventa un suo incasso.

Saldo sul posto con il QR

Sul telefono, nella giornata in Lavori → «Oggi», chi è dal cliente preme «Fai pagare online»: sceglie se è un acconto, il saldo o un extra, controlla l'importo (per il saldo è proposto quello che resta da pagare) e la causale. Si apre il QR da far inquadrare al cliente, oppure il link di pagamento da mandargli su WhatsApp o per email. La stessa azione c'è sulla scheda del lavoro in ufficio e sulle soste in più dei cassoni.

Il pagamento diventa un incasso del lavoro e, quando c'è la fattura, va da sé sulle sue rate.

Fatture pagate online: solleciti, area clienti, Riscossioni

Per le fatture già emesse il link «Paga online» compare in tre posti:

• nei solleciti per email e per PEC, con l'elenco delle fatture da saldare;
• nell'area clienti, accanto a ogni fattura da pagare;
• in Riscossioni, con «Link per pagare online», da mandare voi.

Pagato, l'incasso si registra sulle rate e la fattura si segna pagata anche in Fatture in Cloud. Il controllo è doppio: l'importo è verificato e lo stesso pagamento non si registra due volte.

Addebito automatico per canoni e appalti

Per i clienti che pagano a scadenza fissa (canoni, contratti di manutenzione, appalti di pulizia) c'è l'addebito automatico. Il cliente autorizza una volta, dal link che gli mandate, e da lì le sue rate si pagano da sole. Si può fare in due modi:

• con Stripe: il cliente autorizza una carta o l'addebito SEPA sul conto, e ogni mattina le sue rate scadute si addebitano; con la carta l'esito è subito, con il SEPA dopo qualche giorno;
• con GoCardless: il cliente firma il mandato SEPA, e ogni rata si programma 7 giorni prima per essere addebitata il giorno della scadenza, con il preavviso al cliente. Le rate scadute prima del mandato restano ai solleciti.

Il link si manda da Contabilità → Riscossioni: sulla rata, «Addebito automatico» lo mostra con un'email già scritta, e «Manda per email» la spedisce dalla casella dei preventivi dell'azienda. Per molti clienti insieme si selezionano le rate e si sceglie «Manda il link dell'addebito»: un'email per cliente, con il suo nome e il suo link, e prima il riepilogo di chi la riceve e chi si salta. Il cliente trova lo stesso link nell'area clienti.

Se l'addebito non riesce, la rata resta da incassare, chi segue gli incassi lo sa e «Riprova l'addebito» lo rifà. Se la rata viene pagata in altro modo prima, l'addebito programmato si toglie: niente doppi pagamenti.

Incassi online: tutto in una pagina

In Contabilità → Incassi online vedete tutto quello che avete chiesto di pagare: fatture, richieste di pagamento dei lavori, caparre, cassoni e addebiti automatici, con le viste «Da pagare», «Pagati» e «Da controllare». Da qui rimostrate il QR, annullate una richiesta non ancora pagata o premete «Rimborsa» per rendere i soldi, tutti o in parte, sulla carta del cliente.

Vedetelo con un vostro preventivo

In una dimostrazione vi facciamo firmare un preventivo dal telefono e pagare l'acconto con una carta di prova di Stripe: vedete in diretta l'avviso al commerciale e l'incasso che si segna da solo.