L'intelligenza artificiale legge, risponde e prepara. Decidete voi

Dove lavora l'intelligenza artificiale nel gestionale

In gestire.it l'intelligenza artificiale fa i lavori di copiatura che oggi tolgono ore all'ufficio: leggere un PDF e riportarne i dati, capire di cosa parla un messaggio, trovare un indirizzo in mezzo a un testo. Ogni lettura nasce da controllare: la persona guarda, corregge se serve e conferma.

• Fatture dei fornitori in PDF (modulo aggiuntivo «Lettura fatture con l'AI»): fornitore, numero e importi entrano da soli in Contabilità → «Spese». I conti si ricontrollano (imponibile più IVA deve fare il totale); se non tornano, la spesa resta «da controllare».
• Cartelle esattoriali, polizze, atti legali e multe: dal PDF, o per le multe anche dalla foto del foglio arrivato per posta, si compilano la cartella, la polizza con la scadenza e il termine di disdetta, la pratica legale con la prima udienza, la multa con la targa.
• Documenti dei consulenti: quando il commercialista o il consulente del lavoro allega un PDF, l'AI capisce cos'è e lo archivia al posto giusto; se non è sicura, il documento resta «da confermare».
• Richieste e ticket: «Trova nel testo» ricava l'indirizzo del lavoro da quello che ha scritto il cliente; nel Call center ✨ «Leggi con l'AI» propone categoria, urgenza, riassunto e una bozza di risposta, quando lo si chiede; una persona la manda o no.
• Risposte alle campagne: in Marketing le risposte dei contatti si dividono da sole (interessato, da richiamare, fuori sede, chiede di essere tolto).

«Chiedi»: la guida del software in ogni pagina

In basso a destra, in ogni pagina, c'è «Chiedi». Si scrive con parole proprie «come chiedo un permesso?» o «come chiudo un lavoro?» e la guida risponde con i collegamenti alle pagine giuste. Risponde a partire da quello che il software dice di sé, dal vostro manuale aziendale e dalla knowledge base, solo per le aree in cui la persona entra. Se non trova la risposta lo dice e propone di aprire una segnalazione già scritta.

Portami lì: «apri la scheda del cliente Rossi», «portami alla richiesta 128», «fammi vedere il lavoro di via Roma». «Chiedi» cerca la scheda con la ricerca di gestire.it, quella di Ctrl+K, e la mette sotto la risposta con il pulsante per aprirla. Trova solo quello che la persona vede nelle pagine.

L'assistente sui vostri dati

Con il modulo aggiuntivo «Assistente sui dati», in «Chiedi» c'è anche la scheda «I tuoi dati». Lì si chiede «quali lavori ci sono domani?», «chi è in ferie questa settimana?», «quali fatture sono scadute?», «quali cassoni sono oltre la sosta?».

L'assistente sa anche preparare una richiesta nuova, un richiamo, un commento, un cambio di stato, un sopralluogo da spostare, ferie o un permesso, un preventivo dal listino. E le direttive di tutti i giorni:

• «crea un sopralluogo per la richiesta di Rossi martedì alle 10 con Luca»;
• «pianifica il lavoro di via Roma giovedì alle 8:30 con la squadra 2»;
• «prendi nota di ordinare il toner e ricordamelo domani alle 9»: una riga da spuntare nella nota della propria giornata, con l'avviso all'ora;
• «scrivi a Marco che arrivo alle 10»: nella chat interna, come se lo si scrivesse;
• «apri un processo per il trasloco della sede con Sara: preventivo, sopralluogo, contratto».

Chi gestisce l'area può anche far partire due messaggi verso il cliente: «manda il preventivo di Rossi su WhatsApp» e «avvisa il cliente del sopralluogo di domani». Il destinatario lo prende gestire.it dalla scheda, mai dal testo della domanda; prima di partire la proposta mostra canale, destinatario e testo esatti, e il pulsante è «Manda».

Non le fa da solo: compare la proposta, con le date dette a parole già trasformate in giorno e ora da controllare, e la persona la esegue con «Conferma» o la lascia con «Annulla». Nello storico resta scritto che è passata dall'assistente. Sopralluoghi e lavori fissati da qui non avvisano il cliente: quello si fa dalla scheda.

Dettare invece di scrivere

Accanto alla casella di «Chiedi» e a ogni campo di testo lungo (la descrizione di una richiesta, le note, la chiusura del lavoro, i commenti) c'è il 🎤. Si preme, si parla, si ripreme: il testo detto compare nella casella, dove c'era il cursore, da rileggere prima di mandarlo o salvarlo. Dal telefono, in cantiere o in macchina, è più veloce che scrivere. La trascrizione conosce il nome dell'azienda, i settori e i nomi dei colleghi, così li scrive giusti; al massimo due minuti per volta. La prima volta il browser chiede il permesso di usare il microfono.

Collega la tua AI: Claude e ChatGPT

Chi usa già Claude, ChatGPT o un'altra app con connettore MCP può collegarla a gestire.it dal menu con il proprio nome → «Collega la tua AI». Si copia l'indirizzo, si aggiunge come connettore personalizzato, si entra con email e password e si preme «Consenti». Da lì si chiede all'AI di sempre «cosa ho in agenda questa settimana?». Ogni collegamento vale per una persona e un'azienda, e si toglie con un clic. I dettagli sono in Claude e ChatGPT.

Le regole dell'intelligenza artificiale

• Vede solo quello che vede chi chiede: l'assistente e l'AI collegata usano i permessi della persona. Un operaio che chiede della contabilità non riceve niente, perché nel software non la vede.
• Non modifica niente senza conferma: nell'assistente ogni azione parte solo con «Conferma», con i permessi di chi la preme. Le poche scritture dell'AI collegata seguono le stesse regole del software e restano nello storico.
• Un documento non dà ordini: il testo di un PDF o di un'email è di un estraneo ed è trattato come un dato. Il modello può solo compilare una scheda con campi stabiliti; un'istruzione nascosta in una fattura non comanda niente.
• I dati non servono ad addestrare: per le funzioni interne il testo passa da OpenRouter, impostato per escludere i fornitori che conservano i dati o li usano per addestrare i modelli. Con «Collega la tua AI», invece, valgono le condizioni del vostro account presso quel fornitore, come spiega l'informativa privacy.

Vedetela lavorare su un vostro documento

Portate alla dimostrazione una fattura in PDF di un fornitore, una polizza o una multa: vi facciamo vedere cosa legge l'AI, cosa resta da controllare e come si conferma.