Come pianificare gli interventi delle squadre senza rifare tutto ogni giorno

Perché la pianificazione degli interventi si rifà ogni giorno

Chi pianifica gli interventi delle squadre lo sa: la sera prima il programma è perfetto, alle nove del mattino è già da rifare. Un cliente sposta, un tecnico è malato, un'urgenza entra in mezzo, un intervento dura il doppio. Se il programma sta su una lavagna, un foglio Excel o nella testa di una persona, ogni cambio è una serie di telefonate.

Una buona pianificazione degli interventi tecnici non elimina gli imprevisti. Li rende gestibili: si vede subito chi è libero, cosa si sovrappone, chi è più vicino, e il cambio arriva sul telefono di chi deve partire.

Cosa sapere prima di assegnare un intervento

Per ogni intervento da pianificare servono poche informazioni, ma tutte:

• dove: l'indirizzo preciso, con le indicazioni per arrivarci (citofono, accesso dal cortile, ZTL);
• cosa: il tipo di intervento, che dice quali competenze, abilitazioni e attrezzature servono;
• quanto dura: una stima realistica, presa dagli interventi simili e non dall'ottimismo;
• quando: entro quando va fatto (una scadenza di contratto, un'urgenza) e se il cliente ha un orario concordato;
• con cosa: il mezzo necessario, perché un autospurgo o un camion con gru non si sostituiscono con un furgone.

E dalla parte delle squadre: chi lavora quel giorno, chi è in ferie o in permesso, chi ha già appuntamenti, chi ha l'abilitazione giusta, quale mezzo è libero.

Le priorità: cosa entra prima

Non tutti gli interventi pesano uguale. Un ordine che funziona per molte imprese di servizi:

1. urgenze e pronto intervento: guasti, allagamenti, infestazioni gravi;
2. interventi con orario concordato: il cliente ha preso un permesso per aspettarvi;
3. interventi a scadenza: manutenzioni programmate, svuotamenti periodici, controlli di contratto;
4. interventi flessibili: tutto quello che si può fare in un giorno qualunque della settimana.

Gli interventi flessibili sono quelli che riempiono i buchi e che si spostano quando entra un'urgenza: conviene tenerli in un elenco «da pianificare» separato, non già inchiodati a un giorno.

Durate e tempi di strada

L'errore più comune è pianificare le ore di lavoro e dimenticare la strada. Sei interventi da un'ora non stanno in una giornata di otto ore se fra uno e l'altro ci sono quaranta minuti di traffico. La strada va calcolata con l'ora vera: le otto del mattino in tangenziale non sono le due del pomeriggio.

Lasciate anche un margine: dieci o quindici minuti fra un intervento e l'altro assorbono il parcheggio, il cliente che fa domande, il pezzo da prendere dal furgone.

L'ordine del giro

Una volta scelti gli interventi di una squadra per il giorno, l'ordine conta quanto la scelta. Un esempio: cinque interventi in città, partenza e rientro in sede. In ordine di arrivo delle richieste il giro fa 78 km; riordinato per vicinanza, partendo dal più lontano dalla sede e tornando, ne fa 52. Sono 26 km e quasi un'ora di guida in meno, ogni giorno, per una sola squadra.

Due regole: gli interventi con orario concordato restano fermi e gli altri si organizzano intorno; la pausa pranzo si mette dove capita, ma si mette.

Interventi ricorrenti e contratti

Una parte degli interventi si sa con mesi di anticipo: le pulizie settimanali di un condominio, lo svuotamento annuale di una fossa, il controllo mensile delle esche, la manutenzione semestrale di un impianto. Conviene metterli in calendario per tempo, con la loro frequenza, e lasciarli «da pianificare» con una data di riferimento invece di fissarli subito a un'ora precisa.

Così, quando si prepara la settimana, si parte da quello che è già dovuto per contratto e si aggiungono le richieste nuove intorno. Per i ricorrenti vale una regola in più: se si spostano, va controllato che l'intervento successivo non slitti di conseguenza, altrimenti dopo qualche mese la frequenza promessa al cliente non è più rispettata.

Urgenze e imprevisti

Quando entra un'urgenza le domande sono tre: chi è più vicino, chi ha la competenza, cosa si sposta. Con il programma davanti si risponde in un minuto; senza, si telefona a tutti. Chi viene spostato va avvisato subito, e il cliente dell'intervento spostato pure: una telefonata il giorno prima vale più di una scusa il giorno dopo. E il prezzo di un'urgenza va detto prima: in gestire.it il «Nuovo lavoro» senza preventivo prende le voci dal listino, aggiunge la maggiorazione per l'urgenza e può mandare al cliente il prezzo da accettare online, prima di partire.

Comunicare il programma alle squadre e ai clienti

Il programma serve solo se arriva: la squadra deve sapere la mattina dove andare, in che ordine, a che ora partire e cosa portare. Il gruppo WhatsApp funziona male, perché i cambi si perdono fra i messaggi. Meglio un elenco sul telefono di ognuno che si aggiorna da solo quando l'ufficio sposta qualcosa.

Anche il cliente apprezza: la conferma del giorno, un promemoria, e un avviso quando la squadra sta arrivando riducono le assenze e le telefonate «a che ora arrivate?».

La pianificazione degli interventi con gestire.it

In Lavori → «Pianificazione» di gestire.it vedete tutti insieme, una riga per persona o per mezzo, in vista «Giorno» o «Settimana», filtrando per squadra e per settore. Si trascina un lavoro su un'altra riga o un altro orario; le sovrapposizioni sono in rosso. A destra, in «Da pianificare», trascinate un lavoro sulla riga giusta oppure toccate «Primi orari liberi» per gli orari proposti, che contano ferie, permessi, chiusure, festivi e gli appuntamenti dei calendari Google.

Prima di ogni lavoro c'è la striscia della strada, calcolata con il traffico di quell'ora: rossa se dal lavoro prima non si arriva in tempo. Il bordo giallo segnala pioggia, vento, gelo o caldo per i lavori all'aperto, e alle 17 chi pianifica riceve quelli di domani a rischio. «Ottimizza il giro» propone, per una squadra o una persona, l'ordine con meno strada dalla sede e ritorno, con la pausa pranzo e anche lavori da pianificare: vedete la proposta e i minuti risparmiati, poi «Applica». Un lavoro con «Ora concordata col cliente» resta fermo.

Le squadre trovano la giornata in «Oggi» sul telefono, con «parti alle», il meteo e «Portami lì»; il cliente può ricevere «Stiamo arrivando» quando il mezzo si avvicina. Tutto quello che fa la funzione è nella pagina della pianificazione delle squadre: chiedeteci una dimostrazione con una vostra settimana tipo.