Il monitoraggio HACCP senza fogli da ricopiare
Un'impresa di disinfestazione con contratti HACCP passa le giornate fra cucine di ristoranti, magazzini alimentari e stabilimenti. In ogni sito il tecnico controlla esche e trappole una per una, segna cosa trova, e il cliente deve avere un rapporto da mostrare all'ispezione dell'ASL. Su carta vuol dire schede compilate a mano, piantine fotocopiate con le postazioni segnate a penna e, la sera, qualcuno che ricopia tutto in un foglio Excel per preparare il report.
Il modulo Monitoraggio infestanti (HACCP) di gestire.it fa questo lavoro dentro i Lavori: la pianta con le postazioni, il giro dal telefono, le soglie, le non conformità e il rapporto al cliente.
Siti, piante e postazioni
In Lavori → Monitoraggio → «Siti monitorati» ogni sito è legato a un cantiere del cliente: la cucina, il deposito, il reparto di produzione. Si carica la planimetria, si tocca la pianta nei punti dove stanno le postazioni e si stampano le «Etichette QR» da attaccare a ognuna. Nel sito si scrivono anche «Chi ne risponde» e la frequenza dei controlli.
Ogni tipo di cliente ha i suoi infestanti. Scelta la categoria di clientela, in «Da controllare» si spuntano da soli quelli più frequenti: per un'industria alimentare, per esempio, blatte, roditori, farfalline del cibo, mosche e piccioni. Sulla pianta i tipi di postazione adatti vengono proposti per primi. Se siti e postazioni li avete già in un foglio, si importano da Excel.
Il giro di controllo, anche senza segnale
Sul posto il tecnico apre il lavoro da «Oggi» e tocca «Giro di controllo». Per ogni postazione, anche inquadrando il suo QR, segna l'esito, le catture o la percentuale di esca consumata. Nelle cantine e nei magazzini dove il telefono non prende si apre «Senza segnale» prima di entrare: postazioni e piante restano sul telefono, le letture anche, e partono da sole quando torna la linea. Si scrivono i «Prodotti usati» con il lotto; se bisogna interrompere, «Salva e continua dopo».
Una postazione mancante, o un'attività oltre la soglia del sito per quel tipo di postazione, diventa una non conformità. Alla chiusura del giro chi risponde del sito la riceve, e in ufficio, in «Non conformità», si scrive l'«Azione correttiva».
Il rapporto per il cliente e la cartella HACCP
Chiuso il giro, il rapporto va nell'area del cliente: il riepilogo, una pianta per ambiente con le postazioni colorate secondo l'esito, la tabella delle letture, le non conformità con l'azione correttiva e i prodotti con il lotto. Il cliente vede anche l'andamento delle catture nel tempo.
Per l'ispezione c'è la «Cartella HACCP» del sito: un unico PDF con il piano di monitoraggio (infestanti, frequenza, postazioni e soglie), le piante, il registro dei controlli del periodo, le non conformità, i prodotti con registrazione e principio attivo e, in coda, le schede tecniche e di sicurezza che avete caricato nel magazzino. È la documentazione sulla lotta agli infestanti che il piano di autocontrollo del cliente, previsto dal Reg. CE 852/2004, deve poter mostrare. Il cliente scarica la stessa cartella dalla sua area.
Non solo HACCP: derattizzazioni, blatte e zanzare
Gran parte del pest control è fatta di interventi singoli: la derattizzazione in un condominio, le blatte in un bar, il trattamento contro le zanzare in un giardino. Sono lavori come gli altri, con la pianificazione delle squadre, il meteo che alle 17 avvisa chi pianifica dei trattamenti all'aperto di domani a rischio pioggia o vento, e il rapportino con foto e firma.
A ogni stagione c'è un servizio da riproporre: le zanzare in primavera, i roditori in autunno. In Commerciale, «Proposte per servizio» trova i clienti a cui offrirlo, con l'ultima volta che l'hanno avuto, e crea le richieste da chiamare. I prodotti stanno nel magazzino con registrazione, principio attivo e schede. Per i bandi di enti pubblici e aziende sanitarie, il modulo gare d'appalto controlla i requisiti sulle vostre certificazioni alla data dell'offerta.
Provatelo su un vostro sito
Nella dimostrazione prepariamo un vostro sito vero, con la sua pianta: vedrete il giro dal telefono e il rapporto che riceverebbe il cliente. Il processo intero è in il giro di monitoraggio HACCP, e la guida al monitoraggio degli infestanti spiega cosa deve contenere un buon piano.
Domande frequenti
Il giro di controllo funziona davvero senza segnale?
Sì, il giro del monitoraggio sì: si apre «Senza segnale» con la rete, prima di entrare, e il telefono scarica postazioni e piante. Le letture e le foto restano sul telefono e partono da sole quando il segnale torna.
Cosa riceve il cliente dopo ogni giro?
Il rapporto del giro nella sua area clienti: pianta con le postazioni colorate secondo l'esito, letture, non conformità con l'azione correttiva e prodotti usati con il lotto. Dalla stessa area scarica la cartella HACCP del sito.
Come si decide quando una lettura è una non conformità?
Ogni sito ha le sue soglie per tipo di postazione, in catture o in percentuale di esca consumata. Una lettura oltre la soglia, o una postazione mancante, diventa una non conformità che arriva a chi risponde del sito.
Va bene anche per derattizzazioni e disinfestazioni singole, senza contratto HACCP?
Sì: gli interventi singoli sono lavori normali, pianificati con le squadre e chiusi con foto, firma e rapportino. Il modulo di monitoraggio serve ai siti che controllate a cadenza fissa.
Dove si tengono prodotti, lotti e schede di sicurezza?
Nel magazzino di Risorse: per ogni prodotto la registrazione, il principio attivo, la scheda tecnica e quella di sicurezza in PDF. Nel giro il tecnico indica i prodotti usati con il lotto, e le schede finiscono nella cartella HACCP.
Possiamo usare le planimetrie che abbiamo già?
Sì: nella scheda del sito si carica la pianta che avete e si mettono le postazioni toccandola. Se l'elenco delle postazioni è già in un foglio, si importa da Excel e sulla pianta le si posiziona dopo.
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