Controlli qualità negli appalti: dalle impostazioni al giro

Prima di cominciare

Questa guida è per chi segue la qualità degli appalti: il responsabile che decide le regole e i controllori che girano sugli appalti. Non si possono controllare tutti gli appalti ogni settimana: gestire.it dice quali controllare prima, e ogni quanto tornarci.

I controlli qualità arrivano con il modulo Cantieri e appalti, che si attiva da Impostazioni → Moduli. Le pagine stanno in Lavori → Qualità: Giro dei controlli, Controlli fatti e Impostazioni qualità (nello stesso menu ci sono anche i Disservizi). Gli appalti sono i cantieri attivi in Rubrica → Cantieri e appalti, con il loro cliente, il comune e la provincia. Come si preparano è spiegato in cantieri e appalti passo passo.

Chi vede cosa:

• chi gestisce l'area Lavori vede tutto e decide le impostazioni;
• il controllore vede solo gli appalti della sua zona e i controlli che ha fatto lui;
• le squadre non vedono niente: né date, né punteggi, né voti. I controlli restano a sorpresa.

1. Controllori e zone

In Lavori → Qualità → Impostazioni qualità, il pulsante Controllori e zone. Con Aggiungi un controllore si scrivono:

• Chi: una persona dell'azienda, che deve poter entrare nell'area Lavori;
• Comuni: per esempio «Roma, Fiumicino»;
• Province: la sigla, per esempio «RM, LT»;
• Attivo: spento, il controllore non riceve appalti.

Ogni appalto va al controllore del suo comune; se nessuno ha quel comune, a chi ha la provincia; se sono più d'uno, a chi ne ha di meno. Salvando, gli appalti si riassegnano subito alle nuove zone.

2. Le checklist

Il pulsante Checklist. Con Aggiungi una checklist si scrive:

• Per quale servizio: per esempio «Pulizie condominiali»;
• Cosa guardare, una voce per riga: «Scale pulite», «Vetri senza aloni», «Cartello degli orari esposto».

Il controllore sceglie la checklist sul posto e segna ogni voce «a posto» o «non a posto». Una checklist tolta da qui non si usa più nei controlli nuovi; quelli già fatti restano com'erano.

3. Pesi e frequenze

Ogni appalto ha un punteggio, fino a 100, e così la persona più a rischio fra chi ci lavora, fino a 100. La somma decide ogni quanto controllarlo. Il pulsante Pesi e frequenze ha due parti.

Quanto pesa ogni cosa (punti). I valori di partenza:

• Criticità, per punto: 8 (la criticità va da 1 a 5, quindi fino a 40);
• Per disservizio: 10 per ogni disservizio degli ultimi 90 giorni, con Disservizi, al massimo 30;
• Valore, al massimo: 20. Il canone mensile viene dalle voci ricorrenti attive dell'appalto: i 20 punti interi li prende l'appalto che vale di più, gli altri in proporzione al loro posto;
• Ultimo controllo male: 20; Ultimo da migliorare: 10; Tre controlli buoni di fila: −10;
• Affidabilità, per punto: 8 (meno la persona è affidabile, più punti);
• Assunto da meno di 3 mesi: 30; Da meno di 6 mesi: 15.

Ogni quanto controllare. Le fasce: Da un totale di tanti punti, un controllo ogni (giorni) tanti giorni. Di partenza: da 120 punti ogni 7 giorni, da 80 ogni 14, da 40 ogni 30, sotto ogni 60. Vale la prima fascia raggiunta, dalla più alta. Con Aggiungi una fascia se ne mette un'altra.

Salvando, il programma si ricalcola su tutti gli appalti.

4. L'affidabilità delle persone

Sotto i pulsanti, la tabella Affidabilità di chi lavora sugli appalti elenca i dipendenti e i collaboratori attivi in Rubrica, con l'affidabilità (da ● a ●●●●●) e il punteggio. Passando sul punteggio si vede da cosa viene.

Dal menu della riga, Affidabilità: Quanto è affidabile, da 1 a 5. 5 vuol dire che lavora bene da solo, 1 che va seguito. Di partenza tutti hanno 3. Meno è affidabile, più spesso si controllano gli appalti dove lavora. Il voto vale dal ricalcolo successivo. Le persone non vedono né il voto né il punteggio.

Chi lavora su un appalto lo dice il software: la squadra fissa dell'appalto, chi ci ha fatto interventi negli ultimi 30 giorni e chi ci ha segnato la presenza dal telefono, in «In cantiere».

5. Il giro dei controlli

In Lavori → Qualità → Giro dei controlli ci sono gli appalti da controllare, dal più urgente. Il programma si ricalcola ogni mattina presto, prima che si cominci a lavorare; chi gestisce i Lavori può farlo subito con Ricalcola ora. Gli appalti mai controllati non arrivano tutti nella prima settimana: si distribuiscono nel periodo.

Le viste:

• Il mio giro: gli appalti del controllore da fare entro la settimana (si apre questa);
• In ritardo: quelli con la data del controllo già passata;
• per chi gestisce anche Tutto il giro della settimana, Tutti gli appalti e Senza controllore.

Per ogni appalto si vedono il cliente e l'indirizzo, il Prossimo controllo (in rosso se è in ritardo, con ogni quanti giorni e l'ultimo fatto, o «mai controllato»), il Punteggio diviso fra appalto e persone, il controllore e la criticità. Si filtra per provincia; chi gestisce anche per controllore.

Dal menu della riga:

• Perché: il punteggio voce per voce, la persona più a rischio e la fascia che ne viene fuori;
• Criticità e squadra (per chi gestisce): Quanto è delicato, da 1 (tranquillo) a 5 (ospedale, cliente di pregio o esigente), e la Squadra fissa, cioè chi ci lavora di solito;
• Fai il controllo, che è il passo successivo.

6. Il controllo sul posto, dal telefono

Il controllore apre il giro dal telefono, sul posto, e usa Fai il controllo sulla riga dell'appalto:

• Checklist: si sceglie quella del servizio, o «Senza checklist»;
• Cosa hai guardato: per ogni voce A posto o Non a posto; con «Non a posto» compare la nota, facoltativa;
• Foto: fino a 10;
• Chi ci lavora: già spuntati quelli che risultano sull'appalto. Il controllo conta anche per loro;
• Esito: Buono, Da migliorare o Male;
• Voto, da 1 a 10, e Note.

Poi Registra il controllo. Il punteggio dell'appalto e delle persone si ricalcola subito, e con lui la data del prossimo controllo. Il controllo non finisce nella storia dell'appalto in Rubrica, dove lo vedrebbero anche le squadre.

Quando va male. Con l'esito Male si apre da solo un disservizio sull'appalto, con le voci non a posto, le note e le foto: compare l'avviso «Aperto il disservizio» con il suo numero. Il disservizio si segue in Lavori → Qualità → Disservizi, come gli altri. Serve che l'appalto abbia il suo cliente in Rubrica.

7. I controlli fatti

In Lavori → Qualità → Controlli fatti c'è ogni controllo registrato, dal più recente. Le viste: Tutti, Andati male e Da migliorare; i filtri: esito e controllore.

Ogni riga dice quando è stato fatto (e quando era previsto), l'appalto e il cliente, l'esito con il voto, quante voci non erano a posto, quante foto, il controllore e il disservizio aperto, che si apre con un clic. Con Apri si legge il controllo intero: le voci con ✓ e ✗, le note, chi ci lavorava e le foto da scaricare. Il controllore vede i suoi; chi gestisce i Lavori li vede tutti.

Gli errori da evitare

• Il comune scritto in un altro modo. L'appalto va al controllore se il comune è scritto come nell'appalto in Rubrica, o se c'è la sigla della provincia. Se no l'appalto finisce in Senza controllore: controllate quella vista dopo aver salvato le zone.
• Un controllore che non entra nell'area Lavori. Senza accesso all'area non vede il giro. L'accesso si dà in Azienda → Accessi.
• Lasciare tutto a 3. Con criticità e affidabilità tutte di partenza, gli appalti si somigliano e il giro dice poco. Bastano pochi minuti: gli appalti delicati a 4 o 5, le persone da seguire a 1 o 2.
• Registrare dopo, in ufficio. Il controllo si fa sul posto, dal telefono, con le foto: è quello che conta se il cliente contesta.
• Un appalto senza cliente. Un controllo andato male non apre il disservizio se l'appalto non ha il suo cliente in Rubrica.
• Dire alle squadre quando si passa. Il software tiene nascosti date e punteggi: i controlli funzionano se restano a sorpresa.