Dalla richiesta alla fattura senza ricopiare niente
In molte imprese di servizi la stessa pratica passa per quattro mani e quattro strumenti: la telefonata finisce su un foglio, il preventivo in un file Word, l'appuntamento nel gruppo WhatsApp della squadra, la fattura nel programma di contabilità. Ogni passaggio è un copia-incolla, e ogni copia-incolla è l'occasione per sbagliare un indirizzo, dimenticare una voce o non fatturare un lavoro fatto.
In gestire.it la pratica è una sola e passa di mano in mano: la richiesta diventa preventivo, il preventivo accettato diventa lavoro, il lavoro chiuso diventa fattura. Cliente, indirizzo, voci e prezzi arrivano da soli al passo dopo, e ognuno sa a che punto è la pratica senza chiedere in giro.
Chi è coinvolto, e dove lavora
- L'ufficio commerciale riceve le richieste, fissa i sopralluoghi e prepara i preventivi nell'area Commerciale.
- Chi pianifica dà a ogni lavoro una squadra, un giorno e un'ora nella Pianificazione dell'area Lavori.
- La squadra trova la sua giornata sul telefono in «Oggi», con l'indirizzo, l'ora di partenza e il navigatore, e chiude il lavoro sul posto.
- Il cliente riceve il preventivo da firmare online, il promemoria il giorno prima, l'avviso «Stiamo arrivando» e il rapportino.
- Chi segue la contabilità controlla le prefatture, le manda a Fatture in Cloud e segue gli incassi nell'area Contabilità.
Ognuno entra solo nelle aree che gli servono. Un tecnico, per esempio, vede cosa c'è da fare ma non i prezzi del preventivo: alla chiusura trova già scritto quanto deve incassare.
La richiesta: nessun contatto resta senza risposta
Le richieste arrivano da più parti: telefono, posta, moduli dei vostri siti, richieste.it. Quelle da fuori entrano da sole nel settore giusto, al commerciale di quel settore, con un'email di avviso; quelle prese al telefono si scrivono con «Nuova richiesta». Ogni richiesta ha uno stato, chi la segue e lo storico di commenti, email e chiamate. Da lì si sceglie il passo dopo: un sopralluogo, un preventivo o, per un intervento semplice, direttamente il lavoro.
Il preventivo: dal listino alla firma del cliente
Il preventivo nasce dalla richiesta, o dal sopralluogo con quello che si è visto sul posto. Se avete il listino prezzi, scelto il servizio entrano il prezzo, le voci collegate (per esempio le analisi obbligatorie per uno smaltimento) e il trasporto calcolato in chilometri dalla vostra sede; lo sconto del cliente scritto in Rubrica vale da solo. Il PDF esce sulla vostra carta intestata.
Con «Manda da accettare online» il cliente apre il preventivo online dal telefono, riceve un codice per email o WhatsApp e firma. Il preventivo passa a vinto da solo, la copia firmata va fra gli allegati e il commerciale riceve l'avviso. Se avete collegato Stripe, il cliente può pagare subito anche l'acconto.
Il lavoro: chi va dove e a che ora
Accettato il preventivo, il lavoro nasce da solo «da pianificare», con cliente, voci, sopralluogo, foto e allegati, e chi pianifica lo sa. Nella pianificazione delle squadre lo si trascina sulla persona o sul mezzo giusto; su ogni lavoro si vedono il meteo e la striscia della strada con il traffico, rossa se dal lavoro prima non si arriva in tempo. «Ottimizza il giro» propone l'ordine con meno chilometri. Chi fa parte della squadra riceve l'avviso nella campanella e sul telefono, senza telefonate la sera prima.
Sul posto e dopo: rapportino, fattura, incasso
Il tecnico tocca «Comincio» all'arrivo e «Chiudi il lavoro» alla fine: cosa è stato fatto, le foto, la firma del cliente, il pagamento e, se ci sono, i rifiuti prodotti. Il rapportino di intervento in PDF è pronto da mandare.
Il lavoro chiuso entra in fattura nel modo scelto per quel cliente: una prefattura da controllare, una fattura che parte subito verso Fatture in Cloud se i dati sono a posto, oppure una fattura al mese con tutti i suoi lavori. Le righe sono le voci del preventivo, e l'eventuale acconto già pagato si scala da solo. Poi le rate da incassare arrivano ogni mattina in Riscossioni, e per chi è in ritardo i solleciti salgono un gradino alla volta. Il margine del lavoro mette insieme ricavo, ore, mezzi e materiale.
Vederlo su una vostra pratica
Il modo più rapido per capire se questo flusso funziona per voi è seguirlo su un lavoro vero: nella dimostrazione partiamo da una richiesta tipica della vostra azienda e la portiamo fino alla fattura, con i vostri settori e i vostri prezzi. Chiamateci allo 06 9480 2005 o scriveteci dal modulo qui sotto.
Dalla richiesta alla fattura, passo per passo
-
1
Arriva la richiesta
Dal sito, da richieste.it o dalla posta entra da sola nel settore giusto; dopo una telefonata si scrive con «Nuova richiesta» in Commerciale → Richieste. Il commerciale del settore riceve l'avviso.
-
2
Si fissa il sopralluogo
Dalla richiesta, «Fissa sopralluogo»: giorno, durata, indirizzo e cosa c'è da vedere, oppure il link per far scegliere l'orario al cliente. Sul posto «Comincio» e «Finito», poi le note in «Dopo: cosa si è visto».
-
3
Si prepara il preventivo
«Crea preventivo» porta con sé cliente e note del sopralluogo. Le voci si prendono dal listino, con le collegate e il trasporto; il totale si aggiorna mentre si scrive.
-
4
Il cliente firma online
In «Altro», «Manda da accettare online»: il cliente legge, riceve il codice per email o WhatsApp e firma. Il preventivo passa a vinto da solo e al commerciale arriva l'avviso.
-
5
Il lavoro nasce da pianificare
Il lavoro si crea da solo con cliente, voci, sopralluogo e file, e compare in «Da pianificare». Chi pianifica lo sa dalla campanella.
-
6
Si danno squadra, giorno e ora
In Lavori → Pianificazione si trascina il lavoro sulla persona o sul mezzo, oppure si sceglie fra i «Primi orari liberi». La squadra riceve l'avviso e, se lo scegliete, il cliente il promemoria il pomeriggio prima.
-
7
La squadra va sul posto
In «Oggi» il tecnico vede a che ora partire, il meteo e «Portami lì». Con il GPS dei mezzi collegato e l'avviso acceso, il cliente riceve «Stiamo arrivando» con l'ora di arrivo.
-
8
Si chiude il lavoro
«Chiudi il lavoro»: cosa è stato fatto, fino a 10 foto, firma del cliente, pagamento («Ha pagato», «Non ha pagato», «Paga con la fattura») e rifiuti prodotti. Il rapportino in PDF è pronto da mandare.
-
9
Il lavoro va in fattura
In Contabilità → Fatture emesse arriva la prefattura con le voci del preventivo, o la fattura già passata a Fatture in Cloud se il cliente è «fattura subito». L'invio allo SdI si fa in Fatture in Cloud.
-
10
Si segue l'incasso
Le rate arrivano ogni mattina da Fatture in Cloud in «Riscossioni»; chi è in ritardo entra nei solleciti. Il giorno dopo la chiusura il cliente riceve anche il link per la recensione.
Domande frequenti
Il lavoro nasce da solo quando il cliente firma il preventivo?
Sì. Quando il preventivo passa a vinto e non ha ancora un lavoro, il lavoro nasce «da pianificare» con cliente, voci, sopralluogo e allegati, e chi pianifica riceve l'avviso. Per un accordo preso a voce c'è «Crea lavoro» nel preventivo.
Si può fare un lavoro senza preventivo?
Sì: con «Nuovo lavoro» in Lavori, o «Crea lavoro» dalla richiesta. Alla chiusura la prefattura prende i prezzi dal listino, con lo sconto del cliente, e resta da controllare prima di partire.
Le fatture partono da sole?
Lo decidete voi, per tutta l'azienda o cliente per cliente: prefattura da controllare, fattura subito se i dati sono a posto, oppure una fattura al mese con tutti i lavori. La trasmissione allo SdI resta in Fatture in Cloud.
Il tecnico vede i prezzi del preventivo?
No. Le voci con i prezzi e il totale li vede solo l'ufficio; alla chiusura il tecnico trova in «Ha pagato» l'importo da incassare già proposto.
Il cliente deve installare qualcosa per firmare?
No: apre il link dal telefono o dal computer, inserisce il codice che riceve per email o WhatsApp, scrive il nome e firma. La copia firmata resta fra gli allegati del preventivo.
Collegato a questa pagina
Funzionalità
Come funziona
Guide