Sinistri, assicurazioni, pratiche legali e raccomandate, passo per passo

Prima di cominciare

Questa guida è per chi segue le polizze, i sinistri e le questioni legali dell'azienda: il titolare, l'amministrazione, il responsabile dei mezzi. Serve anche a chi lavora fuori, che dal telefono segnala un incidente o un danno appena succede.

Assicurazioni, Sinistri e Segnala un sinistro arrivano con il modulo Sinistri e assicurazioni, che si attiva da Impostazioni → Moduli. Le Pratiche legali e le Raccomandate non chiedono quel modulo.

Polizze, sinistri e pratiche legali li segue chi gestisce l'azienda o la contabilità. Un sinistro lo segnala anche chi entra in Lavori o in Risorse, cioè chi è sul posto. Gli avvisi arrivano a chi ha l'avviso giusto in Azienda → Ruoli («Assicurazioni» o «Pratiche legali»), e se nessuno ce l'ha a chi gestisce l'azienda. Come si danno gli avvisi è nella guida delle persone in azienda.

In una riga: le polizze con scadenze e rate → il sinistro segnalato sul posto → la denuncia nei termini, la perizia e la liquidazione → se c'è una contestazione, la pratica legale → le lettere formali per raccomandata.

1. Le polizze: «Nuova polizza» o «Dal PDF»

In Azienda → Gestione → Assicurazioni ci sono tutte le polizze: RCA, furto e incendio e kasko dei mezzi, RCT/RCO, RC inquinamento, merci trasportate, all risks di attrezzature e cassoni, sede, RC professionale, tutela legale, cyber, infortuni, amministratori, fideiussioni.

Nuova polizza chiede:

• La polizza: il tipo, la compagnia, il numero, cosa assicura e Tramite (Broker, Agenzia o Diretta con la compagnia), con il broker o l'agenzia presi dalla Rubrica;
• Date e premio: Dal e Al (scadenza), Tacito rinnovo con il Preavviso di disdetta in giorni, il Premio annuo lordo e Si paga (annuale, semestrale, quadrimestrale, trimestrale o mensile);
• Cosa assicura: i mezzi, e se ci sono i cassoni e le attrezzature e le sedi;
• Garanzie: i massimali, le franchigie e gli scoperti, le note;
• il Documento, in PDF o in foto.

Con Dal PDF si caricano una o più polizze, certificati o appendici di rinnovo. L'intelligenza artificiale legge compagnia, numero, date, premio, massimali e targhe, e collega i mezzi da sola. Ogni polizza nasce da controllare: quando la lettura è finita arriva un avviso nella campanella, con «Controlla». Se l'azienda usa Paperless, Da Paperless prende le polizze già archiviate lì.

Le polizze dei mezzi scrivono la scadenza «assicurazione» del mezzo in Risorse: le altre scadenze dei mezzi sono nella guida della flotta aziendale.

2. Scadenze, disdetta e rate

Per ogni polizza la tabella dice lo Stato (Scaduta, Disdetta da decidere, In scadenza, Attiva, Chiusa), quando scade, entro quando va mandata la disdetta, il premio e la Prossima rata, in rosso se è già passata. La colonna Sinistri (12 mesi) dice quanti sinistri ha avuto la polizza nell'ultimo anno e quanto è stato liquidato: è utile quando si tratta il rinnovo.

La vista Da decidere raccoglie le polizze scadute, quelle con il termine di disdetta entro 45 giorni e quelle in scadenza entro 60. Con il tacito rinnovo conta il termine per la disdetta: l'avviso arriva 30 e 7 giorni prima. Ci sono anche le viste Dei mezzi, Per compagnia e Disdette e sostituite.

Dalla riga di una polizza:

• Rate: le rate del premio, da correggere come sul piano della compagnia, con Pagata il quando le pagate. Le rate vanno nello Scadenzario e nella Previsione di cassa (c'è una guida sulla previsione di cassa);
• Rinnova: il periodo nuovo, il premio e, se cambiano, compagnia e numero. La polizza di prima resta nello Storico;
• Disdetta o sostituita, con la data e una nota: le rate dopo quella data si tolgono, e così la scadenza «assicurazione» dei mezzi;
• Elimina: toglie anche le rate. Per una polizza finita è meglio «Disdetta o sostituita», che la tiene nello storico.

3. Il sinistro, dal telefono

Un incidente con il furgone, un danno in casa del cliente, una persona che si fa male: chi è sul posto apre Lavori → Qualità → Segnala un sinistro e tocca il pulsante con lo stesso nome. La finestra ha tre parti:

• Cosa è successo: il tipo (Incidente stradale, Danno a un cliente o a terzi, Danno ai nostri beni, Infortunio di una persona, Altro), Quando, Dove e Com'è andata. Se scegliete il lavoro e lasciate vuoto «Dove», vale l'indirizzo del lavoro;
• Chi e cosa è coinvolto: chi era coinvolto (se avete la scheda da dipendente, all'inizio ci siete voi), il mezzo, il lavoro, l'Altra parte con nome, targa e assicurazione;
• Danni e foto: il Danno stimato, per gli incidenti stradali Constatazione amichevole firmata, e fino a 12 Foto da scattare lì: i danni, le targhe, la constatazione.

Chi segue le polizze riceve subito l'avviso, con la data entro cui fare la denuncia. Sotto il pulsante ognuno vede i sinistri che ha segnalato e a che punto sono.

4. In ufficio: la polizza giusta e la denuncia

In Azienda → Gestione → Sinistri arrivano le segnalazioni; un sinistro si registra anche da qui con Nuovo sinistro. Sul computer la finestra ha tre schede:

• Il sinistro: gli stessi campi del telefono;
• Assicurazione: la Polizza (vuota, la propone gestire.it dal tipo di sinistro e dal mezzo), il Numero del sinistro e il Perito;
• Responsabilità: Colpa nostra, Colpa loro, Concorso di colpa o Da capire; il cliente (vuoto, quello del lavoro) e il disservizio collegato.

La denuncia all'assicurazione va fatta entro 3 giorni; per un infortunio quella all'INAIL entro 2. Nella colonna Stato il sinistro resta «Da denunciare», con «denuncia entro il» e la data. Il giorno prima del termine, e se il termine passa, chi segue le polizze riceve l'avviso. La vista Da denunciare li raccoglie.

Fatta la denuncia, Denunciato: la data, il numero del sinistro che dà la compagnia o il broker e la polizza.

5. Perizia, liquidazione e contestazione

Dopo la denuncia, Avanti fa fare un passo al sinistro:

• In perizia, con il nome del perito;
• Liquidato, con quanto è stato liquidato, la data e la Franchigia pagata da noi;
• Respinto o Chiuso, con una nota.

Se un sinistro è denunciato da 60 giorni e non è ancora liquidato, arriva l'avviso di sollecitare la compagnia o il broker. La colonna Liquidato ha il totale in fondo. Le viste Per polizza, Per mezzo e Liquidati e chiusi aiutano a vedere dove si concentrano i sinistri.

Se il cliente, la controparte o la compagnia contestano, dal menu della riga Contesta: pratica legale apre la pratica, con il valore e la controparte.

6. Le pratiche legali

In Azienda → Gestione → Pratiche legali c'è tutto quello che va dall'avvocato: recupero crediti, contenziosi con clienti e fornitori, vertenze di lavoro, sinistri, ricorsi, questioni fiscali e amministrative. Le vertenze di lavoro le vede solo chi gestisce l'azienda.

Nuova pratica chiede:

• La pratica: il tipo, Chi chiede (Chiediamo noi o Chiedono a noi), Di cosa si tratta, la controparte dalla Rubrica (o scritta a mano, se non c'è), il dipendente per una vertenza di lavoro, Aperta il e La segue;
• Avvocati e giudizio: il Nostro avvocato dalla Rubrica, l'avvocato della controparte, l'Autorità (per esempio un tribunale), il Numero di ruolo (R.G.) e il Valore.

Con Dal PDF la pratica nasce da un atto ricevuto o mandato: citazione, ricorso, decreto ingiuntivo, precetto, diffida, sentenza. L'intelligenza artificiale legge le parti, l'autorità, il numero di ruolo, il valore, la prima udienza e il termine che conta. La pratica nasce da controllare, e i termini vanno comunque confermati con l'avvocato.

Molte pratiche nascono da sole: dal sollecito «Pratica al legale» o dal decreto ingiuntivo delle Riscossioni (i gradini dei solleciti sono nella guida ai solleciti di pagamento), dalla cartella affidata al legale, dalla multa in ricorso, dal sinistro contestato.

7. Udienze, termini e storia della pratica

Ogni pratica ha la sua storia. Passaggio segna quello che succede, con la data e il documento: una lettera o diffida, una PEC, l'incarico all'avvocato, una mediazione, un atto, un'udienza, un termine da rispettare, una sentenza, un pignoramento, un accordo, un incasso, un pagamento, una spesa legale, una nota. Per udienze e termini c'è anche l'ora.

Udienze e termini si segnano anche nel futuro: arrivano negli avvisi 7 giorni prima, il giorno prima e il giorno stesso, e nel calendario. Li riceve chi segue la pratica e chi ha l'avviso «Pratiche legali» in Ruoli. La colonna Prossimo dice cosa viene dopo, in arancione se è entro 7 giorni e in rosso se è già passato.

Dopo un'udienza, Com'è andata: due righe e, se c'è, Rinviata al con l'ora. Storia mostra tutto in ordine.

Dal menu della riga:

• Spese legali collega le fatture dell'avvocato fra le Spese della Contabilità: così la pratica ha il suo costo;
• Raccomandata cartacea A/R manda una diffida o una lettera alla controparte;
• Chiudi con Com'è finita (Vinta, Persa, Transatta, Ritirata o abbandonata, Altro), l'importo e la data. Una pratica chiusa si può riaprire con Riapri.

Le viste Udienze e termini vicini, Recupero crediti, Per tipo, Per avvocato e Chiuse aiutano a trovare le pratiche. L'avvocato, se lo fate entrare, ha la sua pagina Pratiche nello Studio dei consulenti: vede le pratiche che gli avete affidato e segna lui udienze, termini e atti.

8. La raccomandata cartacea A/R

Non è un'email né una PEC: è una lettera di carta. Poste Italiane la stampa, la imbusta e il postino la consegna, con la ricevuta di ritorno firmata dal destinatario, che torna in gestire.it in PDF. Ci vogliono alcuni giorni. Le raccomandate ci sono quando il servizio è attivo.

Partono da più pagine, con Raccomandata cartacea A/R: una lettera di richiamo, un sollecito (per il cliente senza PEC), una pratica legale, il menu «Azioni» di una scheda in Rubrica. Oppure da Nuova raccomandata, in Azienda → Gestione → Raccomandate o in Contabilità → Entrate → Raccomandate: a chi si sceglie fra Dalla Rubrica, Un dipendente o Scrivo io l'indirizzo, e in quel caso si può accendere Salvalo anche in Rubrica.

La finestra ha tre parti:

• A chi, sulla busta: nome o ragione sociale, l'eventuale «presso», via, civico, CAP, comune e provincia. L'indirizzo viene dalla scheda: rileggetelo, Poste lo stampa così;
• La lettera da stampare: l'oggetto e La scrivo qui (intestazione dell'azienda, destinatario, luogo, data e firma li aggiunge gestire.it) oppure Carico il PDF, fino a 5 MB e 50 pagine. Dalla lettera di richiamo parte il PDF della lettera, così com'è;
• Come: Ricevuta di ritorno, Fronte e retro, A colori.

Calcola il costo prepara la lettera senza spedirla e mostra il prezzo esatto: il costo di Poste più 1 €, IVA esclusa, e quanto resta del tetto del mese. Poi Spedisci per posta, con il prezzo sul pulsante. Una volta confermata, la raccomandata non si ferma più. Con Non ora resta fra quelle Da confermare, dove si spedisce con Conferma e spedisci o si toglie con Annulla, senza pagare niente.

9. Seguire le raccomandate

La pagina Raccomandate elenca tutte quelle spedite, da qualunque pagina siano partite. Chi gestisce l'azienda o la contabilità le vede tutte; gli altri vedono le proprie. Per ognuna: quando è stata preparata e da chi, a chi va e l'oggetto, lo stato con l'ultimo passaggio di Poste, il numero e il prezzo, con il totale in fondo.

Le viste sono Da confermare, In viaggio, Consegnate e Problemi: in giacenza (il destinatario deve ritirarla), tornate indietro o non partite. Consegnata, in giacenza o tornata indietro, chi l'ha spedita lo sa nella campanella e per email.

Dal menu della riga si scaricano La lettera, la Ricevuta di accettazione e la Cartolina di ritorno; Chiedi a Poste aggiorna subito lo stato. Si pagano a consumo, entro il tetto del mese: quanto è stato speso si vede nella pagina Servizi a consumo della Contabilità.

Gli errori da evitare

• Il tacito rinnovo dimenticato. Segnate il preavviso di disdetta: senza, il software non sa quando avvisarvi e la polizza si rinnova da sola.
• Il sinistro raccontato a voce. Se nessuno lo segnala, la denuncia rischia di partire oltre i 3 giorni: va segnalato subito dal telefono, con le foto.
• La denuncia fatta e non segnata. Finché non premete «Denunciato», il sinistro resta «Da denunciare» e gli avvisi continuano.
• L'udienza annotata solo in agenda. Segnatela con «Passaggio» nella pratica: così arrivano gli avvisi e la vede chi la segue.
• L'indirizzo della raccomandata non riletto. Poste stampa sulla busta quello che c'è scritto: controllatelo prima di «Calcola il costo».