Come fare un preventivo che il cliente capisce e che vi fa guadagnare

Perché il preventivo decide il lavoro

Per un'impresa che lavora dai clienti il preventivo fa tre cose insieme: convince il cliente, fissa cosa è compreso e cosa no, e decide se quel lavoro vi farà guadagnare. Un preventivo vago perde contro uno più chiaro anche se costa meno; un preventivo con un costo dimenticato si vince e si paga di tasca propria.

In molte imprese il preventivo nasce così: si apre il file Excel dell'ultimo lavoro simile, si cambiano nome e quantità, si esporta in PDF e lo si manda per email. Funziona finché qualcuno non dimentica di aggiornare un prezzo, sbaglia una formula, o manda il preventivo con il nome del cliente precedente.

Le parti di un preventivo fatto bene

Un preventivo chiaro ha sempre queste parti:

• intestazione: la vostra ragione sociale, partita IVA, contatti, numero e data del preventivo;
• cliente e luogo: chi è il cliente e dove si fa il lavoro, che spesso non è la sede del cliente;
• descrizione del lavoro: cosa farete, in parole che il cliente capisce, con il riferimento al sopralluogo;
• voci: una riga per ogni cosa, con quantità, unità di misura (a corpo, ore, giorni, metri, tonnellate), prezzo unitario, eventuale sconto e aliquota IVA;
• totali: imponibile, IVA e totale. Al cliente privato interessa soprattutto il totale da pagare, IVA compresa;
• cosa è escluso: l'elenco delle cose che non sono nel prezzo (opere murarie, permessi, smaltimenti particolari, lavori in quota);
• tempi: quando potete cominciare e quanto dura il lavoro;
• pagamento: acconto, saldo, modalità e IBAN;
• validità: fino a quando valgono i prezzi;
• accettazione: dove e come il cliente accetta, con firma e data.

Come calcolare il prezzo partendo dai costi

Il prezzo giusto parte dai costi veri, non dal prezzo del concorrente. Per ogni lavoro mettete in fila:

1. personale: persone × ore × costo aziendale orario (non la paga netta: lo stipendio lordo con contributi, ratei e assicurazione);
2. mezzi: ore di utilizzo × costo orario del mezzo (carburante, manutenzione, assicurazione, bollo divisi per le ore di lavoro dell'anno);
3. materiali: quello che si usa e si lascia dal cliente;
4. smaltimenti e analisi: il conferimento all'impianto, il trasporto dei rifiuti, le analisi di caratterizzazione quando servono;
5. trasporto: i chilometri dalla sede al cliente, andata e ritorno;
6. subappalti e noli: una piattaforma, un cassone, un'impresa specializzata.

Un esempio. Sgombero di una cantina: due operai per quattro ore a 28 euro l'ora di costo aziendale fanno 224 euro; il furgone per quattro ore a 25 euro, 100 euro; lo smaltimento di 800 kg a 0,25 euro al kg, 200 euro; sacchi e materiale, 30 euro. Il costo è 554 euro. Se volete un margine del 30% sul prezzo, il prezzo è 554 ÷ 0,70 = 791 euro, non 554 + 30% = 720 euro: sono due conti diversi, e confonderli costa 71 euro a lavoro.

Le voci che si dimenticano più spesso

• il trasporto, soprattutto per i clienti fuori zona;
• lo smaltimento dei rifiuti prodotti dal lavoro, e le analisi obbligatorie per alcuni rifiuti (per esempio una guaina bituminosa);
• il tempo di attesa o di accesso difficile (ZTL, scale senza ascensore, orari imposti dal condominio);
• i noli, come un cassone o una piattaforma;
• il secondo intervento di verifica, quando serve.

Il modo per non dimenticarle è legarle al servizio: chi preventiva uno smaltimento guaina trova già le analisi, chi preventiva uno sgombero trova già il trasporto.

Cosa scrivere per evitare discussioni

La maggior parte delle discussioni nasce da quello che il preventivo non diceva. Scrivete cosa succede se il lavoro si rivela più grande (un prezzo unitario per le quantità in più), chi deve liberare gli spazi, chi chiede eventuali permessi, cosa si fa se il cliente non c'è all'orario concordato. Usate le parole del cliente: «svuotamento della fossa biologica» si capisce meglio di una sigla.

Fissate una validità realistica, 30 o 60 giorni, e richiamate il cliente prima che scada: un preventivo senza risposta non è un no, spesso è un cliente che si è dimenticato.

Dai preventivi in Excel a un programma per preventivi

Excel va bene per i primi preventivi. Diventa un problema quando i preventivi sono decine al mese: i prezzi cambiano e i file vecchi no, nessuno sa quali preventivi aspettano risposta, il lavoro accettato va ricopiato da un'altra parte, e capire quanti preventivi si vincono richiede un pomeriggio. Un programma per fare preventivi serve a tenere listino, preventivi, accettazioni e lavori nello stesso posto.

Fare preventivi con gestire.it

In gestire.it il preventivo nasce dalla richiesta o dal sopralluogo con «Crea preventivo», o da «Nuovo preventivo», in quattro passi: Per chi (titolo e cliente a sinistra, settore, stato, commerciale e date a destra), Voci, Il PDF e Rivedi e manda. Quello che scrivete si salva da solo come bozza. Ogni voce ha la categoria e sotto la descrizione, con il 🎤 per dettarla, poi quantità, unità, prezzo, sconto e IVA, e i totali si fanno da soli. Con il listino prezzi (Commerciale → Listino: lo consulta chi usa il Commerciale, lo cambia chi lo gestisce) scegliete il servizio e entrano prezzo, voci collegate e trasporto: una voce obbligatoria, come le analisi della guaina, entra sempre, e se la togliete il preventivo la segnala in rosso; il trasporto si calcola dai chilometri fra la sede e il cliente. Lo sconto del cliente scritto in Rubrica si applica da solo alle voci del listino. Le voci si scrivono anche a mano, si aggiungono a gruppi con «Aggiungi dal listino», o le legge ✨ l'AI da un vostro PDF già pronto; «Maggiorazione o sconto» aggiunge urgenza, sabato, festivi o notte.

Per chi smaltisce rifiuti, ogni riga ha il pulsante Rifiuto e impianto: si sceglie il codice EER (se la descrizione o la categoria lo dicono già, per esempio «EER 170904», è già scritto) e il peso, e gli impianti con il loro listino si mettono in fila dal più conveniente, con il trasporto se dite da dove si parte. Sotto l'importo della riga vedete impianto, costo e margine (in rosso se si va sotto costo); il cliente non li vede, né a schermo né nel PDF, e il lavoro che nasce dal preventivo va nello stesso impianto. I listini si tengono in Rifiuti → Prezzi degli impianti: c'è la guida ai prezzi degli impianti.

Il PDF esce sulla vostra carta intestata, come tabella delle voci, come lettera da un modello o come PDF già pronto. La carta parte già scelta: quella predefinita dell'azienda, o quella del settore (Impostazioni → Carte intestate), e cambia da sola se cambiate settore. Nella lettera, i codici {voci}, {totale}, {imponibile} e il salto pagina si copiano con un clic. Il riquadro Condizioni sotto il totale si accende con «Aggiungi il blocco condizioni»: parte con quelle del settore, e con «Aggiungi dai modelli di condizioni» ne aggiungete uno o più già scritti (Impostazioni → Modelli email, «Condizioni del preventivo»); spento, il PDF esce senza. Il preventivo parte per email con «Manda al cliente» o su WhatsApp; con «Allega i documenti dell'azienda» partono insieme la visura, il DURC o la polizza, se il cliente li chiede. Con «Manda da accettare online» il cliente legge il preventivo da un link, riceve un codice per email o WhatsApp e firma dal telefono: il preventivo passa a vinto, la copia firmata va fra gli allegati e il lavoro nasce da solo «da pianificare». Con Stripe collegato (o con il modulo Traslochi) potete chiedere un acconto da pagare con bonifico o con carta. Nella scheda «Mandato» dice quante volte e come è partito, e quando il cliente apre il link lo sapete. Se un preventivo mandato resta senza risposta, diventa «fermo» e «Cosa fare» propone il sollecito, il richiamo o la proroga. I preventivi che avete già in Excel si portano dentro con l'importazione. Tutti i dettagli sono nella pagina dei preventivi online: chiedeteci una dimostrazione con il vostro listino.