Rubrica: una scheda sola per ogni cliente, fornitore e cantiere

Un'anagrafica di clienti e fornitori, una sola per tutti

Lo stesso cliente scritto nel foglio dei preventivi, nel programma delle fatture e nella rubrica del telefono del caposquadra, con tre numeri diversi. Quando cambia l'indirizzo lo si corregge in un posto e negli altri no. La Rubrica di gestire.it è l'anagrafica comune a tutte le aree: ogni persona o azienda ha una scheda sola, con i ruoli che ha nei vostri confronti (cliente, fornitore, agente, commerciale, dipendente, partner), i contatti, i dati fiscali e i conti. Quello che scrive l'ufficio lo vede la squadra, e viceversa.

Cosa c'è nell'area

• Anagrafiche: si cerca per nome, telefono, email o partita IVA; con la partita IVA la lente compila nome e indirizzo, e Cerca sul web accanto alla ragione sociale o alla partita IVA apre Google con quello che c'è scritto (per un nome anche il comune), per trovare sito, recensioni e telefono senza ricopiare niente. Per ogni cliente si sceglie come vuole essere avvisato (email, WhatsApp o SMS) e se non vuole richieste di recensione. Dalla scheda si aprono le sue richieste, i sopralluoghi, i preventivi, i lavori, i cantieri e i disservizi, ognuno nella sua area, e i documenti caricati come visure e contratti firmati a mano, che restano privati.
• Cantieri e appalti: con il modulo dei cantieri, i luoghi dove si lavora per un cliente (un condominio, una scala, un ufficio pubblico), ognuno con l'indirizzo, i referenti sul posto e il suo listino concordato.
• Squadre: caposquadra, membri scelti fra i dipendenti e un colore per l'Agenda. Chi fa parte di una squadra vede i lavori della squadra.
• Subappaltatori: le imprese e i lavoratori autonomi che entrano nei cantieri, con i documenti per l'idoneità tecnico-professionale e le scadenze (DURC e visura scadono da soli), e la verifica per ogni cantiere.
• Doppioni: le schede con la stessa partita IVA o lo stesso codice fiscale, da riunire in una; le nuove non passano più.

Dalla Rubrica si fanno anche tre cose che cambiano il rapporto con il cliente:

• «Area clienti»: il referente (il privato, il titolare, l'amministratore del condominio) riceve un link e vede da solo interventi, fatture e preventivi. Vedi area clienti.
• «Blocca»: per un cliente con fatture scadute; da quel momento mandargli preventivi o pianificare lavori chiede la conferma di chi gestisce l'area. Vedi solleciti e riscossioni.
• Fatturazione ricorrente: le voci di un canone, sul cliente o sul cantiere, che ogni mattina diventano prefattura e, se serve, interventi già in Agenda.

La categoria di clientela (ristorazione, condomini, strutture ricettive…) si propone da sola dal nome del cliente e decide quali servizi gli vengono proposti per primi. Chi ha già un elenco lo carica con «Importa da Excel o CSV».

Chi ci lavora e con quali permessi

• Usa: consulta e aggiorna le schede. Di partenza ce l'ha chi lavora in Commerciale o nel Call center.
• Gestisce: in più cancella le schede e unisce i doppioni, importa ed esporta gli elenchi, e il lunedì riceve il promemoria dei doppioni ancora da sistemare.

Gli admin gestiscono sempre. Dalla scheda di una persona chi gestisce l'azienda le dà l'accesso all'app: le arriva un'email per scegliere la password, e le aree in cui entra si regolano poi in Azienda → Accessi. Quando smette di lavorare con voi, «Togli l'accesso» la fa uscire e lascia la scheda e il suo storico.

Come si collega alle altre aree

Ogni area usa la Rubrica: il Commerciale per richieste e preventivi, i Lavori per indirizzi, squadre e cantieri, la Contabilità per fatture e spese di clienti e fornitori, i Rifiuti per trasportatori e impianti, i Processi per invitare un cliente come esterno, il Call center per legare un ticket alla scheda giusta. Le persone sono le stesse dell'area Azienda. Per chi lavora presso i clienti c'è anche la guida sulla gestione del cantiere.

Mandateci il vostro elenco clienti per la dimostrazione: lo importiamo e vi mostriamo la scheda di un vostro cliente con tutta la sua storia.