Autospurgo: la guida operativa, dall'impianto al certificato di bonifica

Prima di cominciare

Questa guida è per chi lavora con l'autospurgo tutti i giorni: l'ufficio che segue gli impianti dei clienti, pianifica gli svuotamenti ed emette i certificati, e gli autisti e i tecnici che fanno lo spurgo e compilano la scheda sul posto. Le schermate vengono dall'azienda demo di gestire.it, con clienti di esempio: da voi troverete gli stessi pulsanti, con i vostri clienti.

Serve il modulo Autospurgo, che si attiva da Impostazioni → Moduli. Tutto sta in Lavori → Autospurgo, in due pagine: Impianti e svuotamenti e Interventi e certificati.

Chi gestisce l'area Lavori registra gli impianti, crea i lavori, emette certificati e relazioni. Gli autisti e i tecnici compilano la scheda dei lavori della loro squadra.

Il giro, in una riga: l'impianto scade → si crea il lavoro → l'autista compila la scheda sul posto → l'ufficio emette il certificato → il cliente lo trova nella sua area.

1. Gli impianti dei clienti

In Lavori → Autospurgo → Impianti e svuotamenti c'è ogni fossa, degrassatore, vasca o pozzetto dei clienti, con l'ultimo svuotamento e il prossimo. La pagina si apre sulla vista In scadenza: quelli da svuotare nei prossimi 30 giorni e quelli già scaduti, in rosso.

In scadenza: la lista di chi chiamare questo mese. Su ogni riga, «Crea il lavoro».

Le altre viste: Scaduti, A chiamata (impianti senza frequenza, che si svuotano quando chiama il cliente), Tutti (per cliente, è la schermata in cima alla pagina) e Non attivi.

2. Un impianto nuovo

Con Nuovo impianto (o Importa da Excel o CSV, se li avete in un foglio):

• Cliente e, se il cliente ha più sedi (un amministratore con tanti condomini), il Cantiere;
• Tipo: fossa biologica, fossa Imhoff, degrassatore, pozzo nero, vasca di raccolta, pozzetti e caditoie, colonna di scarico, tratto di fognatura, separatore di oli;
• Dove si trova («cortile interno, sotto la rampa dei box»), Capacità in m³ e numero di Pozzetti;
• Come ci si arriva: quello che serve all'autista prima di partire («autobotte in strada, 25 m di tubo; chiave del cancello dal portiere»), con la foto dell'accesso e dei pozzetti;
• Ogni quanto va svuotato e l'Ultimo svuotamento: il Prossimo si calcola da solo.

Il nuovo impianto: quello che scrivete in «Come ci si arriva» finisce nella descrizione del lavoro.

3. Lo svuotamento scade: si crea il lavoro

Quando l'impianto entra fra quelli in scadenza, si chiama il cliente e, sulla riga, si tocca Crea il lavoro. Nasce un lavoro da pianificare con cliente, cantiere, settore dello spurgo e le indicazioni per arrivarci (capacità, pozzetti, accesso). Per lo stesso impianto non nascono due lavori aperti: il secondo clic avvisa che c'è già.

Il lavoro si pianifica come gli altri, in Lavori → Pianificazione: squadra, giorno, ora e mezzo.

4. La giornata dell'autista

Sul telefono, in Oggi, l'autista trova il lavoro con l'indirizzo, il meteo, la squadra e il pulsante Scheda autospurgo. «Comincio» segna l'arrivo, come in ogni lavoro.

In «Oggi»: «Scheda autospurgo» apre la scheda dell'intervento, con gli impianti del cliente già pronti.

5. La scheda dell'intervento, sul posto

La scheda ha quattro parti.

Cosa è stato fatto. Una riga per ogni impianto: l'Impianto (quelli del cliente sono già proposti; con il «+» se ne aggiunge uno trovato sul posto), l'Operazione (svuotamento, lavaggio, disostruzione, videoispezione, bonifica, manutenzione) e i Metri cubi. Con Aggiungi un'operazione si mettono più operazioni, anche sullo stesso impianto.

La scheda dal telefono: l'impianto del cliente è già scritto, si sceglie l'operazione e si scrivono i metri cubi.

Rifiuto e FIR. Il codice del rifiuto (per esempio 20 03 04, fanghi delle fosse settiche), il numero del FIR fatto con Winwaste e la copia del FIR (una foto va bene). Se si porta via del materiale, la scheda non si chiude senza codice e numero del formulario.

La stessa scheda vista dall'ufficio: operazione, metri cubi, codice del rifiuto e FIR.

Condizioni e videoispezione. Com'era l'impianto, l'esito della videoispezione, il video (fino a 90 MB per file, tre file; per quelli più grandi si incolla il link a Drive o WeTransfer) e le foto e i file dell'intervento.

Cosa consigli al cliente. Le indicazioni per la prossima volta («svuotamento ogni 6 mesi», «controllare la pendenza dello scarico della cucina»).

In fondo: «Scheda compilata» quando è tutto, «Salva e continua dopo» se il lavoro si interrompe.

Con Scheda compilata gli impianti svuotati o bonificati prendono la data dell'intervento come ultimo svuotamento, e il prossimo si sposta in avanti da solo. Poi il lavoro si chiude come sempre con Chiudi il lavoro: cosa è stato fatto, foto, firma del cliente, pagamento.

6. In ufficio: il certificato di bonifica

In Lavori → Autospurgo → Interventi e certificati ci sono tutte le schede: Da certificare, In compilazione (il tecnico non ha ancora finito), Certificato, e Senza FIR, per trovare quelle a cui manca il formulario.

Gli interventi: su ogni riga la scheda da rileggere e «Emetti il certificato».

Prima di emettere si rilegge: Scheda per correggere, e nel menu Azioni l'Anteprima del certificato, che finché non è emesso resta una bozza. Poi Emetti il certificato: da quel momento il certificato va nell'area del cliente e la scheda non si modifica più.

La conferma: rileggete l'anteprima prima di emettere, perché dopo la scheda è chiusa.

Il certificato riporta le operazioni impianto per impianto, i metri cubi, il codice del rifiuto, il numero del FIR, le condizioni trovate, la videoispezione con il link al video, l'accesso e i pozzetti, i consigli.

Il certificato di avvenuta bonifica, sulla carta intestata dell'azienda.

7. La relazione per l'assicurazione

Quando il cliente la chiede (un danno da infiltrazioni, un allagamento), nel menu Azioni dell'intervento c'è Relazione per l'assicurazione. Il testo parte già scritto dalla scheda (data, condizioni, consigli): si completa con quello che è successo, cosa si è trovato e fatto, cosa si consiglia.

La relazione: il testo di partenza viene dalla scheda, si completa a mano.

La relazione esce in PDF con le operazioni, il materiale asportato, il FIR, la videoispezione e le foto, e il cliente la trova nella sua area.

La relazione tecnica, pronta da mandare all'assicurazione.

8. Cosa trova il cliente

Nell'area clienti, per ogni svuotamento o bonifica: il certificato di bonifica, la copia del formulario e, se c'è, la relazione. Il rapportino con foto e firma parte dalla casella dell'azienda come per ogni lavoro, e il lavoro chiuso va in fattura come prefattura.

Gli errori da evitare

• I metri cubi a occhio in ufficio. Si scrivono sul posto, impianto per impianto: finiscono nel certificato e nel totale portato via.
• La scheda chiusa senza il FIR. Se si porta via materiale, servono codice del rifiuto e numero del FIR fatto con Winwaste; la foto della copia evita di cercarla dopo.
• Emettere senza rileggere. Dopo l'emissione la scheda non si modifica più: prima l'anteprima.
• Impianti senza «Ogni quanto». Restano «a chiamata» e non entrano mai in scadenza: se il cliente ha un contratto, scrivete la frequenza.