Quanto entra, quanto esce, quanto resta: la contabilità che parla con i lavori

Un gestionale collegato a Fatture in Cloud

Le fatture si fanno in un programma, i lavori si segnano in un altro, gli estratti conto stanno in una cartella e il commercialista a fine mese chiede quello che manca. Per sapere se i soldi bastano fino agli stipendi, qualcuno apre Excel e somma a mano.

La Contabilità di gestire.it lavora insieme a Fatture in Cloud: si collega una volta con la «Configurazione guidata», scegliendo l'azienda, le categorie di spesa e i centri di costo che usate già. Da lì le spese arrivano da sole e le fatture partono verso Fatture in Cloud, da cui si mandano allo SdI. La pagina «Panoramica» dice da dove cominciare: cosa c'è da sistemare, dal più urgente.

Le fatture emesse nascono dai lavori

Quando un lavoro si chiude, la prefattura nasce da sola con le voci del preventivo o, se non c'era, con i prezzi del listino e lo sconto del cliente. Canoni fissi e appalti si scrivono una volta nella scheda del cliente in Rubrica: ogni mattina quelli arrivati a scadenza diventano una prefattura per cliente, in «Da fatturare», con «Salta questo periodo» per un mese da non fatturare. Anche i SAL delle commesse diventano prefatture.

In «Fatture emesse» la vista «Da controllare» dice cosa manca (spesso l'anagrafica del cliente, che si sistema una volta), «Pronte» si mandano con «Invia a Fatture in Cloud», e «Problemi allo SdI» raccoglie le fatture scartate o non consegnate.

Le spese dei fornitori arrivano da sole

Le fatture dei fornitori arrivano da Fatture in Cloud, da Paperless e dalle caselle di posta che indicate (per esempio fatture@), lette ogni dieci minuti in sola lettura. Con il modulo di lettura con l'AI, anche i PDF senza fattura elettronica si leggono da soli. Nella vista «Da controllare» si preme «Controlla», si sistema quello che serve e si invia: niente parte senza il vostro via. Una spesa che riguarda un lavoro si assegna con «Assegna a un lavoro» ed entra nel suo margine.

«Documenti mancanti» trova i soldi usciti da banca, carte o PayPal senza una fattura registrata; «Registrate senza file» le spese senza il PDF.

Incassi, scadenze e banca

«Riscossioni» mostra le rate da incassare cliente per cliente, aggiornate ogni mattina, con le viste «Scadute», «Da 31 a 90 giorni» e «Oltre 90 giorni». «Scadenze» fa lo stesso per quello che dovete pagare. Con il modulo Estratto conto, il file della banca si abbina alle rate e quelle incassate si segnano pagate anche in Fatture in Cloud. I solleciti e i pagamenti online li raccontiamo in solleciti e riscossioni.

Previsione di cassa e conto economico mensile

La «Previsione di cassa» parte dal saldo dei conti e mette, settimana per settimana, le rate da incassare, le spese da pagare, gli F24, le rate delle cartelle e gli stipendi: dice dove va la cassa se tutti pagano alla scadenza, e qual è il punto più basso. Il «Conto economico» mostra mese per mese ricavi per centro di ricavo, costi per categoria e risultato, IVA esclusa, con i costi che i documenti non dicono ancora e il risultato stimato.

Per il controllo di gestione ci sono anche il «Budget» preparato dall'anno prima, con lo scostamento in verde o rosso, il «Confronto entrate» con l'anno scorso, e i margini per cliente, settore, servizio e squadra. Nella pagina «Numeri» della Scrivania il titolare vede in una pagina cassa delle prossime settimane, fatturato e margine del mese, incassi scaduti e scadenze.

La chiusura del mese e il commercialista

«Chiusura del mese» elenca i controlli del mese, e ognuno che non è verde ha «Sistema →» che porta dove si sistema. «Pacchetto per il commercialista» prepara lo zip del mese, anche con le buste paga; poi «Segna il mese chiuso». Il commercialista può entrare nel suo Studio e trovare in sola lettura fatture, spese, F24, movimenti della banca e il pacchetto del mese.

Volete vedere la vostra cassa delle prossime settimane con i vostri dati di Fatture in Cloud? Chiedeteci una dimostrazione.