I primi giorni con gestire.it, dai fogli Excel al lavoro di tutti i giorni

Passare a un gestionale senza ripartire da zero

La paura più comune, quando si pensa di cambiare, è il primo mese: i clienti sono in un foglio Excel, i cassoni in un altro, i mezzi nella testa di chi li guida, e intanto il lavoro non si ferma. Nessuno ha tempo di ricopiare tutto, e nessuno vuole imparare un programma intero prima di poterlo usare.

Con gestire.it si comincia da quello che avete già. Nella dimostrazione vi mostriamo il gestionale con i vostri dati, non con quelli di prova; poi i vostri fogli diventano anagrafiche, mezzi, cassoni e lavori, si accendono solo i moduli che vi servono e ogni persona entra con i suoi permessi.

Chi è coinvolto

• Il titolare o chi amministra l'azienda sceglie i moduli, compila le impostazioni e decide chi vede cosa.
• L'ufficio controlla i dati importati e comincia da richieste, preventivi e pianificazione.
• Le squadre ricevono l'invito e usano «Oggi» sul telefono dal primo giorno.
• I consulenti esterni (consulente del lavoro, commercialista) entrano ognuno nel suo Studio.
• Automa, che fa gestire.it, prepara la dimostrazione e importa i vostri fogli.

I vostri fogli Excel diventano dati

Mandateci i fogli che usate oggi: li importiamo noi, clienti, cantieri, mezzi, cassoni, lavori in corso. Se preferite farlo da soli, le pagine principali hanno «Importa da Excel o CSV»: Rubrica, Richieste, Preventivi, Listino prezzi, Mezzi, Cassoni, Impianti dell'autospurgo e Siti del monitoraggio. Si carica il file, il software propone quale colonna è quale dalle intestazioni, voi confermate. Le righe già presenti si saltano (la stessa partita IVA, lo stesso codice fiscale, la stessa targa o lo stesso codice del cassone), quelle illeggibili si elencano con il motivo, e il file entra tutto o niente.

I dipendenti nascono dal cedolino con «Crea i dipendenti dal LUL». Se usate Fatture in Cloud, lo si collega con la «Configurazione guidata»: da lì le spese arrivano da sole e le fatture partono verso Fatture in Cloud.

Solo i moduli che vi servono

La base (Rubrica, Azienda e Impostazioni) c'è sempre. Poi si accendono le aree, come Commerciale, Lavori, Risorse, Rifiuti e Contabilità, e le funzioni del vostro mestiere: Cassoni, Autospurgo, Monitoraggio infestanti, Traslochi, Pronto intervento, Cantieri e appalti, Gare d'appalto, Personale, Sicurezza sul lavoro, Sinistri e assicurazioni. Cantieri e appalti, Sicurezza sul lavoro e Sinistri e assicurazioni sono compresi nei piani Professionale e Completo ma non sono accesi di serie: si accendono per chi lavora nei cantieri, segue qui la sicurezza o tiene qui polizze e sinistri. In Impostazioni → «Moduli» l'admin vede cosa è acceso e fino a quando. Un modulo che non avete mai avuto si prova gratis per 30 giorni con «Prova gratis 30 giorni», una volta per modulo; prima della fine della prova arriva l'avviso. «Spegni» chiude un modulo per tutti e ferma il rinnovo, ma i dati restano; per gli altri c'è «Chiedi l'attivazione».

Le impostazioni dei primi giorni

Poche cose da fare una volta: i dati dell'azienda (ragione sociale, partita IVA, PEC, IBAN), che finiscono da soli in preventivi e contratti; le sedi con il punto sulla mappa, da cui partono strade, giro ottimizzato e meteo; la carta intestata e i modelli di preventivo; le caselle di posta, perché preventivi ed email partano dal vostro indirizzo; i settori, che smistano le richieste in arrivo; il listino prezzi.

Persone e permessi

Una persona nuova entra dalla sua scheda in Rubrica con «Dai accesso all'app»: le arriva un'email per scegliere la password. In Azienda → «Accessi» si decide, area per area, il livello di ognuno: nessun accesso, usa o gestisce. Così il tecnico vede i lavori suoi e della sua squadra, il commerciale le sue richieste, e le buste paga di tutti restano a chi le gestisce. Ogni cambio resta nel registro. I permessi per persona sono spiegati nel dettaglio in una pagina a parte.

Le squadre non scaricano niente dagli store: gestire.it si apre dal browser e si mette sul telefono come app web, con «Aggiungi alla schermata Home». I dati stanno su server in Italia, a Milano.

Gli elenchi come piacciono a voi

Richieste, preventivi, lavori, clienti: ogni elenco si adatta a chi lo usa, e le scelte restano per ognuno.

• Colonne: si spostano e si nascondono dal pulsante delle colonne; si allargano trascinando il bordo destro dell'intestazione (un doppio clic sul bordo le riporta com'erano); con il lucchetto si scelgono quelle che restano ferme a sinistra mentre si scorre la tabella di lato.
• Filtri e viste: le viste in alto («Aperte», «Mie», «Senza commerciale»…) sono un clic; i filtri e l'ordine scelti restano quando si torna sulla pagina.
• Esporta: «Scarica Excel» porta fuori esattamente quello che si vede, con i numeri come numeri; «Stampa» apre lo stesso elenco pronto per la stampante o per «Salva come PDF».

Imparare strada facendo

In ogni pagina, accanto al titolo, l'icona del libro apre la Guida: i video di un minuto che spiegano quella pagina, il percorso guidato dell'area (un giro con «Fammi vedere» e pochi passi da spuntare, molti dei quali si spuntano da soli quando la cosa è fatta), le guide di questo sito, le Novità uscite dall'ultima visita e l'interruttore per mostrare o nascondere le spiegazioni sotto i titoli. Un pallino sull'icona dice che il percorso guidato è ancora da finire o che ci sono novità da leggere. La «Guida del software» spiega ogni funzione con i passi e il pulsante per aprirla, e in basso a destra «Chiedi» risponde a parole vostre, da qualunque pagina. Se qualcosa non torna, con «Segnala» lo dite a chi può rispondere, e vi arriva l'avviso quando risponde.

Il primo passo è la dimostrazione

Chiamateci allo 06 9480 2005 o scriveteci dal modulo qui sotto, e mandateci un foglio Excel che usate oggi: nella dimostrazione partiamo da lì.