Gestione della flotta aziendale: cosa tenere sotto controllo, mezzo per mezzo

Cosa vuol dire gestire una flotta aziendale

Per un'impresa che lavora sul territorio i mezzi sono metà dell'azienda: furgoni, camion con gru, autospurghi, scarrabili, auto dei tecnici. Gestire la flotta aziendale vuol dire sapere per ogni mezzo chi lo usa, dove si trova, quando scadono i suoi documenti, quando va in officina, quanto consuma e quanto costa davvero.

Di solito queste informazioni sono sparse: il libretto nel cassetto, le scadenze sul calendario di qualcuno, gli scontrini nella cartella del commercialista, il file della carta carburante nella posta, le multe che arrivano per PEC un mese dopo. Il risultato si vede quando un mezzo si ferma per una revisione scaduta o quando nessuno sa dire quanto costa un furgone all'anno.

La scheda di ogni mezzo

Per ogni mezzo servono, in un posto solo:

• dati: targa, tipo, marca e modello, anno, alimentazione, portata, eventuali attrezzature montate;
• chi lo usa: assegnatario fisso o squadra, e chi ha la chiave;
• documenti: libretto, assicurazione, iscrizioni e autorizzazioni (per esempio all'Albo gestori ambientali per chi trasporta rifiuti);
• carta carburante collegata;
• stato: attivo, in manutenzione, fermo, venduto.

Un foglio Excel per la gestione della flotta parte di solito da qui: una riga per mezzo, una colonna per ogni dato. Va bene finché i mezzi sono pochi e lo aggiorna una persona sola.

Le scadenze che costano

Le scadenze dei mezzi sono il punto in cui un errore costa di più, perché un mezzo con un documento scaduto non può circolare o rischia sanzioni:

• assicurazione RC auto;
• bollo;
• revisione: per le auto e i veicoli leggeri la prima dopo quattro anni dall'immatricolazione e poi ogni due; per i veicoli pesanti, oltre 3,5 tonnellate, ogni anno (art. 80 del Codice della strada);
• tachigrafo, per i mezzi che lo hanno, con i controlli periodici in officina autorizzata;
• permessi ZTL, autorizzazioni al trasporto, iscrizioni all'Albo per i rifiuti;
• contratti di noleggio o leasing.

La regola che funziona è avere l'avviso con anticipo, almeno un mese, e un secondo avviso più vicino: una revisione si prenota, un'assicurazione si confronta, ma non il giorno prima.

Manutenzioni programmate a chilometri

Tagliandi, gomme, freni e cinghie si fanno a chilometri, non a calendario. Per farle in tempo bisogna sapere i chilometri di ogni mezzo, letti dal GPS, dai rifornimenti o dal conducente, e confrontarli con l'ultimo intervento. Un tagliando fatto in ritardo su un mezzo pesante costa più del tagliando stesso, e un mezzo fermo un giorno costa una giornata di lavoro della squadra.

Per ogni intervento conviene tenere data, chilometri, officina, cosa è stato fatto e quanto è costato: dopo un anno si vede quale mezzo va in officina più spesso degli altri.

Carburante e consumi

Il file della carta carburante dice quanto si è speso, non quale mezzo consuma troppo. Per capirlo servono litri e chilometri di ogni mezzo, rifornimento per rifornimento. Un furgone che passa da 10 a 8 km al litro può avere un problema meccanico, un carico diverso o un uso diverso: lo si scopre solo se si guarda.

Il costo vero di un mezzo

Il costo di un mezzo non è la rata del leasing. Un esempio su un anno per un furgone: carburante 6.200 euro, manutenzione e gomme 1.400, assicurazione 1.300, bollo e revisione 250, multe pagate dall'azienda 180, una franchigia per un sinistro 500. Totale 9.830 euro. Con 30.000 km fatti sono circa 33 centesimi al chilometro; con 1.400 ore di servizio circa 7 euro l'ora. È questo il numero da mettere nei preventivi e nei margini dei lavori.

Multe, conducenti e sinistri

Le multe arrivano settimane dopo, e nel frattempo i mezzi hanno cambiato autista. Per pagarle al prezzo più basso e non riceverne un'altra bisogna rispettare due termini: il pagamento ridotto entro cinque giorni dalla notifica (art. 202 del Codice della strada) e, se la violazione toglie punti, la comunicazione dei dati del conducente entro sessanta giorni (art. 126-bis). Per farlo bisogna sapere chi guidava quel mezzo quel giorno a quell'ora: i lavori, i turni e il GPS lo dicono.

Gestione della flotta: da Excel a un software

Excel va bene per l'elenco dei mezzi. Diventa difficile quando servono gli avvisi (Excel non avvisa nessuno), quando i dati arrivano da fonti diverse (carta carburante, GPS, officine, PEC delle multe) o quando le persone che li aggiornano sono più di una. È il momento di un software per la gestione della flotta automezzi che metta insieme scadenze, interventi, rifornimenti e costi.

La flotta aziendale con gestire.it

Nell'area Risorse di gestire.it, in «Mezzi», ogni mezzo ha la sua scheda con chi lo usa, carta carburante, chiave, scadenze, rifornimenti, interventi e manutenzioni a km; i mezzi che avete in un file si caricano tutti insieme. Le scadenze avvisano da sole a 30 giorni, a 15 e il giorno stesso, chi segue i mezzi e chi ha il mezzo; rinnovata una scadenza, gli avvisi ripartono. Il file della carta carburante si importa (Excel o CSV) e ogni riga trova il suo mezzo dalla targa, senza doppioni; il «Resoconto carburante» mostra spesa e consumi per mezzo e per settore. Le «Manutenzioni a km» avvisano quando mancano pochi chilometri.

Con il GPS Verizon Connect collegato i mezzi compaiono sulla mappa in «Dove sono» e si aggiornano ogni 5 minuti; ogni mattina si leggono i chilometri, la sera arriva l'avviso dei mezzi non rientrati in sede, e i lavori senza mezzo prendono quello che si è fermato all'indirizzo. «Costo dei mezzi» mette insieme carburante, manutenzione, assicurazione, bollo, multe e sinistri, al chilometro e all'ora. Le multe si caricano dal PDF della PEC o dalla foto del verbale, con i termini calcolati e il conducente proposto dai lavori e dalla reperibilità di quel giorno. Il resto è nella pagina mezzi e GPS: chiedeteci una dimostrazione con l'elenco dei vostri mezzi.