WhatsApp e SMS ai clienti dal numero dell'azienda, con tutto nel registro

Avvisi WhatsApp ai clienti, senza il telefono personale di nessuno

In molte imprese WhatsApp è il canale con cui si parla davvero con i clienti, ma passa dal cellulare del titolare o del tecnico: il preventivo mandato dalla galleria, la conferma dell'appuntamento che nessun altro vede, la conversazione che sparisce quando la persona è in ferie.

gestire.it manda i messaggi dal numero WhatsApp dell'azienda e li lega a quello che riguardano: il preventivo, il lavoro, il ticket. Ogni invio, riuscito o no, resta nel registro con chi l'ha mandato. Per chi non usa WhatsApp arriveranno gli SMS, con il nome dell'azienda come mittente.

Cosa parte su WhatsApp

• Il preventivo in PDF, dal preventivo stesso, con il testo che accompagna il file.
• L'avviso dell'appuntamento, quando fissate un sopralluogo o pianificate un lavoro: si propone il canale che il cliente preferisce («Come vuole essere avvisato», nella sua scheda in Rubrica), e si sceglie ogni volta.
• Il promemoria del giorno prima, alle 17, se chi ha pianificato l'ha scelto.
• «Stiamo arrivando», quando il mezzo col GPS è a pochi chilometri dal cliente.
• La richiesta di recensione, il giorno dopo la chiusura del lavoro, alle 10.
• Il codice per la firma online, le risposte ai ticket, i messaggi delle regole automatiche e l'urgenza al tecnico reperibile.
• Un messaggio libero: cliccando su un numero di telefono, «WhatsApp dall'azienda».
• Un giro di contatti: lo stesso messaggio a un gruppo di persone, ognuno da solo e con il suo nome, per confermare una cena o una riunione, annunciare una promozione ai clienti VIP o fare una domanda alla squadra. Le risposte si leggono da sole e finiscono in una tabella: è spiegato in Giri di contatti su WhatsApp.

I messaggi che arrivano

Le risposte dei clienti ai numeri dell'azienda entrano in Call center → WhatsApp, una riga per persona con l'ultimo messaggio. Chi è di turno legge la conversazione, risponde (parte dallo stesso numero) e, se serve, ne fa un ticket: i messaggi dopo continuano lì. Con «Trasforma in…» la conversazione diventa un preventivo, un lavoro o un disservizio. I messaggi dei gruppi si ignorano.

Le risposte a un giro di contatti non restano in coda: si segnano da sole nella tabella del giro, con il sì, il no o il forse e i dettagli chiesti. E se qualcuno scrive «non scrivetemi più», «cancellatemi» o «stop», gestire.it registra il suo no e non gli manda più niente.

Chi può ricevere cosa

Ogni messaggio ha un motivo: interno (ai colleghi), servizio (su quello che il cliente ha chiesto o ha in corso) o promozione. I messaggi di servizio partono a tutti tranne a chi ha detto di no; le promozioni solo a chi ha dato il consenso, registrato con la sua prova nella scheda del cliente in Rubrica. Come si registra è spiegato in Consensi dei clienti.

Gli SMS, in arrivo

Gli SMS sono pronti nel gestionale e li stiamo attivando: partiranno con il mittente dell'azienda, il nome che il cliente vede (da 3 a 11 lettere o cifre), come canale in più per gli avvisi degli appuntamenti, le recensioni, le regole automatiche e i link di prenotazione e dei preventivi. Come i messaggi WhatsApp, resteranno nel registro. Se vi servono subito, ditelo nella richiesta di dimostrazione.

Come si attiva

WhatsApp è un modulo aggiuntivo, «Invio WhatsApp», che potete provare gratis per 30 giorni da Impostazioni → Moduli. Ogni numero dell'azienda passa da una di tre strade, che si sceglie nella sua scheda («Da dove passa»):

• WbizTool, un servizio esterno a cui si collega il numero come WhatsApp Web, con le chiavi del suo pannello;
• il ponte di gestire.it (Evolution API), che collega il numero con il QR inquadrato dentro gestire.it («Collega con il QR»), senza account esterni;
• Meta ufficiale (WhatsApp Business Platform), il canale di Meta: nessun rischio di blocco del numero, ma il testo libero parte solo entro 24 ore dall'ultimo messaggio del cliente; fuori da quella finestra servono i modelli di messaggio approvati da Meta, che si leggono e si creano nella sezione «Modelli di Meta» del numero. I messaggi di Meta sono a pagamento.

Chi gestisce le Impostazioni:

1. apre Impostazioni → «Numeri WhatsApp», preme «Nuovo numero», sceglie la strada e inserisce quello che chiede (le chiavi di WbizTool, le credenziali di Meta o, per il ponte, «Collega con il QR» dopo aver salvato);
2. nella scheda del numero segue «A che punto è»: per WbizTool e Meta copia nel loro pannello l'indirizzo per ricevere le risposte dei clienti, poi prova con «Verifica il collegamento» e «Manda una prova»;
3. se avete più numeri, in Impostazioni → Settori sceglie quale usa ogni settore (gli spurghi il loro, i traslochi il loro).

Nella scheda del settore c'è anche «Benvenuto su WhatsApp»: acceso, a chi manda una richiesta in quel settore parte un messaggio di benvenuto con il vostro testo. È una regola automatica, che si vede e si spegne anche in Regole automatiche; spenta, il testo resta.

SMS: in Impostazioni → Dati dell'azienda, sezione «SMS», si potrà scrivere il mittente, che deve essere registrato e approvato.

Le regole che proteggono il numero

WbizTool e il ponte non sono canali ufficiali: Meta può bloccare il numero, soprattutto se scrive a molte persone che non lo conoscono. Per questo, prima di usarli, nella scheda del numero si spunta «Ho capito: questo numero può essere bloccato da WhatsApp», e resta scritto chi l'ha confermato e quando. Il consiglio è un numero sacrificabile, con una SIM dedicata, non il numero del titolare.

Per ogni numero si decide poi:

• a chi può scrivere: «Solo a chi ci ha già scritto su WhatsApp», il più sicuro, oppure «Anche a chi ci ha lasciato il numero» (richieste, Rubrica e contatti, ticket), che è la scelta di partenza; «A tutti» solo con Meta ufficiale. Un WhatsApp a un numero che non c'è da nessuna parte non parte, e gestire.it dice perché;
• con WbizTool e il ponte, quanti messaggi automatici al giorno, al massimo (benvenuto, promemoria, regole): oltre il tetto, in giornata non partono più, mentre quelli scritti a mano da una persona sì.

Il collegamento dei numeri si controlla da solo ogni 30 minuti. Quando un numero si scollega, o torna collegato, parte un avviso al Responsabile WhatsApp, il ruolo fisso in Azienda → Ruoli (se è vuoto, agli admin); nell'elenco dei numeri la colonna «Collegato» dice com'è adesso. Se il numero dell'azienda è scollegato, un messaggio da «WhatsApp dall'azienda» non resta in coda: gestire.it lo dice subito.

Cosa non fa

• Non manda niente da solo che non abbiate scelto: l'avviso dell'appuntamento si decide ogni volta, promemoria, «Stiamo arrivando», recensioni e benvenuto si accendono in Impostazioni («Stiamo arrivando» ha anche il modo «In prova», che non manda nulla e scrive nello storico cosa sarebbe partito).
• Non scrive a numeri sconosciuti, se non con Meta ufficiale e la regola «A tutti».
• Non manda promozioni a chi non ha dato il consenso, né altro a chi ha chiesto di non essere più contattato.
• Non legge i gruppi WhatsApp e non sostituisce l'app sul telefono: lavora sui numeri collegati.
• Gli SMS, quando saranno attivi, andranno a numeri italiani.
• Per WbizTool serve un suo account, per Meta ufficiale un account WhatsApp Business: chiavi e credenziali si salvano cifrate e non tornano più visibili.

Volete vedere come arriva un preventivo su WhatsApp al vostro cliente? Chiedete una dimostrazione e lo mandiamo al vostro telefono.