La data della riunione la trova gestire.it, non un giro di telefonate

Il giro di messaggi per fissare una riunione

Per mettere intorno a un tavolo il direttore lavori, due capisquadra e il cliente di solito si fanno dieci telefonate: chi è in ferie, chi è al centralino il martedì, chi ha un sopralluogo, il cliente che risponde dopo due giorni. Quando si trova la data, qualcuno ha già preso un altro impegno.

Con le Riunioni di gestire.it scrivete di cosa si parla, chi partecipa e in che periodo. Al resto pensa gestire.it.

I colleghi non vanno nemmeno interpellati

Gli impegni della squadra gestire.it li conosce già: ferie e permessi, chiusure, turni del call center, lavori in agenda, appuntamenti con i clienti, altre riunioni, l'orario di lavoro e, se è collegato, il Google Calendar di ognuno. Propone fino a sei orari, sparsi su giorni diversi, in cui tutti i colleghi che devono esserci sono liberi.

Chi organizza può segnare un partecipante come facoltativo: se non può, la riunione si fa lo stesso.

Forza impegni: quando la riunione viene prima

A volte la riunione è più importante del turno al centralino. Con Forza impegni (lo usano gli admin) gestire.it propone anche gli orari in cui qualcuno dovrebbe lasciare un impegno, e per ogni orario fa vedere chi aveva cosa: «Marco: turno del centralino 14–18 · può coprirlo Giulia», «Sara: lavoro in via Roma». Vince l'orario che chiede di spostare meno cose. Ferie, permessi e chiusure non si forzano mai.

Gli esterni rispondono con un link

Clienti, fornitori e consulenti ricevono un'email o un WhatsApp dall'azienda con il link: per ogni orario scelgono Sì, Se serve o No, dal telefono, senza registrarsi. Chi non risponde riceve un sollecito dopo un giorno.

Chi organizza vede una tabella orari × persone: verde chi c'è, giallo «Se serve» o un impegno da lasciare, rosso chi non c'è. Gli altri partecipanti vedono solo la propria colonna: gli impegni dei colleghi e i recapiti degli esterni restano a chi organizza. Quando tutti quelli che devono esserci hanno risposto arriva l'avviso con l'orario migliore. Se nessun orario va bene, «Proponi altri orari» ne cerca di nuovi senza ripetere quelli scartati: è la «2ª proposta», e le risposte agli orari di prima non contano più.

Confermata con un clic

Con «Conferma» la riunione nasce nel Google Calendar di chi organizza, con il link Meet se è una videochiamata e gli inviti; gli esterni ricevono la conferma con data e luogo, i colleghi l'avviso, con scritto l'impegno che lasciano. Con «Chiedi conferma su WhatsApp» parte a tutti un messaggio con l'ora, il luogo e il link Meet: le risposte si segnano da sole, e chi non risponde si vede subito.

L'ordine del giorno: ognuno porta i suoi punti

Prima della riunione ogni partecipante propone i suoi punti: i colleghi dalla pagina della riunione, gli esterni dallo stesso link con cui hanno dato la disponibilità. Per ogni punto due righe di spiegazione e quanto tempo serve; se i punti non stanno nella durata della riunione si vede subito. Chi organizza decide l'ordine, e il giorno prima l'ordine del giorno arriva a tutti.

Il verbale e le azioni

Durante la riunione si segnano i presenti e, punto per punto, le note e le decisioni. Da ogni punto nascono le azioni: cosa c'è da fare, chi se ne occupa, entro quando. I colleghi le ritrovano in «Le mie azioni» nella Scrivania, con l'avviso due giorni prima della scadenza e, se si passa, anche a chi ha organizzato.

Con «Chiudi e manda il verbale» il verbale in PDF parte a tutti: gli esterni lo ricevono per email con le azioni affidate a loro e il link per segnarle fatte.

La bozza del verbale la scrive Automa

Chi verbalizza può anche solo prendere appunti, di fretta e in disordine. Con ✨ «Bozza del verbale» il collega AI Automa li legge e propone, punto per punto, se è stato discusso, le note e le decisioni, e le azioni con chi se ne occupa ed entro quando. La proposta si apre in una finestra: si corregge, si toglie quello che non va, e si applica solo quello che resta. Automa non inventa nomi né date: se negli appunti non ci sono, li lascia vuoti.

Dall'azione alla pratica

Un'azione può diventare subito una pratica con «Trasforma in…», lo stesso dei ticket: un preventivo, un sopralluogo, un lavoro, un task di un processo. Resta collegata, e quando la pratica si chiude l'azione si segna fatta da sola: nessuno deve aggiornarla in due posti.

Le riunioni che si ripetono, e i modelli

Il punto del lunedì con la squadra, il SAL del cantiere ogni due settimane, la riunione sulla sicurezza una volta al mese: con «Si ripete» la riunione torna da sola a giorno e ora fissi, senza chiedere ogni volta la disponibilità. Una settimana prima nasce quella nuova, e in cima all'ordine del giorno ci sono le azioni ancora aperte e i punti rimandati della volta prima: niente si perde fra una riunione e l'altra.

Con «Parti da un modello» titolo, durata e punti dell'ordine del giorno sono già pronti: ci sono quelli di gestire.it (avvio lavori, punto settimanale, sicurezza, incontro con il cliente) e quelli che l'azienda salva da una sua riunione con «Salva come modello».

Dai ticket e dai processi alla riunione

Un ticket complicato o un task fermo si portano in riunione con «Porta in riunione»: diventano un punto dell'ordine del giorno di una riunione già fissata, o di una nuova con i colleghi che li seguono già invitati. Quando il verbale è chiuso, il ticket riceve una nota e il task un commento con cosa si è deciso e le azioni.

Dal processo, «Organizza riunione» la fa nascere con i membri del processo, e ogni azione decisa diventa un task del processo nella lista «Dalle riunioni», assegnato a chi se ne occupa.

Le Riunioni sono nella Scrivania, per tutti, senza moduli da attivare. Il passo passo, finestra per finestra, è nella guida Riunioni passo passo.