Impostazioni: le scelte dell'azienda, fatte una volta per tutti

Le impostazioni del gestionale, in un posto solo

Il preventivo deve uscire con il vostro logo, dalla vostra casella e con i prezzi giusti; la richiesta di un trasloco deve arrivare al commerciale dei traslochi e non a quello delle disinfestazioni; il cliente va avvisato quando la squadra sta arrivando. Sono scelte che si fanno una volta e valgono per tutti, e in gestire.it stanno nell'area Impostazioni. Le pagine che usano un'impostazione hanno un rimando per arrivarci senza cercare.

Cosa c'è nell'area

Azienda

• Dati dell'azienda: ragione sociale, partita IVA, sede, PEC, IBAN, che finiscono da soli in preventivi, contratti e messaggi. Qui si accendono anche le recensioni chieste il giorno dopo ogni lavoro e l'avviso «Stiamo arrivando» al cliente, con l'ora di arrivo calcolata con il traffico: è il cliente informato.
• Sedi: uffici, magazzini e depositi, da cui partono le strade del mattino e il giro ottimizzato.
• Calendari Google: il collegamento con i calendari di persone e mezzi, nei due sensi. Vedi Google Calendar.
• Chiusure: i giorni in cui l'azienda o una persona non lavora, che la Pianificazione mostra sbarrati e le prenotazioni online non propongono.
• Pronto intervento: la settimana tipo della reperibilità, i minuti prima di avvisare la riserva, le maggiorazioni e le linee del centralino delle urgenze.
• Consulenti: commercialista, consulente del lavoro, avvocato, RSPP e consulente ambientale, ognuno con la sua professione e le sezioni che vede nel suo Studio.
• Moduli: cosa ha acceso l'azienda e fino a quando. Un modulo si spegne e si riaccende da qui; uno che non si è mai avuto si prova gratis per 30 giorni con un clic, e per gli altri c'è «Chiedi l'attivazione».
• Aspetto (tema, colore principale, carattere) e Registro di chi entra e di chi cambia le impostazioni.

Classificazioni: i Settori (ognuno con la sua casella, il suo numero WhatsApp con il «Benvenuto su WhatsApp» a chi manda una richiesta, il commerciale per le richieste da fuori e l'indirizzo d'ingresso da dare al sito e ai portali), gli Stati delle pratiche, che sono le colonne della bacheca, i tipi di cantiere, le etichette e i Servizi per categoria di clientela.

Documenti: le Carte intestate dei PDF, i Modelli di preventivo per settore, i Modelli di contratto con i segnaposto e i Moduli per i clienti da far compilare da un link.

Messaggi: le Caselle di posta da cui partono preventivi ed email, ognuna con la sua «Verifica» e, per quelle dei ticket, chi le segue, conferme e solleciti; i Numeri WhatsApp dell'azienda, ognuno con la sua strada, a chi può scrivere e il tetto dei messaggi automatici; i Modelli email di ogni finestra di invio.

Automazioni: le Regole automatiche («quando succede questo, se vale questo, fai questo»), che nascono spente e si accendono dopo averle rilette, con il registro di ogni volta che sono partite; le domande fatte alla guida e le conversazioni con l'assistente, che dicono cosa non si capisce e quanto costa.

Chi ci lavora e con quali permessi

Le Impostazioni hanno due livelli: nessun accesso o gestisce. Di partenza le gestiscono gli admin; l'amministratore può darle a un'altra persona, per esempio a chi in ufficio cura i modelli e il listino (che sta nel Commerciale, ma lo modifica chi gestisce le Impostazioni). I moduli, il registro, le domande alla guida e le conversazioni con l'assistente restano all'amministratore. Il quadro completo è nei permessi per persona.

Come si collega alle altre aree

Le Impostazioni non hanno lavoro quotidiano: preparano quello delle altre aree. Settori, stati e modelli servono al Commerciale; sedi, chiusure, calendari e pronto intervento ai Lavori; caselle e numeri WhatsApp al Call center e a ogni invio ai clienti, come spiegato in WhatsApp e SMS. Le impostazioni della Contabilità, come il collegamento a Fatture in Cloud, stanno dentro la Contabilità stessa. Per i primi passi, dall'importazione dei dati alla scelta dei moduli, c'è i primi giorni con gestire.it.

Nella dimostrazione prepariamo con voi un settore, un modello di preventivo e la vostra carta intestata, e vi facciamo provare il modulo che vi serve.