Chi deve sapere lo sa subito: campanella, telefono, email e chat

Basta «hai visto il messaggio?»

In molte imprese le informazioni girano così: l'ufficio sposta un lavoro e telefona alla squadra, la squadra finisce e manda una foto nel gruppo WhatsApp, qualcuno la ricopia, qualcun altro non la vede. In gestire.it ogni cambiamento arriva a chi lo deve sapere, nel punto in cui lavora, in tempo reale.

Pagine che si aggiornano da sole

Alcune pagine si ridisegnano appena cambia qualcosa, senza ricaricare:

• la pianificazione delle squadre e la pagina «Oggi» di chi è sul posto, quando un lavoro viene spostato, assegnato o chiuso;
• l'elenco delle richieste in Commerciale, quando ne arriva una nuova;
• il QR di una richiesta di pagamento: quando Stripe conferma, al posto del QR compare «Pagato», già registrato (lo spieghiamo in pagamenti online).

La campanella: l'elenco di quello che è successo

In alto in ogni area c'è la campanella, che suona subito. È l'elenco di quello che vi riguarda e li tiene tutti: un preventivo accettato, una richiesta assegnata, un cassone oltre la sosta, una scadenza del mezzo, una richiesta di ferie da approvare.

Gli avvisi vanno alle persone giuste. Se in Azienda → «Ruoli e responsabilità» qualcuno è indicato per un certo avviso (mezzi, magazzino, contabilità…), arriva a lui; altrimenti a chi gestisce l'area, così niente si perde. Anche i lavori lunghi, come un'importazione, la lettura dei PDF o un invio a Fatture in Cloud, finiscono con un avviso e il pulsante «Apri»: non serve restare sulla pagina ad aspettare. In Impostazioni → «Stati» si sceglie quali stati di richieste, preventivi, sopralluoghi e lavori fanno partire un avviso.

Sul telefono, anche ad app chiusa

Con le notifiche push gli stessi avvisi arrivano sul telefono anche quando il software è chiuso. Si attivano con «Ricevi gli avvisi sul telefono» dall'app installata (come si installa); toccando la notifica si apre la pagina giusta. Il testo non riporta mai importi né motivi, così una busta paga o un permesso non compaiono sullo schermo bloccato.

Con il pronto intervento l'urgenza arriva a chi è di turno in campanella, sul telefono e su WhatsApp, con il link «La prendo io».

Email con il link giusto

Per gli avvisi che conviene ricevere anche per posta parte un'email breve, con il link diretto alla pratica, al lavoro o alla richiesta: un clic e si è sul record, senza cercarlo.

Ognuno sceglie in «I miei avvisi», nel menu «Le mie preferenze», cosa ricevere sul telefono e cosa per email, gruppo per gruppo (ferie e buste paga, cambi di stato, mezzi e magazzino, cassoni, processi e task, consulenti…). La campanella li conserva comunque tutti.

La chat interna al posto dei gruppi WhatsApp

Accanto alla campanella c'è l'icona della chat interna: chat a due e gruppi, più i gruppi automatici per squadra e per settore, che seguono le persone quando cambiano squadra. La usano solo le persone dell'azienda, non consulenti né esterni.

I messaggi arrivano subito a chi è dentro. Se un messaggio non viene letto entro un minuto e la chat non è silenziata, arriva come notifica sul telefono. Si legge solo dove si è dentro: nessuno, nemmeno l'admin, apre una chat a due altrui o un gruppo di cui non fa parte. I file allegati si aprono solo da chi partecipa.

Vedetelo con due telefoni

In dimostrazione basta un telefono in ufficio e uno «in furgone»: spostiamo un lavoro in pianificazione e lo vedete cambiare sull'altro, con l'avviso. Chiedeteci di provarlo.