Traslochi: la guida operativa, dalla richiesta al saldo

Prima di cominciare

Questa guida è per chi organizza i traslochi tutti i giorni: chi prende le richieste e fa i preventivi, chi organizza squadre e permessi, e le squadre che fanno il trasloco. Le schermate vengono dall'azienda demo di gestire.it, con clienti di esempio: da voi troverete gli stessi pulsanti, con i vostri clienti.

Serve il modulo Traslochi, che si attiva da Impostazioni → Moduli. La pratica passa da tre posti: la richiesta (Commerciale → Richieste), il preventivo e il lavoro (Lavori). I dettagli del trasloco sono uno per pratica: si scrivono una volta e li vedono tutti e tre.

Per il quadro generale c'è la pagina il trasloco, dal sopralluogo al saldo. Qui si va nel dettaglio di ogni schermata.

1. Una volta sola: i servizi delle squadre

In Rubrica → Squadre, nella scheda di ogni squadra, la parte Servizi del trasloco dice cosa sa fare: smontaggio mobili, imballaggio, trasporto, rimontaggio, facchinaggio a ore, montaggio mobili nuovi, sgombero e smaltimento. Quando si pianifica un trasloco vengono proposte le squadre che fanno tutti i servizi richiesti, e il calendario conta i traslochi che le squadre possono fare in un giorno.

I servizi della squadra: decidono quali squadre vengono proposte per ogni trasloco.

2. La richiesta e i dettagli del trasloco

La pratica comincia dalla richiesta, in Commerciale → Richieste: chi chiede, telefono, settore e categoria (per esempio Traslochi → Trasloco abitazione), la descrizione.

La richiesta: da qui si scrivono i dettagli, si chiedono foto e video e si fa il preventivo.

Dal menu Azioni, Trasloco apre i dettagli:

• Servizi richiesti, da spuntare;
• Da dove e A dove: indirizzo, piano, ascensore sì o no, note (ZTL, cortile, scale strette);
• Data desiderata dal cliente: appena la si sceglie, sotto compare se quel giorno c'è posto e, se è pieno, i giorni liberi vicini. Il link Calendario apre il mese intero;
• le Note per chi farà il sopralluogo o il preventivo.

I dettagli del trasloco. Sotto la data: «Sab 29/10: 1 trasloco su 1, giorno pieno. Liberi vicini…». Un giorno pieno avvisa, non blocca.

Il sopralluogo a distanza. Nella stessa finestra, Chiedi foto e video prepara il link da mandare al cliente: dal telefono carica foto e brevi video delle stanze (fino a 90 MB a file), e le risposte arrivano nella pratica. Se serve vedere di persona, dalla richiesta si fissa il sopralluogo.

3. Il calendario dei traslochi

In Lavori → Traslochi → Calendario ogni giorno del mese dice quanti traslochi sono pianificati e quanti ne stanno («1/1» vuol dire uno su uno: pieno), e quante pratiche in trattativa chiedono quel giorno («+1 in trattativa»). Il bordo è verde se c'è posto, arancio se è quasi pieno, rosso se è pieno (è la schermata in cima alla pagina).

La capacità viene dalle squadre che fanno traslochi e cala da sola con ferie e malattie. Con Capacità di un giorno la si corregge per un giorno particolare.

4. Il preventivo con l'acconto

Dalla richiesta, Crea preventivo: i dettagli del trasloco ci sono già, si aggiungono le voci dal listino. Nella sezione Acconto si sceglie un importo fisso o una percentuale del totale (IVA compresa). In alto nel preventivo si vede quanto acconto è chiesto e se è già arrivato.

Il preventivo: in alto a destra l'acconto chiesto, qui il 30% del totale, «da ricevere».

Con Manda da accettare online il cliente firma dal telefono, e subito dopo la firma vede come pagare l'acconto: IBAN e causale per il bonifico e, se avete collegato Stripe, Paga con carta. Con la carta l'acconto si segna da solo e il commerciale riceve l'avviso. Il bonifico lo segnate voi, dal menu del preventivo: Acconto ricevuto, con come è arrivato e l'importo.

5. Il lavoro e la squadra

Accettato il preventivo, nasce il lavoro da pianificare, con i dettagli del trasloco. Nel Riepilogo, «Da fare per questo lavoro» dice cosa manca: i dettagli, i permessi da chiedere, il documento di trasporto.

Il lavoro: il riepilogo dice cosa resta da fare prima del giorno del trasloco.

Si pianifica in Lavori → Pianificazione: giorno, ora, squadra (vengono proposte quelle che fanno tutti i servizi) e mezzo. Tutto quello che riguarda il trasloco sta nel menu Azioni del lavoro: dettagli, materiale, danni, permessi, documento di trasporto.

Il menu Azioni del lavoro: le voci del trasloco sono tutte qui.

6. I permessi: suolo pubblico e ZTL

Per occupare la strada con il camion, la piattaforma o il cassone serve il permesso del Comune; per entrare in centro, quello della ZTL. Dal menu Azioni, Occupazione di suolo pubblico (o Accesso alla ZTL):

• Stato: da chiedere, chiesto, ottenuto, non serve;
• Comune, Numero del permesso, Dove, Dal e Al (per la ZTL anche le targhe);
• il permesso in PDF o in foto, e le note («servono 12 metri lineari per il furgone con la sponda»).

Il permesso di suolo pubblico: lo stato dice a che punto è.

Ogni mattina alle 8:15, chi risponde del lavoro riceve l'avviso dei traslochi dei prossimi 7 giorni con il permesso ancora da chiedere o chiesto e non ottenuto. Tutti i permessi sono in Lavori → Permessi, con le viste Da seguire, Prossimi 7 giorni, Ottenuti.

I permessi da seguire: suolo pubblico e ZTL, lavoro per lavoro.

7. Il documento di trasporto

Dal menu Azioni, DDT o lettera di vettura: il documento di trasporto per i beni che viaggiano, o la lettera di vettura quando si trasporta per conto di altri. Mittente, destinatario, luogo di destinazione, vettore, mezzo, targa e conducente sono già proposti dal lavoro; si scrivono la causale (per esempio «trasferimento»), il porto (franco o assegnato), l'inizio del trasporto e cosa si trasporta.

Il DDT: quasi tutto è già scritto dal lavoro. Si numera da solo (per anno) e si scarica in PDF sulla carta intestata.

Tutti i documenti sono in Lavori → DDT e lettere di vettura. Quando la squadra chiude il lavoro, la firma del cliente va anche sul documento non ancora firmato.

8. Il giorno del trasloco

Sul telefono, in Oggi, la squadra trova il trasloco con i servizi, partenza e arrivo con piano e ascensore, il meteo e la squadra.

In «Oggi»: «Smontaggio mobili, trasporto, rimontaggio · da Viale Italia (terra, senza ascensore) → a Via delle Industrie 105».

Durante il lavoro, dal menu Azioni:

• Materiale usato: scatole, nastro, pluriball, con il magazzino da cui si prendono e quanto. Si scaricano dal magazzino ed entrano nei costi del lavoro, così il margine del trasloco è quello vero;
• Segnala un danno: cosa si è danneggiato, valore stimato, gravità, com'è successo e le foto. Nasce un disservizio di tipo «Danno», che chi segue i disservizi prende in carico.

Il materiale d'imballo: entra nei costi del lavoro.

Un danno: si scrive subito, con le foto, e si segue fino alla soluzione.

9. Il saldo

Finito il trasloco, la squadra tocca Chiudi il lavoro: cosa è stato fatto, foto, firma del cliente con il dito e pagamento (ha pagato, non ha pagato, paga con la fattura). Se il cliente ha già pagato l'acconto, è scritto lì e l'importo proposto è quello che resta.

La chiusura: la firma del cliente e il saldo, con l'acconto già tolto.

La prefattura del lavoro scala l'acconto ricevuto. Se il cliente paga con la fattura e avete Stripe, può saldarla online dal link o dalla sua area clienti, e l'incasso si registra da solo.

Gli errori da evitare

• I dettagli scritti nella descrizione. Piani, ascensore e servizi vanno nei «Dettagli del trasloco»: così li vedono preventivo, lavoro e squadra, e il calendario sa quali squadre servono.
• La data promessa senza guardare. La data desiderata dice subito se il giorno è pieno: guardatela prima di confermarla al cliente.
• Il permesso lasciato «da chiedere». Segnate «chiesto» quando lo chiedete e caricate il PDF quando arriva: l'avviso delle 8:15 si ferma solo con «ottenuto» o «non serve».
• Il bonifico dell'acconto non segnato. Finché non c'è «Acconto ricevuto», il saldo e la prefattura non lo scalano.