Il testo della lezione
Sul posto si lavora dal telefono. In Oggi la squadra trova i lavori del giorno, con l'indirizzo, il meteo e la strada da fare. Arrivati, Comincio. Il lavoro passa In corso, e in ufficio lo vedono subito. Finito il lavoro, Chiudi il lavoro: due righe su cosa è stato fatto, e le foto. Il cliente firma con il dito, e si scrive il suo nome. Poi il pagamento: pagato sul posto, non pagato, o con la fattura. Premiamo Chiudi. In ufficio il lavoro è già Fatto, con il resoconto e la firma. Manda il rapportino lo spedisce al cliente, in PDF, dalla casella dell'azienda. Il cliente lo riceve sul telefono, con il nome della vostra azienda, la firma e il resoconto. Nella prossima lezione vediamo come il lavoro chiuso diventa prefattura, e poi fattura in Fatture in Cloud.
Il rapportino di intervento su carta: cosa non funziona
Il blocchetto a ricalco che si bagna nel furgone, la calligrafia che in ufficio nessuno legge, le foto mandate sul gruppo WhatsApp e mai ritrovate, la firma del cliente su un foglio che arriva in ufficio dopo una settimana. E quando il cliente contesta l'orario o il lavoro fatto, non c'è niente in mano.
In gestire.it il rapportino non si scrive a parte: nasce da quello che il tecnico segna sul telefono mentre lavora, e il PDF esce da solo quando il lavoro è chiuso.
Dal telefono: «Comincio» e «Chiudi il lavoro»
Sul telefono, nella pagina «Oggi», ognuno ha i lavori della giornata uno sotto l'altro, con pulsanti grandi anche per chi porta i guanti. Arrivato, il tecnico tocca «Comincio»: il telefono segna l'ora e la posizione, e se serve il cliente firma all'arrivo.
A fine lavoro tocca «Chiudi il lavoro» e compila:
- «Cosa è stato fatto», con le sue parole;
- «Foto del lavoro fatto», fino a 10;
- «Firma del cliente», con il dito sul telefono, e «Nome di chi firma»;
- le quantità delle voci «a consuntivo» (ore, metri cubi, chili…), senza vedere i prezzi: prefattura e importo da incassare si ricalcolano;
- le «Voci in più», solo se ha fatto qualcosa oltre il previsto: spunta la voce del listino e scrive quanto, e va in fattura con il prezzo del listino;
- «Pagamento»: «Ha pagato» (quanto, e se in contanti, con carta o POS, bonifico o assegno), «Non ha pagato» oppure «Paga con la fattura»;
- con il modulo Rifiuti, i «Rifiuti prodotti», che finiscono nel registro di carico e scarico.
Se qualcosa è sbagliato, «Riapri» riporta il lavoro aperto. gestire.it si usa dal browser e si installa sul telefono come app web, senza passare dagli store.
Cosa c'è nel rapportino di intervento tecnico
Il rapportino in PDF ha il numero del lavoro, il cliente, l'indirizzo, l'ora in cui è cominciato e finito, quanto si è rimasti sul posto, chi l'ha eseguito (squadra e persone) e il preventivo da cui nasce. Poi cosa c'era da fare, cosa è stato fatto, le foto e la firma del cliente con il suo nome. Esce sulla vostra carta intestata, la stessa del preventivo.
Per sapere cosa deve contenere un buon rapportino, anche se non usate un software, c'è la nostra guida al rapportino di intervento.
Mandarlo al cliente
Dalla scheda del lavoro chiuso, in «Altro», «Rapportino» scarica il PDF. «Manda il rapportino» lo spedisce per email dalla casella dell'azienda: l'oggetto e il testo partono dal vostro modello (Impostazioni → Modelli email), le risposte arrivano a chi l'ha mandato e l'invio resta nello storico del lavoro.
Se il cliente ha l'accesso all'area clienti, trova i suoi interventi, quelli in programma e quelli fatti, e scarica da solo i rapportini dei lavori finiti.
La prova di essere stati dal cliente
A «Comincio» e a «Chiudi» il telefono dà la posizione, e il software ricorda a quanti metri si era dall'indirizzo del lavoro. Per i clienti fissi si stampa il «QR del posto» da lasciare lì: il tecnico lo inquadra quando arriva e quando va via. Se il mezzo ha il GPS, il lavoro segna anche quando il mezzo è arrivato e ripartito. Nel lavoro e nel rapportino trovate «Sul posto dalle… alle…» con la distanza. Niente blocca: senza posizione il lavoro comincia e finisce lo stesso.
Dopo la chiusura
Il pagamento va dritto nelle riscossioni: con «Ha pagato» la fattura del lavoro nasce già incassata. La prefattura prende le voci del preventivo o, se non c'era, i prezzi del listino. Il giorno dopo, se l'avete acceso, il cliente riceve la richiesta di una recensione. Ore, mezzi e materiale entrano nei costi e nel margine del lavoro.
Alcuni mestieri hanno il loro documento: chi fa autospurgo compila la scheda dell'intervento e l'ufficio emette il certificato di bonifica; chi fa disinfestazione chiude il giro di monitoraggio e il rapporto va al cliente.
Volete vedere come si chiude un vostro intervento tipo, dal telefono al PDF? Chiedeteci una dimostrazione.
Domande frequenti
Serve un'app da scaricare?
No. gestire.it si apre dal browser del telefono e si aggiunge alla schermata Home come un'app web: niente store e niente aggiornamenti da installare.
Quante foto si possono allegare?
Fino a 10 foto alla chiusura del lavoro. Nel PDF del rapportino vanno le prime sei; tutte restano nella scheda del lavoro.
Il cliente firma sul telefono del tecnico?
Sì, con il dito, nel riquadro «Firma del cliente», insieme al nome di chi firma. Se serve, il cliente può firmare anche all'arrivo.
Il rapportino si può correggere dopo la chiusura?
Sì: «Riapri» riporta il lavoro aperto, si corregge e si chiude di nuovo. Il PDF si rifà con i dati aggiornati.
Come arriva il rapportino al cliente?
Per email dalla casella dell'azienda con «Manda il rapportino», e nell'area clienti, dove il cliente scarica i rapportini dei suoi lavori finiti.
Si vede quanto tempo il tecnico è rimasto sul posto?
Sì. Le posizioni a «Comincio» e a «Chiudi», il QR del posto o il GPS del mezzo danno l'ora di arrivo e di uscita, scritte nel lavoro e nel rapportino con la distanza dall'indirizzo.
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