L'archivio di Paperless dentro il gestionale, con i permessi di ognuno

Archiviazione documenti digitale che si trova anche dal gestionale

Paperless è l'archivio documentale che molte aziende usano per non perdere più carte: ogni documento scansionato o mandato per email viene letto, reso cercabile nel testo e ordinato per tipo e corrispondente. Il limite è che resta un programma a parte, con i suoi utenti: per trovare il contratto di un dipendente o la visura di un fornitore bisogna entrarci, e dare a tutti l'accesso vuol dire mostrare a tutti tutto.

gestire.it si collega al vostro Paperless e lo porta nel lavoro di tutti i giorni, con un'archiviazione documenti digitale che rispetta i permessi di ognuno.

Cosa legge da Paperless

• Archivio documenti, in Contabilità e in Azienda: la ricerca anche nel testo, i filtri per «Tipo», «Corrispondente», «Etichetta» e «Anno», e su ogni documento «Anteprima», «Scarica» o «Apri in Paperless». Ogni apertura resta nel registro.
• I documenti nella scheda. Nella scheda di un dipendente, di un fornitore o di un cliente in Rubrica compaiono i suoi documenti, riconosciuti dal codice fiscale o dalla partita IVA.
• I propri documenti. In Azienda → «Archivio documenti» ognuno trova i suoi: busta paga, contratto, certificati.
• Le fatture dei fornitori. Con il ponte «Fatture passive da Paperless» acceso, ogni 10 minuti le fatture arrivate nell'archivio diventano spese «da controllare»: l'XML si legge esatto, i doppioni e le fatture già in Fatture in Cloud si riconoscono.
• Gli altri documenti in arrivo, smistati dal tipo e dalle parole: un verbale va in Risorse → Multe, un atto di un avvocato in Pratiche legali e, con il modulo Sinistri e assicurazioni, una polizza in Assicurazioni.
• Gli F24, confrontati nella chiusura del mese con quelli registrati in Fatture in Cloud: quelli senza riscontro sono da registrare.

Cosa scrive in Paperless

Poco, e solo questo: il campo «Codice fiscale / P.IVA» (lo crea un pulsante, una volta), il segno «Pagato» e i documenti contabili che il commercialista manda dallo Studio dei consulenti, come bilanci, dichiarazioni e quietanze. Quando un consulente allega un documento a una richiesta, l'AI lo legge e lo porta al posto giusto: cedolini nelle buste paga, attestati sul corso della persona, documenti contabili in Paperless. Se non è sicura, il documento resta «da confermare» e lo archiviate voi con un clic.

Chi vede cosa

Chi entra da gestire.it non ha bisogno di un utente in Paperless. Le regole si scrivono in Impostazioni → Paperless → «Chi vede cosa»: per ogni tipo di documento, e se serve per etichetta («Riservato», «Direzione»), lo vede chi ha la Contabilità, chi gestisce l'Azienda, solo gli admin o persone scelte. I documenti con il proprio codice fiscale ognuno li vede sempre. I tipi che una persona non può vedere non arrivano nemmeno nella sua ricerca.

Come si attiva

Lo fa chi gestisce la Contabilità, in Contabilità → Impostazioni → «Paperless»:

1. «Collega Paperless», con l'indirizzo della vostra istanza e il token di un utente creato apposta in Paperless (mai la password di una persona); il token si conserva cifrato;
2. crea il campo «Codice fiscale / P.IVA» con il suo pulsante e scrive le regole di «Chi vede cosa»;
3. se volete le fatture, «Fatture passive da Paperless»: «Acceso» e la data da cui partire.

Cosa non fa

• Non sostituisce Paperless: si collega a un'istanza che avete già. Lettura del testo, scansioni e regole di archiviazione restano di Paperless.
• I documenti nuovi, per ora, si caricano in Paperless, anche via email o cartella.
• Le fatture lette non vanno a Fatture in Cloud da sole: passano da chi controlla le spese.
• Con «Scollega» gestire.it smette di leggere, e in Paperless non cambia niente.

Usate già Paperless, o volete mettere ordine nei documenti? In dimostrazione vi mostriamo l'archivio con i permessi per ruolo.