Lavori: chi va dove, a che ora, e come si chiude

La gestione dei lavori e delle squadre, dall'ufficio al furgone

La sera prima si decide chi va dove, poi si telefona a ognuno, si manda l'indirizzo su WhatsApp e si spera che il rapportino torni firmato. L'area Lavori di gestire.it tiene insieme le due metà: l'ufficio pianifica, chi è sul posto vede la sua giornata sul telefono e la chiude lì. Il lavoro nasce dal preventivo accettato in Commerciale, da un canone ricorrente o a mano con «Nuovo lavoro» (o «Urgenza» se è per oggi), in quattro passi corti.

Cosa c'è nell'area

• Pianificazione: una riga per persona o per mezzo, la giornata o la settimana in colonne, come un calendario Google. Si trascinano i lavori da una riga e da un orario all'altro; su ogni lavoro il meteo di quell'ora e la striscia dei tempi di strada con il traffico. «Ottimizza il giro» propone l'ordine con meno chilometri, partendo dalla sede e tornandoci. Vedi pianificazione dei lavori e delle squadre.
• Oggi: la giornata di chi lavora sul posto, pensata per il telefono e per chi porta i guanti. Per ogni lavoro quanta strada c'è, a che ora partire, «Portami lì», «Chiama il cliente», «Comincio» e «Chiudi il lavoro».
• Lavori: l'elenco con le viste pronte «Da pianificare», «Questa settimana», «In ritardo», «Da fatturare».
• Viste: l'Agenda della settimana per squadra, il Calendario del mese, la Mappa con un colore per squadra e Costi e margini dei lavori chiusi.
• Qualità: disservizi con responsabile e scadenza e recensioni chieste ai clienti il giorno dopo il lavoro; con il modulo Cantieri e appalti anche il giro dei controlli qualità sugli appalti, i controlli fatti e le impostazioni della qualità.
• Appalti, con il modulo Cantieri e appalti: commesse con i SAL e il giornale di cantiere che la sera si compila da solo.
• Segnala un sinistro, con il modulo Sinistri e assicurazioni: dal telefono, con le foto e la constatazione amichevole.

Alla chiusura si scrive cosa è stato fatto, si aggiungono fino a dieci foto, il cliente firma sul telefono, si segna se ha pagato e quali rifiuti sono usciti. Il rapportino di intervento in PDF si prepara da solo e parte per email. All'arrivo e all'uscita il telefono prende la posizione: serve quando il cliente contesta tempi o presenza.

I moduli di settore dentro Lavori

Alcune aziende hanno bisogno di pagine in più, che si accendono come moduli: Monitoraggio (siti con planimetrie e postazioni, giro con il QR, non conformità, rapporto per l'ASL), Autospurgo (impianti e svuotamenti in scadenza, scheda dell'intervento, certificato di bonifica), Cassoni (dove sono, consegna, ritiro e scambio dal telefono, soste da addebitare), Traslochi (calendario con la capacità di ogni giorno, permessi di suolo pubblico e ZTL, DDT e lettere di vettura) e Pronto intervento (urgenze e turni di reperibilità). Nel cassone e nell'autospurgo il formulario si fa in Winwaste e qui se ne registra il numero.

Chi ci lavora e con quali permessi

• Usa: operai, tecnici e capisquadra vedono i lavori loro e della loro squadra, li cominciano e li chiudono.
• Gestisce: chi pianifica vede e sposta tutti i lavori, compone le squadre, cura i tipi di disservizio e le impostazioni della qualità.

Di partenza l'area è aperta solo agli admin: l'amministratore la dà alle persone che servono, in Azienda → Accessi. Costi e margine di un lavoro li vede chi gestisce i Lavori o la Contabilità; chi lavora sul posto non vede il suo punteggio nei controlli qualità.

Come si collega alle altre aree

Le squadre, i clienti e i cantieri stanno in Rubrica; i mezzi e il materiale in Risorse, dove il GPS dice anche quale mezzo è stato a quell'indirizzo. I rifiuti segnati alla chiusura entrano nel registro dell'area Rifiuti. Il lavoro chiuso diventa prefattura in Contabilità, e le ore delle persone, i mezzi e il materiale finiscono nel margine. Per organizzarsi bene c'è la guida su come pianificare gli interventi.

In una dimostrazione vi facciamo vedere una settimana della vostra azienda nella Pianificazione e la stessa giornata sul telefono di un caposquadra.