Addebito SEPA con GoCardless: ogni rata si paga da sola alla scadenza

Canoni e rate che si pagano da sole

Per chi fattura a scadenza fissa (canoni, contratti di manutenzione, appalti di pulizia, rate concordate) il bonifico è il punto debole: il cliente se ne dimentica, l'ufficio sollecita, i soldi arrivano tardi. Con l'addebito diretto SEPA il cliente autorizza una volta l'addebito sul suo conto corrente e ogni rata si paga da sola il giorno della scadenza.

gestire.it lo fa con GoCardless, il servizio europeo di addebito diretto: il mandato lo raccoglie GoCardless, i soldi arrivano sul vostro conto con i suoi versamenti, e gestire.it programma gli addebiti e registra gli incassi.

Il mandato: il cliente lo firma una volta

Il mandato SEPA è l'autorizzazione del cliente ad addebitare il suo conto. Senza mandato nessuno può addebitare un conto, nemmeno conoscendo l'IBAN: per questo l'IBAN non dovete procurarvelo voi, lo scrive il cliente.

1. In Contabilità → Riscossioni, sulla rata di un cliente, «Addebito automatico» apre il suo link, con un'email già scritta che spiega cos'è e perché conviene.
2. «Manda per email» la manda dalla casella dei preventivi dell'azienda, oppure copiate il link e lo mandate voi, per esempio su WhatsApp. Il cliente lo trova anche nell'area clienti, in «Fatture e pagamenti».
3. Il cliente apre il link, scrive l'intestatario e l'IBAN del conto e firma il mandato sulla pagina sicura di GoCardless: un minuto. L'IBAN si conserva intero e cifrato in gestire.it, e in Riscossioni lo vedete con «Dati dell'addebito».
4. Tornato sulla pagina, vede «Attivo» con il conto autorizzato (le ultime cifre), e chi segue gli incassi riceve l'avviso.

Per più clienti insieme, in Riscossioni selezionate le rate e scegliete «Manda il link dell'addebito»: parte un'email per cliente, con il suo nome e il suo link. Prima di mandare la finestra dice chi la riceve e chi si salta (già attivo, senza email, o già mandata negli ultimi 7 giorni).

Le rate: programmate prima, addebitate alla scadenza

Ogni mattina alle 7:40 gestire.it guarda le rate dei clienti con il mandato:

• ogni rata si programma 7 giorni prima della scadenza, con la data della scadenza: un addebito per rata;
• GoCardless manda al cliente il preavviso con importo e data, qualche giorno prima;
• il giorno della scadenza l'importo si addebita; se la banca chiede più tempo (il primo addebito di un mandato nuovo), si addebita alla prima data possibile;
• le rate scadute prima della firma del mandato non si addebitano: restano ai solleciti, come prima.

Le rate con l'addebito in corso non si sollecitano finché non arriva l'esito.

Cosa succede dopo

• Addebito riuscito. Quando GoCardless conferma, l'incasso si registra sulla rata, sul conto «GoCardless», e la rata si segna pagata anche in Fatture in Cloud.
• Rata pagata in altro modo. Se il cliente paga con bonifico prima della scadenza, l'addebito programmato si toglie da GoCardless: niente doppi pagamenti.
• Addebito non riuscito (fondi insufficienti, conto chiuso). La rata resta da incassare, chi segue gli incassi riceve l'avviso e in Contabilità → «Incassi online» c'è «Riprova l'addebito».
• Rimborso chiesto dal cliente. Per legge il cliente può farsi rimborsare dalla banca un addebito entro 8 settimane: gestire.it ve lo segnala, e la rata è da incassare di nuovo.
• Mandato annullato o scaduto. L'addebito del cliente si toglie da solo e arriva l'avviso; per riattivarlo gli mandate di nuovo il link.
• «Togli l'addebito», in Riscossioni, annulla il mandato su GoCardless con gli addebiti non ancora partiti.

I conti: GoCardless e Fatture in Cloud

Gli incassi arrivati con GoCardless si registrano su un conto suo, «GoCardless», legato al conto GOCARDLESS di Fatture in Cloud: la rata risulta pagata lì. Poi GoCardless versa i soldi sul vostro conto in banca, raggruppati e al netto delle sue commissioni: quel versamento è il giroconto da GOCARDLESS alla banca, come per Stripe.

Come si collega

Lo fa chi gestisce la Contabilità, in Contabilità → Impostazioni → «Addebiti SEPA»:

1. nel pannello di GoCardless, in Developers, si crea un token di accesso con «Read-write access»;
2. sempre lì si crea il webhook verso l'indirizzo che la pagina mostra, e se ne copia il segreto;
3. in gestire.it, «Collega GoCardless»: ambiente (prova o vero), token e segreto, che si conservano cifrati;
4. «Conto degli incassi» sceglie il conto su cui si registrano gli incassi, legato al suo conto di Fatture in Cloud.

L'account GoCardless è vostro, con le commissioni del vostro piano; gestire.it non ne aggiunge. Con GoCardless collegato i nuovi mandati passano da GoCardless; i clienti che avevano già l'addebito con Stripe restano com'erano. L'addebito SEPA con GoCardless si accende su richiesta: chiedetecelo e lo attiviamo per la vostra azienda.

Cosa non fa

• Non addebita importi liberi: solo le rate delle fatture, alla loro scadenza.
• Non scrive l'IBAN al posto del cliente: lo scrive lui sulla pagina dell'addebito. Se il conto firmato su GoCardless finisce diversamente da quello scritto, chi segue gli incassi riceve l'avviso.
• Non riprova da solo un addebito non riuscito: il nuovo tentativo si fa con «Riprova l'addebito».