Software per la gestione delle gare d'appalto

L'elenco delle gare d'appalto con stazione appaltante, scadenza delle offerte, stato ed esito di «Possiamo partecipare?» — Le gare che seguite, con le scadenze e i requisiti controllati.

Le certificazioni dell'azienda con SOA, ISO, Albo gestori e white list e le loro scadenze — Certificazioni e iscrizioni con le scadenze e gli avvisi.

Le gare in un foglio Excel e le certificazioni in un cassetto

Chi partecipa alle gare pubbliche lo sa: il bando arriva dal portale o per PEC, qualcuno lo legge, segna la scadenza su un foglio e comincia a chiedersi se la SOA in quella categoria è ancora valida, se la white list è stata rinnovata, dove sta il PDF della ISO. A due giorni dalla scadenza si scopre che manca la polizza aggiornata.

Il modulo Gare d'appalto di gestire.it tiene insieme le due cose che servono: le gare che seguite e le certificazioni dell'azienda, con le loro scadenze. Lavora dentro l'area Commerciale e la usa chi la gestisce.

La gara, dal bando

In Commerciale → Gare si preme «Nuova gara» e si riportano i dati del bando: stazione appaltante, oggetto, CIG e CUP, importo a base di gara e oneri della sicurezza, tipo (lavori, servizi, forniture), procedura, criterio (minor prezzo o offerta economicamente più vantaggiosa), dove si presenta (MePA, Sintel, il portale dell'ente, la PEC…). Poi le scadenze: offerte, chiarimenti, sopralluogo obbligatorio. E i requisiti: le categorie SOA con le classifiche e le certificazioni chieste.

Le gare per ora si inseriscono a mano: la lettura automatica dai portali non c'è ancora. In cambio, la campanella avvisa chi segue la gara 7, 3 e 1 giorno prima della scadenza delle offerte e il giorno prima del sopralluogo.

«Possiamo partecipare?» controlla i requisiti

Il pulsante «Possiamo partecipare?» confronta i requisiti del bando con quello che c'è in Azienda → Certificazioni, alla data di scadenza delle offerte e non a oggi: una white list che scade fra tre settimane conta per quello che sarà quel giorno. Per ogni requisito dice sì, no o forse, e perché. Per esempio, sotto i 150.000 euro di lavori la SOA non serve: il controllo lo dice e ricorda che bastano i requisiti del bando.

Certificazioni e iscrizioni, sempre in regola

Con il modulo arriva anche Azienda → Certificazioni, dove tenete tutto quello che una stazione appaltante può chiedere: attestazione SOA con categorie e classifiche e la verifica triennale, ISO 9001, 14001 e 45001, SA8000, parità di genere, Albo nazionale gestori ambientali, white list antimafia, rating di legalità, DURC, visura camerale, polizza RCT/RCO, abilitazioni ai portali. Ognuna con la sua durata di partenza, il PDF e l'avviso 60, 30 e 7 giorni prima della scadenza. «Rinnova» tiene la copia di prima nello storico. Le scadenze entrano anche nel calendario del telefono, insieme a quelle della sicurezza sul lavoro.

DGUE precompilato e busta in un file zip

Dal menu della gara, «DGUE precompilato» prepara il Documento di gara unico europeo con i dati dell'azienda e le certificazioni valide alla scadenza, in PDF o in Word modificabile. È una bozza da riportare sulla piattaforma della stazione appaltante o sul modello del disciplinare: in giallo quello che resta da completare e le dichiarazioni da confermare da chi firma.

La busta è l'elenco dei documenti da preparare, che si spunta voce per voce. «Scarica la busta (zip)» mette insieme il DGUE, i PDF delle certificazioni valide e un indice di quello che c'è e di quello che manca ancora.

Esito, ribassi e, se vinta, il cantiere

Presentata l'offerta, si segna «Presentata». All'esito si scrivono partecipanti, chi ha vinto, il ribasso di aggiudicazione, il vostro ribasso e la vostra posizione: restano come riferimento per le prossime offerte simili. Se la gara è vinta, «Crea il cantiere» apre l'appalto in Rubrica, legato all'ente: da lì lavori, presenze e costi e margini della commessa.

Con l'assistente sui dati potete anche chiedere a parole «quali gare scadono nelle prossime due settimane, e abbiamo i requisiti?».

Per chi serve

Imprese edili e di manutenzione con SOA, imprese di pulizia e di servizi che lavorano per enti e ospedali, aziende dei rifiuti iscritte all'Albo gestori e in white list. Il modulo richiede l'area Commerciale e si può provare per 30 giorni da Impostazioni → Moduli.

Vedetelo con un bando vero

Portateci un bando che state valutando: in una dimostrazione lo inseriamo, carichiamo due certificazioni e vedete la risposta di «Possiamo partecipare?» e il DGUE precompilato.

Domande frequenti

Le gare si importano dai portali o dall'ANAC?

Non ancora: oggi le gare si inseriscono a mano dal bando, con i requisiti e le scadenze. Una volta inserite, scadenze, controllo dei requisiti, DGUE e busta funzionano da soli.

Il DGUE si invia direttamente alla stazione appaltante?

No. gestire.it prepara una bozza precompilata in PDF o Word, con evidenziato quello che va completato; il DGUE si compila poi sulla piattaforma della stazione appaltante o sul modello del disciplinare, e lo firma il legale rappresentante.

Come fa a sapere se abbiamo i requisiti?

Confronta le categorie SOA e le certificazioni chieste dal bando con quelle registrate in Azienda → Certificazioni, valide alla data di scadenza delle offerte. Per ogni requisito dice se c'è, se manca o se va verificato, e perché.

Le certificazioni si possono tenere anche senza gare?

Le Certificazioni (SOA, ISO, white list, DURC, Albo gestori, polizze) arrivano con il modulo Gare d'appalto: con il modulo acceso si tengono in Azienda con le scadenze e gli avvisi, anche per le certificazioni che non servono a una gara. Le qualifiche e le abilitazioni delle persone ci sono per tutti.

Chi riceve gli avvisi delle scadenze?

Gli avvisi delle gare vanno a chi segue la gara. Quelli delle certificazioni a chi ha l'avviso «Gare e certificazioni» nel suo ruolo, altrimenti a chi gestisce l'area Azienda.