Impostazioni passo per passo: preparare l'azienda in gestire.it

Prima di cominciare

Questa guida è per chi prepara l'azienda in gestire.it: il titolare, l'ufficio, chi ha in mano le Impostazioni. Sono scelte che si fanno una volta e valgono per tutti. Le pagine stanno nell'area Impostazioni, divise nei gruppi del menu (Azienda, Classificazioni, Documenti, Messaggi, Automazioni); le proposte e l'app stanno nella Scrivania.

Chi vede cosa:

• Aspetto, Stati, Etichette, Tipi di cantiere, Modelli di contratto e Segnalazioni: chi gestisce le Impostazioni;
• Piano e utenti, Regole pronte e Posizione delle persone: solo gli admin dell'azienda;
• Proposte e App gestire.it: ognuno, per le sue.

Per un quadro di tutta l'area c'è la pagina Impostazioni.

1. L'aspetto dell'azienda

In Impostazioni → Aspetto si vedono il tema e il carattere di adesso, con i pulsanti di prova nei colori dell'azienda. Con Cambia l'aspetto si sceglie:

• il tema: «Un colore per area» dà a ogni area il suo colore; poi Prato, Orchidea, Terra, Oceano, Vino e Grafite, che colorano tutte le aree allo stesso modo;
• il Colore principale (facoltativo): se lo scegliete, vale sopra il tema;
• il Carattere, per esempio Inter, Poppins o Lora;
• il Colore di ogni area, se volete: vale sopra tutti gli altri.

Salvando, la pagina si ricarica con i colori nuovi. Valgono in tutte le aree e per tutte le persone dell'azienda.

2. Gli stati: le colonne della bacheca

In Impostazioni → Stati ci sono le fasi di richieste, sopralluoghi e preventivi: sono le colonne della bacheca, da sinistra a destra nell'ordine di questa pagina. Si trascinano per cambiare l'ordine, oppure si scrive il numero in Ordine.

Con Nuovo stato si compilano tre parti:

• Lo stato: l'area (Lead, cioè le richieste, Sopralluoghi o Preventivi), il nome, il settore e l'esito. Senza settore lo stato vale per tutti; con un settore si aggiunge solo lì. «Vinto» e «Perso» chiudono la pratica;
• Come si vede: il colore (anche «Un altro colore…»), l'icona e l'ordine;
• Avvisi: con Avvisa quando un lavoro arriva qui le persone scelte in Chi avvisare ricevono una notifica, e con Anche per email anche l'email. «Avvisa» si accende e si spegne anche dalla tabella.

Dal menu della riga ci sono anche Duplica, per partire da uno stato simile, ed Elimina. Uno stato con dentro richieste, preventivi, sopralluoghi o lavori non si elimina: si rinomina, oppure si spostano prima le pratiche.

Le fasi dei Lavori sono fisse (Da pianificare, Pianificato, In corso, Fatto, Annullato): le cambiano i pulsanti del lavoro. Qui di loro si scelgono solo il colore e chi avvisare.

3. Le etichette

In Impostazioni → Etichette (tag) ci sono le parole libere che servono a ritrovare insieme richieste, preventivi, sopralluoghi, anagrafiche e mezzi, per esempio «Urgente» o «Condominio». Nascono anche scrivendole nelle schede; negli elenchi c'è il filtro «Etichette (tag)».

Qui, con Nuova etichetta o dal menu della riga, si scrive il nome e si sceglie il colore. La colonna Usata su dice su quante schede c'è. Eliminando un'etichetta la si toglie da tutte le schede, che restano. I task dei Processi hanno i loro tag, in Processi → Tag globali.

4. I tipi di cantiere

In Impostazioni → Tipi di cantiere si scrive che cosa sono i cantieri e gli appalti dell'azienda, per esempio «Condominio» o «Ufficio pubblico». Con Nuovo tipo basta il nome. Servono a raggruppare e filtrare cantieri e appalti in Rubrica.

5. I campi aggiuntivi

In Impostazioni → Campi aggiuntivi si aggiungono ai moduli i dati che servono alla vostra azienda e che gestire.it non ha già: il piano e l'ascensore per gli sgomberi, la metratura per le sanificazioni, «ha animali in casa?» per le disinfestazioni.

Con Nuovo campo si sceglie:

• il nome del campo, come si legge nel modulo;
• dove: nel modulo delle richieste, dei lavori o delle schede in Rubrica. Non si sposta dopo: i valori restano dove sono nati;
• il tipo: testo breve o lungo, numero, data, sì / no, una scelta fra più o più scelte (con le scelte, una per riga), telefono, email;
• se vale solo per il settore: in richieste e lavori il campo compare quando nel modulo si sceglie quel settore. Nella Rubrica si vede sempre;
• la spiegazione, che si legge nell'icona ⓘ accanto al campo, e se è obbligatorio: il modulo non si salva senza, anche quando si modifica una scheda già esistente;
• l'ordine: più basso, più in alto.

Nei moduli i campi compaiono insieme, nella sezione Altri dati. Dal menu della riga si cambia nome, tipo, scelte, settore o spiegazione: i valori già scritti restano. Per toglierlo dai moduli senza perdere niente basta spegnerlo; eliminandolo i valori restano nei record ma non si vedono più. Più dettagli nella pagina Campi aggiuntivi.

6. I modelli di contratto

In Impostazioni → Modelli di contratto ci sono i testi pronti dei contratti. Con Nuovo modello si scrivono:

• il Testo del contratto. Logo e intestazione non vanno qui: stanno nella carta intestata;
• il nome del modello, per esempio «Sgombero cantina standard», e il settore, oppure tutti;
• Attivo: spento, il modello non si sceglie più per i contratti nuovi.

A destra c'è il riquadro Variabili: un clic copia la variabile, la si incolla nel testo e al suo posto andrà il dato vero. Per esempio {cliente}, {indirizzo_cliente}, {partita_iva_cliente}, {data}, {totale_preventivo} e i vostri dati, come {ragione_sociale_azienda} o {iban_azienda}.

Poi, nel Commerciale, si sceglie il modello, anche dal preventivo accettato con «Crea contratto»: il testo nasce con i dati del cliente, si ritocca e si manda per la firma online. Dal menu della riga, Duplica fa la copia di un modello per farne una variante.

7. Piano e utenti

In Impostazioni → Piano e utenti l'admin vede:

• il piano dell'azienda, oppure, senza piano, quello che converrebbe per come è l'azienda oggi;
• il canone al mese e con l'annuale, IVA esclusa;
• quanti sono gli utenti d'ufficio e quelli di campo;
• Il conto voce per voce, e cosa è in prova o fatturato a parte;
• Le persone nel canone, una per una, con il perché del loro tipo;
• Lo spazio dei vostri file, area per area, misurato ogni notte.

D'ufficio è chi lavora in almeno un'area oltre alla sua giornata, o gestisce qualcosa. Di campo è chi vede solo i suoi lavori, le sue cose in Azienda e i suoi processi. Si cambia in Azienda → Accessi: il pulsante Accessi delle persone porta lì. Non si contano consulenti, esterni, persone disattivate o cessate e l'assistenza di Automa.

Con Chiedi un piano (o Cambia piano, se c'è già) si sceglie il piano, si aggiunge una nota e si preme Manda la richiesta: arriva ad Automa, e il piano non cambia finché Automa non lo conferma. Quando c'è, Attiva il pagamento automatico porta sulla pagina sicura di Stripe, con la carta o l'addebito sul conto (SEPA); dopo, carta, fatture e disdetta sono in Gestisci il pagamento. Il pulsante Moduli apre la pagina dei moduli dell'azienda.

8. Le segnalazioni dei colleghi

Chiunque lavori in gestire.it può mandare un problema, un'idea o una domanda: dal pulsante Chiedi in basso a destra, poi Segnala. La segnalazione porta con sé la pagina da cui arriva.

In Impostazioni → Segnalazioni arrivano quelle di tutte le aree, di partenza solo le aperte. Si filtrano per stato, tipo e Chi ha segnalato. Dal menu della riga:

• Pagina apre la pagina da cui è arrivata;
• Rispondi mostra tutta la conversazione; si scrive La risposta e, se è sistemata, si lascia acceso Segna come risolta.

La risposta arriva nella campanella di chi ha segnalato, che può rispondere a sua volta.

9. Le regole pronte

In Impostazioni → Regole pronte ci sono regole già scritte per il vostro lavoro, che si accendono con un interruttore. Dipendono dai moduli dell'azienda; per esempio:

• Cassone fermo dal cliente oltre la sosta: propone di richiamare il cliente per il ritiro;
• Formulario senza arrivo: propone di sentire l'impianto per il peso e la copia del formulario;
• Preventivo accettato senza lavoro: propone di chiamare il cliente per fissare la data;
• Richiesta non ancora contattata: propone al commerciale di richiamare;
• Cliente senza interventi da un anno: propone di sentirlo per il prossimo.

Per ogni regola: Accesa, Dopo quanti giorni (quando la regola lo prevede), quante Proposte preparate e l'Ultimo controllo. Ogni mattina alle 7:15 le regole accese guardano i dati e, quando serve, preparano una proposta. Con Controlla adesso il giro si fa subito; Vai alle proposte porta alle proposte.

Le regole pronte non scrivono ai clienti e non cambiano niente da sole: preparano proposte che approvate voi. Per regole tutte vostre c'è «Regole automatiche», nel gruppo Automazioni.

10. Le proposte da approvare

In Scrivania → Proposte arriva quello che gestire.it vi propone di fare: dopo una chiamata, dal rapportino di una squadra, su un preventivo fermo da troppi giorni o da una regola pronta. La voce compare nel menu quando c'è qualcosa, con il numero di quelle da decidere; la proposta arriva anche nella campanella.

Ogni riga dice Cosa fa, la Scheda a cui si riferisce (un clic la apre), l'origine e lo stato. Su ognuna:

• Approva fa tutte le azioni. Se fra le azioni c'è un messaggio al cliente, la finestra ne mostra il testo prima di mandarlo;
• Rivedi fa togliere le azioni che non vanno (interruttore Da fare) o correggerne i dati, per esempio il giorno del richiamo; poi Approva quelle accese;
• Rifiuta chiude la proposta senza fare niente, con il perché se volete: serve a migliorare le proposte.

Il filtro Stato mostra di partenza quelle da decidere; si cambia per rivedere quelle approvate, rifiutate o scadute. Dal pulsante Impostazioni in alto si arriva alle Regole pronte.

11. L'app gestire.it sul computer e sul telefono

La pagina App gestire.it si apre dal menu della persona, in alto a destra, e in fondo alla pagina «Aree». Le app sono ancora in prova, con il segno Beta.

In Scarica l'app c'è l'app per Windows, macOS e Linux, e per Android e iPhone quando è pronta: dove non c'è ancora si legge «In arrivo». L'app si apre sulla chat e avvisa dei messaggi nuovi e della campanella anche ad app chiusa. Non chiede la password: al primo avvio apre il browser, dove siete già entrati, e si preme Consenti.

In I tuoi dispositivi collegati ci sono i computer e i telefoni collegati, con l'ultima volta che sono stati usati. Scollega fa uscire subito l'app da quel dispositivo: per rientrare va collegata di nuovo dal browser.

12. La posizione delle persone

In Impostazioni → Posizione delle persone si decide se gestire.it registra la posizione del telefono di chi lavora. Di partenza è spenta. La accende un admin con Accendi, scegliendo Su che base (accordo sindacale, autorizzazione dell'Ispettorato, solo per le presenze con l'informativa, o un'altra base indicata dal consulente), la Data del documento e Il documento allegato, e confermando che le persone sono state informate.

Accesa, la posizione si prende solo in momenti precisi (inizio e fine della giornata, inizio e chiusura di un lavoro, entrata e uscita da un appalto, consegna e ritiro di un cassone), mai in sottofondo. Spegni la ferma da subito. Tutti i dettagli sono nella pagina Posizione delle persone.

Gli errori da evitare

• Troppi stati nella bacheca. Ogni stato è una colonna: con troppe colonne la bacheca non si legge più. Uno stato che vale per un settore solo va legato a quel settore.
• Rendere obbligatorio un campo aggiuntivo senza pensarci. Vale anche per le schede già esistenti: la prima volta che qualcuno le modifica, deve compilarlo.
• Cancellare un'etichetta per cambiarle nome. Si rinomina con «Modifica»: eliminandola sparisce da tutte le schede.
• Scrivere i dati del cliente nel modello di contratto. Al loro posto vanno le variabili, così ogni contratto nasce con i dati giusti.
• Accendere tutte le regole pronte senza guardare le proposte. Le regole non fanno niente da sole: se nessuno apre le Proposte, restano lì.
• Accendere la posizione senza il documento giusto. Prima si informano le persone e si fa verificare la base dal consulente.