Cartelle esattoriali: archivio, estratto di ruolo e rate, passo per passo

Prima di cominciare

Questa guida è per chi segue le uscite dell'azienda: chi apre la posta, chi paga le rate, chi parla con il commercialista. Le cartelle esattoriali stanno in Contabilità → «Uscite» → Cartelle esattoriali. Le vede e le gestisce chi gestisce le spese della Contabilità.

Nella stessa pagina entrano anche gli altri atti della riscossione: l'avviso di addebito INPS, l'accertamento esecutivo, l'intimazione di pagamento, l'avviso bonario.

Due moduli aggiuntivi rendono il lavoro più corto:

• Lettura fatture con l'AI: compaiono «Carica i PDF», «Piano dal PDF» e «Carica un estratto». Il PDF si legge da solo. Senza il modulo, cartelle e piani si scrivono a mano.
• Estratto conto: i movimenti della banca entrano in gestire.it, e ogni rata si controlla sul conto con «Verifica».

Il giro, in una riga: arriva la cartella → si registra con il PDF → entro 60 giorni si decide cosa fare → ogni passaggio va nella cronologia → con un piano si pagano e si verificano le rate → la cartella si chiude.

1. Registrare una cartella a mano

In Cartelle esattoriali premete «Nuova cartella». La finestra ha due parti.

L'atto:

• Numero: è in alto nella prima pagina;
• Tipo: cartella di pagamento, avviso di addebito INPS, accertamento esecutivo, intimazione, avviso bonario, altro atto;
• Chi riscuote: di solito l'Agenzia delle Entrate-Riscossione;
• Ente creditore: Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, Comune e così via; se manca, si aggiunge;
• Notificata il e Come (PEC, raccomandata, a mano): da questa data partono i 60 giorni;
• Importo totale: se lo lasciate vuoto, vale la somma delle voci;
• Chi la segue e In breve, per esempio «IVA 2021 e sanzioni».

Le voci: con «Aggiungi una voce» si ricopiano le righe del dettaglio degli addebiti, con tributo, anno e importo. Sotto si carica il PDF della cartella, che resta archiviato lì.

Lo stesso numero non entra due volte: se la cartella c'è già, gestire.it lo dice.

2. Registrare le cartelle dal PDF

Con il modulo di lettura con l'AI premete «Carica i PDF» e scegliete fino a dieci file. Numero, ente, voci e totale si leggono da soli. Dopo qualche decina di secondi arriva l'avviso nella campanella, con «Controlla»: si apre la cartella da rivedere.

La data di notifica si trova solo se nel PDF c'è la relata o la ricevuta della PEC. Altrimenti va scritta a mano. Nelle note della cartella c'è scritto cosa controllare.

Se il file non è un atto della riscossione, l'avviso dice che la cartella non è stata aggiunta, e perché.

3. L'archivio: stato, residuo e prossima scadenza

Ogni riga dice:

• il numero, il tipo di atto e chi riscuote;
• l'ente e i tributi;
• quando è stata notificata;
• l'importo e quanto resta da pagare;
• lo stato: Da gestire, Rateizzata, Sospesa, Contestata (ricorso), Pagata, Annullata o sgravata;
• la prossima scadenza: la fine dei 60 giorni o la prossima rata. È rossa se è passata, arancione se mancano 15 giorni o meno;
• l'ultimo passaggio, in rosso se è un'azione esecutiva.

In alto ci sono le viste «Da gestire», «In corso» (rateizzate, sospese, contestate), «Dal legale» e «Chiuse». La ricerca trova numero, ente, tributo e anno. I filtri aggiungono il tipo di atto e «Con azioni esecutive»: intimazioni, fermi, ipoteche, pignoramenti.

Sotto il titolo c'è il conto delle cartelle aperte e di quanto resta da pagare. Il numero rosso nel menu somma le cartelle con i 60 giorni vicini o passati e le rate scadute non pagate.

4. La cronologia: cosa è successo

Un clic sulla riga apre la «Cronologia»: stato, importo, quanto resta, prossima scadenza, le voci, i piani con un quadratino per ogni rata e, in ordine di data, tutti i passaggi con chi li ha segnati e il documento.

Ogni novità si segna con «Cosa è successo»: cosa, quando, l'importo se serve, i dettagli e il documento. Si sceglie fra pagamento (intero o parziale), rateizzazione chiesta, sospensione chiesta o respinta, ricorso presentato, sentenza, informazioni chieste e risposta ricevuta, intimazione, preavviso di fermo, fermo, ipoteca, pignoramento, sgravio (parziale o per intero), riapertura, nota.

Alcuni passaggi cambiano lo stato da soli:

• Sospensione chiesta → Sospesa; Sospensione respinta → torna Da gestire;
• Ricorso presentato → Contestata (ricorso);
• Pagata per intero → Pagata;
• Annullata o sgravata per intero → Annullata o sgravata.

Il pagamento parziale e lo sgravio parziale abbassano quanto resta. La data non può essere nel futuro: le scadenze vanno nelle rate o nelle note.

Dal menu della riga ci sono anche:

• «Pagata per intero», con la data, l'importo e la ricevuta;
• «Affida al legale»: l'avvocato o il commercialista dalla Rubrica, da quando e per cosa. Nasce anche la pratica legale. Se l'avvocato lavora con voi nel suo Studio, vede la cartella in sola lettura;
• «Apri il PDF» e «Modifica»;
• «Elimina», solo per una cartella entrata per sbaglio. Toglie anche la cronologia e i documenti.

5. I 60 giorni e gli avvisi

Dalla notifica ci sono 60 giorni per pagare, rateizzare, chiedere la sospensione o fare ricorso. Ogni mattina, alle 8:15, la campanella ricorda:

• i 60 giorni che scadono fra 15, 7 e 1 giorno, e quelli già scaduti;
• le rate che scadono fra 7 giorni e domani, e quelle scadute non pagate;
• i piani vicini alla decadenza.

Ogni cosa si ricorda una volta per gradino. L'avviso arriva a chi ha «Cartelle esattoriali: termini e rate» fra gli avvisi del suo ruolo, in Azienda → «Ruoli». Se nessun ruolo ce l'ha, arriva agli admin.

Le cartelle da gestire entrano anche nella previsione di cassa, per quanto resta alla fine dei 60 giorni, e così le rate dei piani in corso.

6. Il piano: rateizzazione o rottamazione

Quando l'agente accoglie una rateizzazione o una definizione agevolata, premete «Nuovo piano»:

• Cartelle del piano: una o più;
• Tipo: rateizzazione (dilazione), definizione agevolata (rottamazione) o altro piano;
• Numero del piano, Chiesto il, Accolto il;
• Importo totale del piano, con gli interessi di dilazione, come nel piano;
• Numero di rate e Prima rata il;
• Decade dopo (rate non pagate): per la rateizzazione di solito 8 (5 per i piani chiesti prima del 2025), per la rottamazione 1;
• Tolleranza: per la rottamazione 5 giorni.

Scegliendo la rottamazione, soglia e tolleranza si mettono da sole a 1 rata e 5 giorni. Sotto si carica il provvedimento di accoglimento.

Le rate nascono uguali, mese per mese dalla prima scadenza. Se il piano dell'agente ha importi diversi, si correggono in «Rate dei piani» (passo 8).

Per mettere più cartelle nello stesso piano si possono anche selezionare nell'elenco e premere «Rateizzate insieme».

Con il modulo di lettura con l'AI c'è «Piano dal PDF»: dal provvedimento o dalla comunicazione delle somme dovute si leggono le cartelle comprese e ogni rata, con scadenza e importo esatti. Le cartelle che non sono in archivio nascono, da completare. L'avviso arriva con «Controlla le rate».

7. Il confronto con l'estratto di ruolo

L'estratto di ruolo, o la situazione debitoria, si scarica dall'area riservata dell'Agenzia delle Entrate-Riscossione. Serve a scoprire se manca qualcosa.

Da Cartelle esattoriali premete «Estratto di ruolo», poi «Carica un estratto» con il PDF. Dopo qualche decina di secondi arriva l'avviso con il confronto. Ogni cartella dell'estratto ha il residuo «Per l'agente», quello «Qui» e un esito:

• Manca in archivio: l'agente ce l'ha, voi no;
• Chiusa qui, aperta all'agente: per voi è pagata o annullata, per l'agente resta qualcosa;
• Importi diversi: i due residui non tornano;
• Aperta qui, non nell'estratto: forse pagata, sgravata o di un altro agente;
• Torna.

Le cartelle che mancano si aggiungono con «Aggiungi all'archivio», una per una o selezionandole. Nascono con i dati dell'estratto: le voci e il PDF si completano poi in Cartelle esattoriali. Con «Altri estratti» si riapre un estratto caricato prima.

8. Le rate dei piani: pagare e verificare

Da Cartelle esattoriali premete «Rate dei piani»: il numero rosso conta le rate scadute non pagate. Le viste sono «Da pagare», «Scadute non pagate», «Pagate da verificare» e «Per piano».

Ogni rata ha la scadenza, il numero (per esempio «3 di 72»), le cartelle, l'importo e lo stato: da pagare, in scadenza (entro 7 giorni), scaduta non pagata, pagata da verificare, pagata e verificata.

Quando pagate, premete «Pagata»: data, importo, come (pagoPA, domiciliazione bancaria, F24, sportello o tabaccheria), il codice dell'avviso, lo IUV o il CRO, e la ricevuta.

Poi la verifica. «Verifica» cerca nei movimenti della banca un'uscita con lo stesso importo, al centesimo, fra 10 giorni prima e 30 giorni dopo: scegliete quella giusta e la rata è verificata. Il movimento della banca risulta documentato con quella rata. Se la banca non c'è ma avete controllato l'estratto dell'agente o la ricevuta, scegliete «Verificata a mano».

«Cerca i pagamenti in banca» fa da solo il lavoro per tutte le rate pagate che hanno un solo movimento possibile. Le altre si verificano una per una.

Dal menu della rata: «Apri la ricevuta» e «Non era pagata», se una rata è stata segnata per sbaglio.

«Correggi un piano» mette scadenze e importi come nel piano dell'agente. Le rate già pagate non cambiano.

9. La decadenza

Una rata conta come scaduta dopo la scadenza più la tolleranza del piano. Nella vista «Per piano» ogni piano dice quante rate sono pagate, quante non pagate rispetto alla soglia («decade a 8») e quanto resta. Sotto il titolo della pagina ci sono i piani vicini alla decadenza, e la campanella avvisa quando ne mancano due o meno.

Quando tutte le rate sono pagate il piano diventa «Pagato tutto» e le cartelle risultano pagate. Se invece l'agente comunica la decadenza, premete «Piano decaduto»: le cartelle tornano «Da gestire» per quanto resta, e la cronologia lo dice.

Gli errori da evitare

• La data di notifica vuota. Senza data non partono i 60 giorni, e non arrivano gli avvisi.
• Le rate lasciate uguali. Se il piano dell'agente ha importi diversi, correggetele subito: scadenze e avvisi seguono le rate scritte qui.
• La soglia di decadenza sbagliata. Controllatela sul provvedimento: per la rottamazione basta una rata non pagata.
• Rate segnate pagate e mai verificate. «Pagate da verificare» deve restare vuota: una rata non trovata in banca va controllata.
• Eliminare invece di chiudere. «Elimina» cancella la storia. Una cartella pagata o sgravata si chiude con il suo passaggio e resta nell'archivio.